Co daje sprawdzenie danych spółki w KRS?
KRS jest podstawowym źródłem informacji o spółkach handlowych. Znajdują się w nim dane m.in. o sposobie reprezentacji, o ewentualnych zaległościach wobec organów, wierzytelnościach. Dzięki danym z KRS można sprawdzić informacje o spółce, która ma być naszym kontrahentem, pracodawcą, deweloperem itd. Ministerstwo Sprawiedliwości kończy prace nad projektem nowelizacji m.in. ustawy o KRS, która ma zapewnić dostęp przez internet do pełnych danych o podmiotach z KRS oraz do składanych przez nich dokumentów finansowych.
Wystarczy dostęp do internetu
Korzystając z wyszukiwarki podmiotów zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (podhttps://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu? t: lb=t) każdy może pobrać wydruk z KRS podmiotu wpisanego do rejestru przedsiębiorców bądź rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz SP ZOZ. W niniejszym artykule opisana zostanie możliwość sprawdzenia danych przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS.
Wydruk to informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców. Na jego podstawie można zweryfikować numer REGON i NIP kontrahenta (dział 1).
Można także uzyskać informacje czy przedsiębiorca zawiesił wykonywanie działalności gospodarczej, czy jest w likwidacji bądź w upadłości, ewentualnie czy wobec niego toczy się postępowanie restrukturyzacyjne. Stosowne wpisy w tym zakresie zamieszczane są w dziale 6 rejestru przedsiębiorców KRS. Poza tym można uzyskać dane o sposobie reprezentacji, a także w pewnym zakresie informację czy podmiot zgłasza zmiany swoich danych oraz czy ma problemy finansowe.
Sposób reprezentacji spółki
Podpisując umowę ze spółką handlową trzeba sprawdzić dane w dziale 2 KRS. Ujawniony jest tam organ uprawniony do reprezentowania podmiotu, sposób reprezentacji oraz dane osób uprawnionych do reprezentacji. Wydruk zawiera jedynie informacje aktualne na moment jego pobrania. Dane w KRS mogą ulegać modyfikacjom. Te ujawnione w wydruku nie zawsze są aktualne. Jednak ustawa o KRS ustanawia domniemanie prawdziwości danych wpisanych do rejestru i skutki działania w zaufaniu do wpisów (por. art. 14-17 ustawy o KRS).
Osoba, która ustala czy spółka będzie dobrze reprezentowana, musi pamiętać, że poza wspólnikami/członkami zarządu spółkę mogą reprezentować także pełnomocnicy albo prokurenci. Tylko ci ostatni podlegają wpisowi do KRS (dział 2, rubryka 3). W KRS nie sprawdzimy zwykłego pełnomocnika czy osoby uprawnionej do podpisywania umów o pracę na podstawie art. 31 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.).
Jeżeli spółkę reprezentują zwykli pełnomocnicy, wówczas muszą oni legitymować się pełnomocnictwem udzielonym przez prawidłowo reprezentowaną spółkę. W takim przypadku w wydruku z KRS na dzień udzielenia pełnomocnictwa należy sprawdzić, czy udzielone zostało przez prawidłowo reprezentowaną spółkę. Jeśli kontrahent nie jest w stanie przedstawić wydruku z taką datą, powinien posłużyć się odpisem pełnym z KRS. Zawiera on treść wszystkich wpisów w rejestrze pod danym numerem KRS, dokonanych od chwili pierwszego wpisu, z wyjątkiem wpisów niepodlegających ujawnieniu. Koszt jego uzyskania to 60 zł. Pełny odpis z KRS można uzyskać jedynie poprzez złożenie wniosku do Centralnej Informacji KRS. Wniosek można przekazać m.in. na piśmie na formularzu CI-KRS-COD w centrali lub oddziale CI KRS (mieszczą się one przy sądach rejonowych w 51 miastach). Niebawem mają nastąpić zmiany w dostępie do pełnych danych z KRS (patrz ramka).
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Odpis z KRS zawiera też szereg innych danych. W dziale 3, rubryce 2 zamieszczane są informacje m.in. o składanych sprawozdaniach z działalności, sprawozdaniach finansowych i uchwałach o zatwierdzeniu tych drugich. Okresy, których dotyczą sprawozdania i daty ich złożenia, pozwalają ocenić, czy chociaż w tym zakresie przedsiębiorca przestrzega spoczywających na nim obowiązków rejestrowych. W pewnym sensie treść rubryki 2 działu 3 KRS stanowi miernik wywiązywania się przez przedsiębiorcę z obowiązku składania wniosków o zmianę danych w KRS.
Chcąc sprawdzić dany podmiot, warto także prześledzić czy są wpisy w dalszych działach. Istotny jest w szczególności dział 4. Wpisy w tym dziale mogą świadczyć o problemach finansowych podmiotu. Zamieszcza się w nim m.in. zaległości podatkowe i celne, a także te, do poboru których zobowiązany jest ZUS, objęte egzekucją, jeżeli dochodzona należność nie została uiszczona w terminie 60 dni od daty wszczęcia egzekucji.
Brak wpisów w rubryce poświęconej zaległościom jest dobrą informacją o spółce z jednej strony. Z drugiej zaś nie świadczy o dobrej kondycji finansowej podmiotu, bo np. wierzyciele cywilnoprawni mogli nie skorzystać z możliwości wpisania swoich wierzytelności do KRS. Ale z pewnością "czysty" KRS plus terminowa realizacja obowiązków sprawozdawczych pozytywnie świadczą o danym podmiocie.
Sprawdzenie kondycji finansowej podmiotu wkrótce ma być dużo prostsze (patrz ramka).
|
Łatwiejszy dostęp do danych z KRS według projektu nowelizacji m.in. ustawy o KRS Kończą się rządowe prace nad projektem ustawy o zmianie ustawy o KRS oraz niektórych innych ustaw*. Nowelizacja ta przewiduje szereg istotnych zmian dla podmiotów podlegających wpisowi do KRS. Ustawa ma wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia z długą listą istotnych wyjątków. Dwa dotyczą zagadnień poruszonych w artykule: 1 grudnia 2017 r. - z tym dniem mają wejść w życie zmienione przepisy ustawy o KRS stanowiące o tym, że CI KRS ma bezpłatnie udostępniać aktualne i pełne informacje o podmiotach wpisanych do KRS. Ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości w formie wydruku możliwe ma być pobranie informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu, jak i pełnemu. 1 stycznia 2018 r. - z tym dniem mają wejść w życie nowe przepisy ustawy o KRS przewidujące utworzenie dla każdego podmiotu repozytorium dokumentów finansowych. Do repozytorium mają trafiać sprawozdanie finansowe i inne dokumenty składane wraz z nim w związku z podsumowaniem ubiegłego roku obrotowego. Dokumenty te mają być dostępne on-line dla każdego. Mają być one bezpłatnie udostępniane. Dzięki temu w przyszłości sprawdzenie danych finansowych podmiotu nie będzie wiązało się z wizytą w sądzie rejestrowym i koniecznością przeglądania papierowych akt spółki. Utworzenie repozytorium powiązane jest z wprowadzeniem z dniem 1 stycznia 2018 r. obowiązku przekazywania do sądu rejestrowego dokumentów finansowych podmiotu przez internet. Ustawa przewiduje pewien uproszczony sposób przekazywania dokumentów do dnia 1 października 2018 r., tj. do czasu wprowadzenia obowiązku sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie w formie elektronicznej. Nie ma jednak pewności, czy przytoczone daty nie ulegną przesunięciu. Istotne jest także to, że wskazane rozwiązania prawne wymagają przygotowania systemów teleinformatycznych, a stan prac może wpłynąć w praktyce na możliwość realizacji opisanych rozwiązań.
|
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 20.08.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2017 r. poz. 700 ze zm.)
autor: Ewelina Mentel-Wyrzychowska
Gazeta Podatkowa nr 81 (1435) z dnia 2017-10-09