Co zrobić, żeby pracownicy lepiej czuli się w biurze
Czeka nas powrót do biur. Pracodawcy wywierają na to coraz większą presję. Co w zamian? Zmienia się myślenie o biurach, o ich funkcjonalności i potrzebach zamkniętych w nich ludzi. A także o kosztach. Z pomocą przychodzą technologie. Obiecują, że dzięki nim życie w biurach będzie bardziej znośne, jeśli nie całkiem komfortowe - twierdzą uczestnicy seminarium firmy doradczej Deloitte.
- Najbardziej liczy się teraz doświadczenie użytkowników. Może je wspierać technologia - mówił podczas zdalnego seminarium John Guziak, partner w Deloitte w Polsce.
Po pandemii i długim okresie pracy zdalnej powrót do biur jest dla pracodawców i pracowników nie lada wyzwaniem. Aż 9 proc. uczestników ankiety Deloitte mówi, że się go po prostu boi. Najwięcej, bo 42 proc. twierdzi, że już się do tego trochę przygotowało, ale nie wie, jak to będzie.
Obawy i niepewność pracowników są wyzwaniem dla pracodawców i trzeba tym zarządzać. Równocześnie wiadomo, że przynajmniej częściowo praca będzie hybrydowa, a trzeba się liczyć także ze spodziewaną na jesieni kolejną falą pandemii. Dlatego ważne jest zaprojektowanie miejsc pracy w taki sposób, żeby mogły się zamienić w "gorące biurka". I żeby pracownicy nie wchodzili sobie na głowę.
Druga kluczowo ważna sprawa to dostosowanie przestrzeni biurowej do pracy zespołowej. Bo, za wzorem firm informatycznych, także inne widzą dobre efekty tego typu pracy. Dlatego - jak mówi John Guziak - trzeba biura przeprojektować tak, żeby były jak stadiony, na których grają zespoły. Zapewnienie efektywności zespołowej pracy i prywatności to nowa, ważna umiejętność organizacji pracy.
BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami
Potrzeby użytkowników biur są wspomagane przez technologie. Jacek Ratajczak, prezes start-upu Zonifero, zajmującego się ułatwianiem zarządzania powierzchnią biurową przedstawia aplikacje, które pozwalają pracownikom zarezerwować "gorące biurko", salę konferencyjną, miejsca parkingowe. Wiadomo, że parkingi w biurach są dobrem rzadkim i pożądanym, a z gumy nie są. Jacek Ratajczak twierdzi, że parking na 100 miejsc może być dzięki zarządzaniu aplikacją wykorzystany tak, jakby było na nim 140 miejsc.
- Aplikacje budynkowe starają się być tak wygodne, jak używane w czasie wolnym. Użytkownikom mają dać dobre doświadczenie cyfrowe w budynku - mówi Bartosz Dobrowolski, założyciel Proptech Fundation.
Apka biurowa może działać jak karta dostępu, a nawet jak recepcja. Goście mogą przez nią zgłaszać swoje przyjście na ekranie dotykowym zainstalowanym przy wejściu, po czym dostają kod QR, który działa jak przepustka. Ale aplikacje biurowe mogą dostarczać dużą wartość zarządzającym nieruchomościami biurowymi. Korzysta z nich np. CPI Property Group Polska zarządzająca kilkunastoma biurowcami w Warszawie.
- Wprowadziliśmy platformę OfficeME. Chodzi przede wszystkim o słuchanie potrzeb wszystkich, którzy w budynku pracują. To zróżnicowana grupa interesariuszy. Dzięki niej nieruchomości, które były kojarzone z małą elastycznością, stały się bardziej elastyczne - mówiła Monika Olejnik-Okuniewska, dyrektor marketingu w tej firmie.
Jak bardzo może być elastyczny biurowiec? Bartosz Dobrowolski tłumaczy, jak po wybuchu pandemii aplikacje pracowały nad tym, żeby ludzi od siebie izolować. Na przykład przez przeprojektowanie miejsc pracy w taki sposób, żeby pracownicy, którzy musieli być jednak swoje odsiedzieć w biurze, nie byli narażeni na bezpośredni kontakt. Teraz następuje odwrotny proces - projektowanie jak ludzi do siebie zbliżyć.
I okazuje się, że aplikacje mogą do siebie zbliżać potrzeby i usługi świadczone przez różnych najemców. Monika Olejnik-Okuniewska opowiada, że jej firma zaprosiła na teren jednego z biurowców foodtracki, które nie płacą czynszu w zamian za zniżki oferowane pracownikom biur. To samo dotyczy innych usług, począwszy od szewca, aż do mycia samochodów. Na tym jednak nie koniec, bo taka aplikacja może integrować "biurowiec" - jako dostawcę usług - z lokalną społecznością. W 14 budynkach zarządzanych przez CPI wynajmują powierzchnie przedstawiciele 500 różnych branż.
- Współpracując wyłącznie z nimi jesteśmy w stanie załatwić wszystko, co nam przyjdzie do głowy - powiedziała.
- Ważne jest, żeby lokalna społeczność korzystała z budynku, by zapraszał okolicznych mieszkańców do środka - dodała.
Na tym też nie kończy się użyteczność technologii. Mogą dostarczać wiedzy o działaniu klimatyzacji, wyżyciu energii, wody i innych zasobów. Wszystkie te informacje składają się na "biurową" big data, a analiza wielkich zbiorów biurowych danych pozwala na optymalizację zarządzania zasobami. A w ślad za tym - na obniżenie kosztów.
Jacek Ramotowski
Zobacz również:
