Gdy są wydatki, a nie ma jeszcze działalności

Podjęcie działalności gospodarczej wymaga bowiem m.in. dokonania rejestracji i zgłoszeń w różnych urzędach i instytucjach, znalezienia lokalu na siedzibę firmy, wyposażenia biura i miejsca wykonywania działalności oraz przeprowadzenia rekrutacji pracowników. Wszystkie te działania pociągają za sobą konieczność ponoszenia wydatków. Które z nich i kiedy mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych w uruchamianej firmie?

Rejestracja działalności

Przepisy ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.) nie zawierają zastrzeżenia wyłączającego z kosztów podatkowych wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Z tego względu uzasadnione jest przyjęcie, że o ile ich poniesienie ma na celu uzyskanie przychodów albo zabezpieczenie lub zachowanie ich źródła, mogą one takie koszty stanowić. Przyszły przedsiębiorca ma zatem możliwość zaliczenia w ciężar kosztów działalności gospodarczej opłat związanych z jej rejestracją, zdobyciem odpowiednich koncesji i zezwoleń, wyrobieniem pieczątek itp., które zostały poniesione przed dniem zarejestrowania tej działalności w urzędzie skarbowym. Trudno bowiem tego typu wydatkom odmówić związku z przychodami osiąganymi po uruchomieniu działalności.

Co istotne, na możliwość zaliczenia omawianych wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie ma wpływu ewentualny brak przychodów z działalności gospodarczej w roku ich poniesienia. Potwierdzenie takiego stanowiska znajdziemy w wyroku NSA z dnia 10 lutego 2003 r., sygn. akt I/SA/Łd 603/01.

Nabywamy wyposażenie

Urządzenie siedziby firmy to kolejne wydatki przyszłego przedsiębiorcy. Wartość m.in. pojedynczych biurek, krzeseł, witryn, szaf, lamp, telefonów i faksów oraz szeregu innych sprzętów nabywanych na potrzeby nowo tworzonej firmy zazwyczaj nie przekracza 3.500 zł. Z tego względu podatkowo traktowane one będą jako elementy wyposażenia. Jeśli wyposażenie będzie wykorzystywane na potrzeby działalności, wówczas wydatki związane z jego zakupem będą podlegały bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Pozostaje kwestia momentu zaliczenia ich do kosztów podatkowych.

Zasadniczo wydatki związane z zakupem wyposażenia podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów w miesiącu oddania go do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Warto dodać, że składniki wyposażenia, których wartość wynosi co najmniej 1.500 zł, przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać w ewidencji wyposażenia.

Amortyzujemy środki trwałe

Podobnie jak nabyte przed rozpoczęciem działalności wyposażenie, również środki trwałe kupione przed uruchomieniem firmy, podatnik ma prawo, choć na innych zasadach, rozliczyć w kosztach działalności gospodarczej. Rozliczenie to następuje poprzez odpisy amortyzacyjne. Generalnie odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w równych ratach począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dany środek przyjęto do używania. Od tej zasady ustawodawca przewiduje jednak kilka wyjątków. Jeden z nich wynika z art. 22k ust. 7 ustawy o pdof. Na jego podstawie podatnicy, w roku podatkowym, w którym rozpoczęli działalność gospodarczą mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości środków trwałych zaliczonych do grup 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych, na zasadach określonych w art. 22k ust. 7-12 ustawy o pdof. Odpisu tego dokonują nie wcześniej niż w miesiącu wprowadzenia ich do ewidencji środków trwałych. Ponadto jednorazowo, w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym, podatnicy mogą amortyzować środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 3.500 zł (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).

Jak z powyższego wynika, dla nabycia prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych istotny jest moment wprowadzenia składnika majątku do ewidencji środków trwałych i oddania do używania, a nie moment zakupu.

Towary i materiały obejmujemy remanentem

Gdy podatnik przed uruchomieniem działalności zakupi m.in. towary i materiały podstawowe, zobowiązany jest objąć je spisem z natury sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Spis ten podlega wpisaniu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wydatki te nie staną się jednak kosztem podatkowym w momencie ich poniesienia. Zostaną uwzględnione w kosztach działalności dopiero przy obliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego (jako różnica pomiędzy wartością zapasu na początek i na koniec roku podatkowego).

Środki na działalność z Funduszu Pracy

Bezrobotny na podjęcie działalności gospodarczej może otrzymać jednorazowe środki z Funduszu Pracy (art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz. U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.).

Ponieważ środki te są przyznawane jeszcze przed rozpoczęciem działalności przez bezrobotnego, nie ma podstaw do zakwalifikowania ich jako przychodów z działalności gospodarczej. Stanowią one przychód z innych źródeł, który korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof.

W art. 23 ust. 1 pkt 56 ustawy, jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wymienił wydatki sfinansowane niektórymi dochodami wolnymi od podatku. Nie ma jednak wśród nich jednorazowej pomocy dla bezrobotnego wypłaconej z FP, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof. Z tego względu wydatki sfinansowane ze środków FP mogą być zaliczane do kosztów podatkowych, ale z jednym wyjątkiem. Dotyczy on wydatków poniesionych na nabycie lub wytworzenie środków trwałych. W myśl bowiem art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof, zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych nie podlegają odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od tej części ich wartości, która m.in. odpowiada wydatkom zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie.

autor: Agata Cieśla

Gazeta Podatkowa Nr 570 z dnia 2009-06-25