Firmy przetwarzające żywność toną w papierowych formularzach. Problemy z HACCP-em mogą się pogłębiać

Sieci handlowe, restauracje i zakłady produkcyjne wciąż stosują papierowe formularze. Nie mogą natychmiast reagować na zaistniałe sytuacje. Ciąży im też archiwizacja ton skoroszytów. Ponadto centrale nie mają dostępu do raportów z prowadzonych na bieżąco działań. Rozwiązaniem mogą być specjalne aplikacje, które są u nas jeszcze rzadko stosowane. Przypominają one o wykonaniu danego zadania i potwierdzają jego realizację o określonej godzinie. Dodatkowo ułatwiają prowadzenie dokumentacji.

W przypadku dużych sieci handlowych, które zajmują się przetwarzaniem żywności, a także restauracji i zakładów produkcyjnych, HACCP jest obowiązkowym systemem procedur. Jego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa żywności. Jednak większość działających w Polsce przedsiębiorstw działa w tym zakresie w taki sam sposób, jak czyniły to firmy 50 lat temu. Tymczasem technologia dynamicznie rozwija się.

- Większość firm korzysta z papierowych formularzy, które są wypełniane co kilka godzin. Pracownicy zapisują m.in. sprawdzoną temperaturę, poziom czystości i czas otwarcia produktów. Gdy dany sklep sprzedaje jedynie kilka świeżych artykułów, przetwarzanych na miejscu, działania są proste. Jednak przy większej liczbie placówek handlowych, zakładów i towarów rośnie ryzyko sprzedaży niebezpiecznych produktów - mówi Sebastian Starzyński, ekspert z platformy TakeTask.

W praktyce zdarza się, że papierowe formularze są uzupełniane z pamięci. Pracownik może przecież posprzątać i np. po przerwie spełnić wymogi formalne, wpisując godzinę wsteczną. Wydaje się, że po krótkim czasie wszystko wygląda tak samo, ale to tylko pozory. Pozostaje też duże pole do oszustw i zaniedbań. To niestety ogólnie znany problem z monitorowaniem norm HACCP, którego zazwyczaj nie da się zweryfikować i wyeliminować.

- Rozwiązaniem jest stosowanie aplikacji służących do zbierania danych. Przypominają one pracownikom o wykonywaniu zadań i umożliwiają zapisywanie potrzebnych informacji. Każde przypomnienie można ustawić tak, aby przypadało w najbardziej dogodnym momencie w ciągu dnia. Dzięki temu kierownictwo wie też dokładnie, jak w praktyce wygląda wypełnianie obowiązków przez pracowników. To z kolei pozwala na zestawienie faktycznych godzin podejmowanych działań z ruchem w sklepie. Dzięki temu można dostosować procedury tak, aby były realnie zachowywane - dodaje Sebastian Starzyński.

Dowodami prawidłowego wykonania zadania we właściwym miejscu i czasie są zdjęcia wysyłane przez aplikację. Technologia przyspiesza proces dokumentowania i ułatwia raportowanie. Pracownik ma mniej obowiązków. Wiele rzeczy robi automatycznie, a ponadto - dokładniej i szybciej niż bez wsparcia technologii. Dla przykładu, aplikacja połączona z termometrami może samodzielnie sprawdzać i zapisywać temperaturę co kilka minut, zamiast np. 3 razy dziennie. Tylko w przypadku odstępstwa od normy alarmuje pracownika o konieczności podjęcia odpowiedniego działania.

- Korzystanie z takich aplikacji w celu usprawnienia systemu HACCP jest dobrym rozwiązaniem. Trzeba tylko pamiętać o tym, żeby dobrze zorganizować komunikację między nią i obsługiwanymi elementami. To kwestia odpowiedniego zaczipowania sprawdzanych miejsc. Ponadto można wpisywać w tzw. apkę np. porady dla pracowników. Wtedy jest ona również dodatkowym źródłem informacji - stwierdza dr Maria Andrzej Faliński, prezes Stowarzyszenia Forum Dialogu Gospodarczego.

W sytuacjach awaryjnych aplikacja może pokierować człowieka, zgodnie z wyjątkowymi procedurami, z których nie korzysta on na co dzień. I nie nakłada na niego dodatkowych obowiązków. Ma to szczególne znaczenie w przypadku niedoświadczonych pracowników. Przy dużej rotacji, jaka występuje w handlu i zakładach produkcyjnych, tego typu zabezpieczenie może być coraz częściej potrzebne. Dane o realizacji i o incydencie są przetwarzane na bieżąco. To pozwala szybko zareagować na każde zdarzenie. Nie ma też miejsca na oszustwa czy błędy. Wszystkie te ułatwienia zwiększają bezpieczeństwo i zmniejszają straty.

- Problemy, które występują z HACCP-em, są zróżnicowane i zależą od tego, ile procesów pojawia się na poziomie danego sklepu. Wiadomo, że hipermarket czy zakład produkcyjny ma ich mnóstwo, a mały sklep spożywczy oferujący gorące napoje i zapiekanki - jedynie kilkanaście. Kolejną kwestią jest to, że duża firma może przeznaczyć więcej czasu i środków na wyszkolenie pracowników niż mała placówka typu convenience. Zdarza się też, że np. franczyzobiorca przechodzi szkolenia, ale nie rozumie konieczności stosowania procedur - zaznacza ekspert z TakeTask.

Doświadczenie pokazuje, że największym problemem w zakresie stosowania norm HACCP jest jak zawsze natura techniczna. Prowadzenie dokumentacji zajmuje dużo czasu. I daje kolejną przestrzeń do popełniania błędów. Co więcej, ręczne zapisywanie danych nie pozwala na analizowanie ich w czasie rzeczywistym. Nie da się więc natychmiast reagować na zaistniałą sytuację, wprowadzając odpowiednią procedurę.

- Do niedawna nie istniały rozwiązania, które mogłyby temu wszystkiemu sprostać. Nawet jeżeli korzystano z Excela lub innego programu, najpierw ktoś musiał uzupełnić papierowy formularz. Laptopy były nieporęczne, a terminale mobilne - bardzo drogie. Nikt nie rozpatrywał, że można mieć aplikację, która połączy wszystko, co potrzebne, a także nawiąże komunikację z innymi urządzeniami, takimi jak np. termometry. Problemów sieci handlowych, restauracji czy zakładów produkcyjnych nie można było rozwiązać, więc przekładano je na później - podkreśla Sebastian Starzyński.

Eksperci rynkowi zauważają również, że retailerzy wytwarzają ogromne ilości dokumentacji, które są tworzone "schematycznie". Mówi się więc o częstych problemach z samą archiwizacją dużej ilości skoroszytów.

- Zdigitalizowane dokumenty zajmują stosunkowo niewiele miejsca. Dzięki obecności zdjęć potwierdzających wykonywanie zadań, dane mają dużą wartość dowodową i praktyczną. Efektem tego jest większa czystość. Dzięki uporządkowanej organizacji łatwo dotrzeć do informacji, nawet jeśli od wprowadzenia ich minęło wiele czasu. Konieczność sprawdzenia danych może pojawić się w przypadku incydentu zakażenia żywności. Zgodnie z przepisami, placówki przetwarzające żywność muszą być w stanie prześledzić, co się działo z konkretnym produktem - wyjaśnia ekspert z platformy TakeTask.

Trzeba też dodać, że centrale firm często nie mają na bieżąco odpowiednich raportów z prowadzonych działań i stosowanych zabezpieczeń. Brakuje im dostępu do natychmiastowej informacji zwrotnej, bo wymaga to wcześniejszego wpisania danych. Nie są też pewne, że konieczne czynności zostały zrobione o właściwej godzinie. Standardowe formularze nie są uzupełnione o zdjęcia, które zwiększają jakość zebranych danych.

- Nie ma wątpliwości co do tego, że nowoczesna technologia ułatwia raportowanie, usprawnia archiwizację danych, pozwala szybko rozwiązywać zaistniałe problemy, a przede wszystkim zwiększa bezpieczeństwo żywności. Istnieje jednak pewne ryzyko związane z używaniem aplikacji i smartfonów. Człowiek, polegając wyłącznie na takich narzędziach, rozleniwia się i czasem przestaje samodzielnie myśleć. A żaden algorytm nie przewidzi wszystkich sytuacji. Pracownicy muszą zawsze być czujni - podsumowuje były dyrektor generalny POHiD-u.