Ależ ten gość przynudza!

"Zapraszam państwa na prezentację" - takie lub podobne słowa padają podczas większości konferencji i seminariów z udziałem menedżerów. A widownia zamiast czekać w napięciu na ciąg dalszy, odpowiada jedynie przeciągłymi ziewnięciami. Ponieważ nudny wstęp zapowiada nudną "całą resztę".

Dlatego Bogusław Feliszek, prezes Pressence Public Relations, swoje wystąpienia zaczyna np. tak: "Będę mówił przez pół godziny. Jak skończycie wcześniej słuchać, dajcie mi znak". - Za każdym razem widzę uśmiechy na twarzach słuchaczy - mówi Feliszek, którego firma prowadzi szkolenia z zakresu sztuki przemawiania. - Po takim wejściu łatwiej nawiązać kontakt z osobami siedzącymi na sali.

Jest przekonany, że nawet z pozoru najbardziej nudnym tematem da się zainteresować innych. A nie wzbudzając tego zainteresowania, nie sprzedamy produktu, nie podpiszemy kontraktu, nie zmotywujemy ludzi lub nie zaprezentujemy dobrze naszej firmy.

- Niewiele osób traktuje umiejętność publicznego mówienia w mediach, na zebraniach czy spotkaniach biznesowych jako gwarancję powodzenia w życiu i biznesie - stwierdza Feliszek.

A przecież wystąpienie publiczne może przysporzyć nowych klientów, ponieważ słuchacze już na początku uznają mówcę za wiarygodne źródło informacji. Jest również szansą odróżnienia się od innych partnerów w branży oraz od konkurencji.Wielu menedżerów sądzi, że wrodzona zdolność płynnego wyrażania myśli daje im prawo do uważania się za dobrych mówców.

- Tymczasem ponad połowa z nich powinna nad sobą popracować - ocenia Marek Jurewicz, wiceprezes polskiego oddziału amerykańskiego klubu mówców Toastmasters.

Przemawianie publiczne to jedna z najtrudniejszych rzeczy, a im wyższej rangi menedżer, tym większe wobec niego oczekiwania w zakresie komunikowania się. Dlatego ponad połowa członków Toastmasters to właśnie menedżerowie. Do każdego z istniejących w Polsce czterech klubów Toastmasters należy od 30 do 50 osób. Ale w wielu z nich większość klubowiczów stanowią obcokrajowcy, zwłaszcza Anglosasi.

Właśnie na Zachodzie bowiem, głównie w USA, do umiejętności publicznego występowania podchodzi się bardzo poważnie, i to już w podstawówce.

- W Stanach Zjednoczonych uczyłam się retoryki na zajęciach fakultatywnych już od szóstej klasy szkoły podstawowej - opowiada Dorota Dąbrowska, szefowa Amerykańskiej Izby Handlowej w Polsce.Według niej, każdy robiący karierę zawodową musi regularnie zabierać głos, udzielać się w mediach czy na konferencjach. Lecz tego trzeba się zacząć uczyć już od najmłodszych lat. Osiągnięcie mistrzostwa w tym zakresie kosztuje wiele wysiłku. Wymaga regularnego szkolenia, częstych występów w różnych warunkach, a także obserwowania swoich postępów i błędów.

Zabójczy stres

W sytuacji stresowej, jaką jest niewątpliwie publiczne przemawianie (aż 40 proc. Amerykanów przyznaje, że właśnie wystąpień boi się najbardziej; dla porównania - tylko co piąty najbardziej boi się śmierci), menedżerowie nie są świadomi np. wydawanych przez siebie dźwięków, typu yyy, aaa, eee.

- Szkoda, że nie proszą o opinię słuchaczy lub nie nagrywają swoich wystąpień na wideo - mówi Bogusław Feliszek. - Przekonaliby się, jak wiele jeszcze muszą się nauczyć. Analiza takiego nagrania to często bolesne doświadczenie, jednak przynoszące najlepsze efekty.

Potwierdza to również Jolanta Jaworska, dyrektor programów publicznych w IBM Polska.

- Jak do tego efektu dojść, dowiedziałam się podczas profesjonalnych warsztatów, połączonych z rejestracją moich prezentacji i ich analizą.

Bartłomiej Gola, prezes agencji reklamowej Tequila/Polska i prezes Stowarzyszenia Marketingu Bezpośredniego, płynnego mówienia nauczył się podczas pracy w radiu studenckim. Zdawał sobie jednak sprawę, że taka praktyka nie wystarczy komuś, kto przynajmniej raz w miesiącu przemawia na konferencjach, a co tydzień uczestniczy w prezentacjach dla klientów. Wziął więc udział w trzech krótkich szkoleniach, które dotyczyły przygotowywania prezentacji.

- Ćwiczenie przed lustrem lub znajomymi, nagrywanie swojego wystąpienia na wideo, utrwalanie sobie w pamięci tego, co chcemy powiedzieć, powodują, że nie musimy czytać z kartki oraz bardziej wiarygodnie i sprawnie przedstawimy historię, którą mamy do opowiedzenia - wyjaśnia prezes Tequila/Polska. - I nie przedłużamy niepotrzebnie swojego wystąpienia, zwłaszcza gdy słuchacze czekają na mającą za chwilę nastąpić przerwę na lunch.

Gola dodaje, że na takich spotkaniach porządkuje się wypracowane przez siebie umiejętności.

Można się także nauczyć paru przydatnych trików

Jednym z nich jest to, że podczas przemówień i prezentacji warto używać zwrotów, którymi posługuje się rozmówca. Dlatego że różne organizacje wytwarzają specyficzne dla siebie kultury czy języki.

- Inaczej mówi się w redakcjach, inaczej w agencjach reklamowych, a jeszcze inaczej w firmie, która produkuje papier toaletowy - mówi Gola. - Używając języka danej organizacji, jesteśmy postrzegani jako bardziej kompetentni, lepsi partnerzy do rozmów. Jednak w przesadę popadać nie należy.

Nawet na spotkaniach branży reklamowej Bartłomiej Gola stara się, żeby >b> nie nadużywać słów i zwrotów angielskich, chociaż jest to typowe zachowanie w tym środowisku. Ale przez osoby postronne często postrzegane jako sztuczne i śmieszne.

- Również stosowanie nieznanych zwrotów, zbyt naukowego języka czy skrótów myślowych może mieć fatalne skutki dla prezentacji - dodaje Jolanta Jaworska. - Część słuchaczy może się nawet poczuć urażona.

Zdrowy rozsądek jest także pożądany przy opowiadaniu modnych ostatnio wśród prelegentów anegdot. Nie należy niczego robić na siłę. Trzeba zachować własny, naturalny styl prezentacji.

- Jeśli na co dzień nie sypiemy żartami z rękawa, to nie starajmy się tego robić w czasie wystąpień publicznych - radzi Bartłomiej Gola. - Inaczej stracimy wiarygodność.Sam, jak twierdzi, ma dość swobodny styl przemawiania i nie unika wplatania dowcipów oraz zabawnych historyjek - ale dba, by nie zapominać o merytorycznej stronie wystąpienia.

Najlepsza prezentacja Bartłomieja Goli trwała zaledwie dziesięć minut.

- Bałem się tego wystąpienia, dlatego bardzo dobrze się do niego przygotowałem - wspomina.Guy Kawasaki, prezes Garage Technology Ventures, jeden z amerykańskich guru biznesu, podczas prezentacji robionych w Power Poincie posługuje się zasadą 10/20/30. Oznacza ona, że idealna prezentacja powinna się składać z 10 slajdów, trwać nie dłużej jak 20 minut i być pisana czcionką nie mniejszą niż 30 punktów.

- Ta zasada doskonale sprawdza się w prezentacjach dotyczących podniesienia kapitału zakładowego firmy, dokonania transakcji sprzedaży czy utworzenia partnerstwa pomiędzy firmami - mówi Guy Kawasaki. - Dziesięć, piętnaście minut to najodpowiedniejszy czas trwania wystąpienia - potwierdza Dorota Dąbrowska. Co nie oznacza, że w tak krótkim czasie nie da się zanudzić słuchaczy. Dąbrowska niedawno była świadkiem konferencji, którą prowadziła jedna z gwiazd telewizji.

Grzegorz Turniak, prezes firmy BNI Polska i członek - współzałożyciel tworzącego się właśnie Stowarzyszenia Profesjonalnych Mówców w Polsce, nie popiera czytania z kartki. Sam przemawia bez wcześniejszych ćwiczeń, ponieważ - jak twierdzi - obecność dużej publiki go uskrzydla i budzi pokłady uśpionej na co dzień energii. Uwodzi słuchaczy, używając nietypowych sformułowań, jak: "obiecane-dotrzymane", "frustracja czy satysfakcja - wybór należy do ciebie".

- Dzielę się swoimi doświadczeniami, porażkami, i to się podoba uczestnikom - opowiada Turniak.

Wrodzone umiejętności pogłębiał na sesjach coachingowych, miał także kilka lekcji z foniatrą. Obserwuje i analizuje mowy uznanych guru z Zachodu. Brał udział w spotkaniach klubowych Toastmasters - tam wygłosił w ramach doskonalenia umiejętności trzy mowy po angielsku i dwie po polsku.

- W klubie ćwiczymy też przemawianie na czas, uczymy modulacji głosu, mowy ciała - dodaje Marek Jurewicz.

Tak właśnie, trening po treningu, doświadczenie po doświadczeniu, powstaje dobry mówca.

- Dzięki ćwiczeniom menedżerowie podczas wystąpień nie są spięci, tryskają humorem, nie jąkają się, potrafią trzymać mikrofon, żeby ich było dobrze słychać - wylicza Dorota Dąbrowska. - Mówią z entuzjazmem, dodają publiczności skrzydeł, mają odpowiednią do sytuacji mowę ciała - dorzuca z przekonaniem Grzegorz Turniak.

- Wiedzą co mówią, a nie mówią, co wiedzą - uzupełnia Bogusław Feliszek.

Zdają sobie sprawę, że celem ich wystąpień jest przekazanie idei czy pomysłu, a nie faktów, liczb i statystyk.Według niego, dobre wystąpienie tym różni się od znakomitego, że to pierwsze tylko daje informacje oraz przekazuje myśli, a drugie dodatkowo jeszcze rozbudza emocje i motywuje do działania. To pierwsze jednak wygłasza menedżer firmy, drugie zaś - lider branży lub organizacji.I jeszcze jedno. Każdy dobry mówca doskonale wie, że niezależnie od tego, jak długo przemawia, zawsze musi się wsłuchiwać w widownię i obserwować zachowanie swoich słuchaczy. Ponieważ przemówienie to przede wszystkim komunikacja, a w niej ważniejsze jest słuchanie niż mówienie.

- Dlatego profesjonalny mówca zanim otworzy usta, najpierw pogrąża się w słuchaniu - mówi Feliszek.

Monika Kruszewska