Szczególne zasady reprezentacji
Pewną niedogodnością w funkcjonowaniu jednoosobowych spółek z o.o. są uregulowane w sposób szczególny zasady reprezentacji w przypadku czynności dokonywanych pomiędzy spółką jednoosobową a jej jedynym wspólnikiem. Z art. 173 § 1 Kodeksu spółek handlowych wynika, że oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa stanowi inaczej.
Warto dodać, że po wejściu w życie Kodeksu spółek handlowych, dla oświadczeń jedynego wspólnika składanych spółce zastrzeżona była forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym. Z kolei w okresie od 15.01.2004 r. do 7.01.2009 r. forma pisemna z podpisem notarialnie poświadczonym była zastrzeżona tylko dla spraw przekraczających zakres zwykłych czynności spółki. Wymogi co do formy były więc stopniowo ograniczane i obecnie niezbędne jest jedynie zachowanie formy pisemnej oświadczenia woli wspólnika pod rygorem nieważności.
Należy jednak pamiętać, że jeśli jedyny wspólnik spółki jest zarazem jedynym członkiem zarządu, to czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego. O każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego (art. 210 § 2 K.s.h.). W tym przypadku dokonywanie nawet najprostszych czynności będzie się wiązać z kosztami sporządzania aktów notarialnych.
Zgromadzenie wspólników
Z kolei atutem spółki jednoosobowej są uproszczenia związane z funkcjonowaniem zgromadzenia wspólników. We wszystkich spółkach jednoosobowych obowiązuje zasada, że jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników (art. 156 K.s.h.), a przepisy o funkcjonowaniu zgromadzenia wspólników stosuje się odpowiednio. Wynika z tego, iż:
- przy podejmowaniu uchwał nie ma potrzeby liczenia głosów; jedyny wspólnik dysponuje bowiem wszystkimi głosami,
- ponieważ wspólnik sam o wszystkim decyduje, to nie ma potrzeby przeprowadzania głosowań tajnych w sytuacjach, gdy tego wymagają przepisy.
Dodatkowo w spółce jednoosobowej można uniknąć konieczności formalnego zwoływania zgromadzeń wspólników. Pozwala na to art. 240 K.s.h., zgodnie z którym uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.
Protokoły
Jedyny wspólnik spółki z o.o. nie jest zwolniony z obowiązku protokołowania podejmowanych uchwał. Zgodnie z ogólną zasadą protokół powinien być podpisany przez obecnych na zgromadzeniu wspólników lub co najmniej przez osobę sporządzającą protokół i przewodniczącego zgromadzenia. W spółce jednoosobowej wystarczy, jeżeli protokół zostanie podpisany przez jedynego wspólnika. Wybór przewodniczącego i protokolanta nie jest bowiem konieczny, podobnie jak stwierdzanie prawidłowości zwołania zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
Daleko odformalizowane podejmowanie uchwał w spółce jednoosobowej zostało usankcjonowane w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 15 kwietnia 2004 r. (sygn. akt IV CK 686/04). Sąd Najwyższy w uzasadnieniu przyjął, że wymóg protokołowania uchwał jest przewidziany tylko w celach dowodowych, a nie pod rygorem nieważności. Ponadto stwierdził, że taki przypadek podejmowania uchwał nie polega na składaniu oświadczenia woli, o którym mowa w art. 173 § 1 K.s.h. (obecnie w formie pisemnej pod rygorem nieważności). W efekcie brak protokołu obejmującego uchwałę nie przesądza o nieważności umowy, gdy do jej zawarcia wymagana jest uchwała zgromadzenia wspólników.
Składki ZUS
Warto pamiętać, że wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., będącego osobą fizyczną, uznaje się za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń. Z tego tytułu wspólnik podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (o ile nie podlega tym ubezpieczeniom obligatoryjnie z innego tytułu) oraz obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu. W tym przypadku to wspólnik, jako ubezpieczony, zobowiązany jest do opłacania składek na własne ubezpieczenia społeczne. Powinien więc sam zgłosić się w ZUS jako płatnik składek oraz jako ubezpieczony.
Krótko mówiąc, jedyny wspólnik spółki z o.o. będący osobą fizyczną musi płacić składki ZUS. Wyzbywając się jednak choćby jednego udziału, utraci status osoby prowadzącej pozarolniczą działalność. Wówczas problem ze składkami zostanie rozwiązany.
Spółka dominująca i zależna
Opisane problemy dotyczą przede wszystkim spółek, w których jedynym udziałowcem jest osoba fizyczna. Zagadnienie szczególnych zasad reprezentacji, a także problem tytułu podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu nie występuje w spółkach, których jedynym wspólnikiem jest podmiot niebędący osobą fizyczną (np. inna spółka handlowa). W ich przypadku właśnie jednorodność kapitału okazuje się szczególnym atutem spółki. Spółce dominującej o wiele łatwiej zarządza się spółką zależną, jeśli ta jest jednoosobowa. Czynności za zgromadzenie wspólników spółki zależnej wykonuje najczęściej zarząd spółki dominującej.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030)
autor: Paweł Cierkoński
