Diety wypłacane uczestnikom zgromadzenia wspólników spółki z o.o.

W spółce z o.o. raz w roku odbywa się zgromadzenie wspólników. Każdemu z uczestników tego zgromadzenia wypłacana jest dieta (powyżej 200 zł). Dotychczas od diet wypłacanych tym osobom pobieraliśmy i przekazywaliśmy do urzędu skarbowego 18% zryczałtowany podatek dochodowy, a po zakończeniu roku sporządzaliśmy PIT-8AR. Czy takie postępowanie jest prawidłowe? Jak zaksięgować wypłatę diet?

W świetle unormowań Kodeksu spółek handlowych, zgromadzenie wspólników spółki z o.o. uważa się za najwyższy (stanowiący) organ tej spółki.

Z kolei zgodnie z systematyką przyjętą przez ustawodawcę na gruncie przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych - diety wypłacane wspólnikom z tytułu udziału w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. należy zakwalifikować do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o PDOF.

Przypomnijmy, że przepis ten obejmuje swoim zakresem przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych.

Przychody z działalności wykonywanej osobiście, o których mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o PDOF, uzyskane przez osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce, w zależności od okoliczności faktycznych, podlegają opodatkowaniu:

• na zasadach ogólnych - w takiej sytuacji osoba prawna, jako płatnik, powinna pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną zgodnie z art. 41 ust. 1 tej ustawy,

bądź

• 18% zryczałtowanym podatkiem dochodowym, który płatnik powinien pobrać wówczas, gdy zachodzą przesłanki wskazane w art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PDOF, tzn. jeżeli kwota należności określona w umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza 200 zł.

Trzeba przy tym zauważyć, że zdaniem organów podatkowych, użyte w art. 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o PDOF sformułowanie "kwota należności określona w umowie" ma zastosowanie również do należności, które wynikają z innych stosunków prawnych niż umowa cywilnoprawna, czyli m.in. do należności wynikających z powołania, uchwały bądź innego dokumentu o podobnym charakterze. Przykładowo, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 27 marca 2014 r., nr ILPB2/415-36/14-4/WM stwierdził, że:

"(…) Analiza normy wyrażonej w powołanym przepisie art. 30 ust. 1 pkt 5a cyt. ustawy wskazuje, że opodatkowanie zryczałtowanym podatkiem dochodowym ma miejsce, gdyż kwota należności określona w umowie (powołaniu, uchwale, zleceniu bądź innym dokumencie o podobnym charakterze) nie przekracza 200 zł. (…)"

Jak jednak wynika z pytania, kwota diety (brutto) wypłacanej każdemu ze wspólników z tytułu udziału w rocznym zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. przekracza 200 zł.

W konsekwencji, w rozpatrywanym stanie faktycznym, od diety wypłacanej wspólnikowi z tytułu udziału w zgromadzeniu wspólników, spółka z o.o. (jako płatnik) powinna pobrać 18% zaliczkę na podatek dochodowy, obliczoną zgodnie z zasadami określonymi w art. 41 ust. 1 ustawy o PDOF.

Zatem podstawę obliczenia zaliczki stanowi kwota diety (brutto) należna uczestnikowi zgromadzenia wspólników, po odliczeniu zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, w wysokości wskazanej w art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy o PDOF, czyli 111,25 zł miesięcznie.

Kwotę zaliczki na podatek dochodowy pobranej od diety wypłacanej uczestnikowi zgromadzenia wspólników, spółka z o.o. (tj. płatnik) powinna przekazać do 20-go dnia następnego miesiąca na rachunek urzędu skarbowego właściwego według swojej siedziby. Ponadto płatnik powinien sporządzić:

• zbiorczą deklarację roczną PIT-4R, którą należy przesłać do urzędu skarbowego do końca stycznia następnego roku,
  
• imienne informacje PIT-11, które do końca lutego roku następującego po roku podatkowym należy przekazać każdemu wspólnikowi (podatnikowi) i właściwemu dla miejsca jego zamieszkania urzędowi skarbowemu (omawianą dietę, koszty uzyskania przychodu i pobraną przez płatnika zaliczkę na podatek należy wykazać w części E tej informacji, w wierszu 6 "Działalność wykonywana osobiście …").

Kwoty wykazane w informacji PIT-11 podatnik (wspólnik) powinien uwzględnić w swoim zeznaniu podatkowym.

Jeżeli dieta stanowi swego rodzaju wynagrodzenie za udział w zgromadzeniu, to w ewidencji księgowej wypłacane wspólnikom diety można ująć na koncie kosztów rodzajowych "Wynagrodzenia" i poprzez konto 49 "Rozliczenie kosztów" na konto w zespole 5 "Koszty zarządu".

Na koncie "Wynagrodzenia" ujmuje się bowiem wszelkie wynagrodzenia wynikające ze stosunku pracy, z umowy zlecenia, o dzieło, a także za udział w posiedzeniach organów stanowiących i zarządzających. Jeśli są to diety związane z podróżą służbową, wówczas należy je ująć na koncie "Pozostałe koszty" i w zespole 5 jak wyżej w "Koszty zarządu".

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 29 z dnia 2014-10-10

GOFIN podpowiada