Gdy pracownik kieruje służbowym pojazdem

Posiadanie prawa jazdy, na ogół kategorii B, to często spotykany warunek zatrudnienia. Z kolei kandydaci na pracowników w wielu przypadkach oczekują zapewnienia im możliwości korzystania z samochodu służbowego. Niekiedy jest to konieczne - przedstawiciele handlowi, osoby odpowiedzialne np. za regionalną sieć sprzedaży czy dostawcy wykonują swoją pracę poruszając się po określonym terenie i samochód jest im do tego niezbędny. Jeżeli środek transportu nie należy do pracownika, ale jest udostępniany przez pracodawcę, warunki korzystania z niego powinny być ustalone przez zatrudniającego.

Powierzenie pracownikowi samochodu służbowego w celu stałego używania należy traktować jako powierzenie mienia w rozumieniu art. 124 K.p. Najlepiej, aby przekazanie samochodu było potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, określającym stan pojazdu, jego przebieg i ewentualne uszkodzenia na dzień przekazania. Taka forma przekazania mienia nie jest jednak bezwzględnie wymagana.

Pracownik ponosi odpowiedzialność za przekazany samochód na zasadach odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone, które są bardziej korzystne dla pracodawcy niż dla pracownika. W razie powstania szkody w tym mieniu, np. z powodu kolizji drogowej lub kradzieży, pracodawca musi tylko wykazać fakt prawidłowego (najlepiej potwierdzonego protokołem zdawczo-odbiorczym) powierzenia mienia i wystąpienia szkody.

Nawet jednak przy takich ułatwieniach w zakresie dochodzenia od pracownika odpowiedzialności za szkodę w mieniu powierzonym celowe jest uregulowanie warunków korzystania z samochodu służbowego, m.in. w zakresie używania go do celów prywatnych, rozliczania zużytego paliwa czy zasad zabezpieczenia przed ingerencją osób trzecich. To ostatnie jest szczególnie przydatne w razie kradzieży pojazdu. Pracodawca, który nie określi sposobu użytkowania samochodu w kontekście jego zabezpieczenia (np. poprzez wprowadzenie zakazu "pożyczania" samochodu innym osobom czy garażowania go na niedozorowanym parkingu) oraz nie wyposaży samochodu w urządzenia zabezpieczające przed kradzieżą typu autoalarm czy blokada, może w konsekwencji ponosić odpowiedzialność materialną za całość szkody powstałej w wyniku zaboru pojazdu.

Kwestia specjalistycznych badań dla pracowników, którzy w pracy korzystają z samochodu służbowego, ale nie są formalnie zatrudnieni na stanowisku kierowcy, jest problematyczna dla wielu pracodawców. Brakuje pewności, czy pracownicy, którzy w celach służbowych wykorzystują samochód w sposób stały (np. dostawcy, przedstawiciele handlowi) lub nawet okazjonalny, powinni odbyć badania specjalistyczne właściwe dla kierowców. Chodzi tu przede wszystkim o badania psychologiczne.

Konieczność poddania się takim badaniom wynika z ustawy o transporcie drogowym, która wprowadza wymóg ich przeprowadzenia w odniesieniu do kierowców posiadających kategorię prawa jazdy C lub D, tj. kierujących pojazdami powyżej 3,5 tony lub przystosowanymi do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Przepisy wskazanej ustawy nie wprowadzają natomiast takiego obowiązku w odniesieniu do kierowców pojazdów osobowych o niższych parametrach, do których prowadzenia wymagane jest tylko prawo jazdy kategorii B. Ta grupa kierowców nie jest bowiem objęta zakresem ustawy. W tym przypadku wystarczające jest zapewnienie pracownikom ogólnych profilaktycznych badań lekarskich - wstępnych, okresowych i kontrolnych. Dotyczy to pracowników, zatrudnionych na stanowiskach innych niż kierowca, użytkujących w pracy samochody osobowe lub samochody dostawcze do 3,5 tony.

Koszty dodatkowych badań pracowników prowadzących pojazdy w celach służbowych (okulistycznych i ewentualnie psychologicznych) ponosi pracodawca.

Pracodawca powinien jednak w skierowaniu na określone badanie profilaktyczne zaznaczyć, że w ramach wykonywanej pracy pracownik będzie kierował pojazdem. Wówczas ostateczną decyzję o zakresie badań, w tym o ewentualnym wykonaniu badań psychologicznych, może podjąć lekarz medycyny pracy.

Brak obowiązku wykonywania specjalistycznych badań w przypadku pracowników, którzy nie są zatrudnieni na stanowisku kierowcy, ale kierują pojazdem w celach służbowych, nie oznacza zwolnienia z przeprowadzania jakichkolwiek dodatkowych badań. Taki obowiązek przewiduje rozporządzenie ministra zdrowia w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami. Wskazany akt wykonawczy nakłada na pracodawcę wymóg skierowania na specjalistyczne badanie okulistyczne każdego pracownika (oraz osobę ubiegającą się o zatrudnienie), który w ramach obowiązków służbowych kieruje pojazdem.

Badania te obejmują konsultację okulistyczną oraz badanie oceniające widzenie zmierzchowe i zjawisko olśnienia. Obligatoryjnie muszą się im poddać osoby kierujące pojazdem w ramach obowiązków służbowych, posiadające prawo jazdy kategorii A, A1, B, B1, B+E oraz T (§ 4 ust. 4 pkt 5 powołanego rozporządzenia).

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.)

Ustawa z dnia 6.09.2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. nr 125, poz. 874 ze zm.)

Rozporządzenia ministra zdrowia z dnia 7.01.2004 r. w sprawie badań lekarskich kierowców i osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami (Dz. U. nr 2, poz. 15 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 50 (883) z dnia 2012-06-21

GOFIN podpowiada