Formalności w ZUS w razie zatrudnienia pracownika

Zgłoszenia pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych (tj. emerytalnego, rentowych, chorobowego i wypadkowego) oraz ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca dokonuje na druku zgłoszeniowym ZUS ZUA. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje 01 10 X X, a w przypadku pracownika młodocianego - 01 20 X X.

Formularz ten powinien przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu nawiązania stosunku pracy. Termin ten pracodawca powinien liczyć od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy. Jeśli ostatni dzień na zgłoszenie pracownika w ZUS przypada w niedzielę lub święto, wówczas zgłoszenia należy dokonać w najbliższy dzień powszedni.

W danych identyfikacyjnych pracownika na druku ZUS ZUA (a następnie w raportach miesięcznych) pracodawca podaje jego PESEL. Tylko w przypadku, gdy pracownikowi nie nadano tego numeru, pracodawca podaje serię i numer jego dowodu osobistego lub paszportu.

7 dni - termin na zgłoszenie pracownika w ZUS, licząc od dnia nawiązania stosunku pracy.

Wprawdzie obowiązek zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego ciąży na osobie ubezpieczonej (tu: na pracowniku), to jednak formalności związanych ze zgłoszeniem takiej osoby dokonuje pracodawca, wykorzystując do tego druk ZUS ZCNA.

Za członków rodziny osoby ubezpieczonej uważa się:

• dziecko własne, drugiego małżonka, przysposobione, dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka albo dla którego ustanowiono opiekę oraz wnuka - do ukończenia przez nie 18 lat, a jeśli kształci się dalej - do ukończenia 26 lat; jeżeli natomiast dziecko posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - nie ma ograniczenia wieku,
  
• małżonka,
  
• wstępnych (np. rodziców, dziadków) pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe nalicza się pracownikowi od przychodu w rozumieniu przepisów o pdof, jaki uzyskuje on u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Za przychody ze stosunku pracy uważa się nie tylko wynagrodzenie zasadnicze czy za godziny nadliczbowe, ale także różnego rodzaju dodatki (np. stażowy, funkcyjny), nagrody (np. jubileuszowe, roczne), premie pieniężne czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Do przychodów pracowniczych zalicza się także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika oraz wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych trzeba pamiętać, że roczna jej wysokość nie może przekroczyć 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2014 r. limit ten wynosi 112.380 zł.

Składkę chorobową i wypadkową nalicza się od tej samej kwoty co składki emerytalno-rentowe, ale bez uwzględniania rocznego limitu podstawy ich wymiaru.

W podstawie wymiaru składek społecznych nie uwzględnia się pracownikowi:

• wynagrodzenia chorobowego,
  
• zasiłków i świadczeń rehabilitacyjnych,
  
• przychodów zwolnionych z oskładkowania na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Z kolei podstawę wymiaru składki zdrowotnej pracownika ustala się według tych samych przepisów co podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych. Różnica jest jedynie taka, że podstawa wymiaru składki zdrowotnej nie podlega rocznemu ograniczeniu oraz nie wyłącza się z niej wynagrodzenia chorobowego. Ponadto podstawę wymiaru składki zdrowotnej pomniejsza się o kwoty składek: emerytalnej, rentowych i chorobowej finansowanych ze środków pracownika.

Składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika pracodawca oblicza, rozlicza (również te finansowane przez pracownika) i w całości przekazuje co miesiąc do ZUS wraz ze składkami finansowanymi z własnych środków. Analogicznie jest ze składką zdrowotną. Jeśli jednak obliczona przez pracodawcę składka zdrowotna pracownika jest wyższa od wyliczonej mu zaliczki na podatek dochodowy, obniża się ją do wysokości zaliczki i w tej obniżonej wysokości wpłaca do ZUS.

Za osobę zatrudnioną na etacie pracodawca co miesiąc musi sporządzać do ZUS dokumenty rozliczeniowe. Nalicza w nich składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich wypłat w gotówce i wartości świadczeń w naturze dokonanych lub postawionych do dyspozycji pracownika w danym miesiącu kalendarzowym, bez względu na okres, którego te wypłaty dotyczą. Składki na przedmiotowe ubezpieczenia nalicza się w imiennym raporcie ZUS RCA. Raport ten sporządza się za każdy miesiąc, w którym pracownik faktycznie uzyskał przychód lub postawiono mu go do jego dyspozycji.

W czasie zatrudnienia mogą wystąpić ewentualne przerwy w opłacaniu za pracownika składek ubezpieczeniowych, spowodowane np. chorobą czy urlopem bezpłatnym. Wykazuje się je w raporcie ZUS RSA. W raporcie tym wykazuje się też świadczenia chorobowe wypłacone pracownikowi (dotyczy to jednak tylko pracodawców uprawnionych do ich wypłaty).

Raporty miesięczne sporządzone za pracownika (a w przypadku, gdy pracodawcą jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą - również za siebie) dołącza się do deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i jako komplet przekazuje do ZUS. Dokumenty rozliczeniowe sporządzone za dany miesiąc pracodawca przekazuje w terminie do 15. dnia następnego miesiąca (jedynie zakłady budżetowe przesyłają je do 5. dnia następnego miesiąca). W tym samym terminie powinien też opłacić należne składki ubezpieczeniowe.

Za osoby zatrudnione na umowę o pracę pracodawca opłaca też (z własnych środków) składkę na Fundusz Pracy. Wynosi ona 2,45% podstawy wymiaru. Nalicza się ją od kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu), wynoszącej w przeliczeniu na okres miesiąca co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Pracodawca ma też obowiązek opłacania za pracownika składki na FGŚP (0,10% podstawy wymiaru). Również tę składkę ustala się od wypłat stanowiących podstawę naliczenia składek emerytalno-rentowych (bez stosowania jej rocznego limitu).

W niektórych przypadkach pracodawca może być zwolniony z opłacania za pracowników składek na te Fundusze (patrz tabela).

Oprócz comiesięcznego rozliczania składek do ZUS pracodawca ma też obowiązek przekazać pracownikowi roczną informację o naliczonych składkach do ZUS, ewentualnych przerwach w ich opłacaniu oraz wypłaconych świadczeniach. Powinien ją przekazać zatrudnionemu w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni w podziale na poszczególne miesiące. Pracownik ma też prawo zawnioskować u pracodawcy o wydanie miesięcznej informacji o naliczonych składkach. Wówczas pracodawca nie może mu odmówić jej wystawienia. Zatrudniony nie może jednak jej żądać częściej niż tylko raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.