Co to jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna to dokument elektroniczny, który jest zrównany prawnie z fakturą tradycyjną (papierową). Stanowi ona dowód księgowy i można przy jej pomocy rozliczać się z fiskusem.
Regulacje dotyczące faktur elektronicznych zostały zawarte w rozporządzeniu wydanym przez ministra finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Znajdują się tam warunki, które należy spełnić by skorzystać z możliwości wystawiania faktur elektronicznych.
Faktury elektroniczne mogą być przesyłane oraz udostępniane w dowolnym formacie elektronicznym. Podstawowym warunkiem jest jednak uprzednia akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę dokumentu. Akceptacja ta może być udzielona lub cofnięta zarówno w formie pisemnej jak i elektronicznej.
Cofnięcie akceptacji oznacza konieczność wystawiania faktur w formie papierowej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymano powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji. Możliwe jest ustalenie innego terminu utraty przez wystawcę prawa do wystawiania faktur elektronicznych, nie dłuższy jednak niż 30 dni od złożenia oświadczenia o cofnięciu akceptacji.
Kolejnym warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia faktury oraz integralności jej treści. Autentyczność jest tłumaczona jako pewność co do tożsamości podmiotu dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści są zachowane w szczególności w przypadku używania bezpiecznego podpisu elektronicznego (przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego) oraz elektronicznej wymiany danych (EDI). Jednak nie jest wykluczone zapewnienie autentyczności oraz integralności w inny dostępny sposób.
Faktury elektroniczne muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność tych faktur oraz łatwe wyszukiwanie. Ponadto, sposób przechowywania faktur powinien zapewnić bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów w przypadku kontroli skarbowej lub podatkowej.
Ustawodawca nie nakłada obowiązku przechowywania faktur przesyłanych w formie elektronicznej na terytorium kraju. Należy jednak zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Ponadto w przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Zatem wysyłając 20 faktur dane nabywcy, sprzedawcy i inne wspólne dane wystarczy umieścić tylko raz w nagłówku.
Iwona Cackowska, księgowa Tax Care
