Jak i kiedy organ podatkowy doręcza pisma przez internet?

Organy podatkowe mogą doręczać pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

E-korespondencja odbywa się przez elektroniczną skrzynkę podawczą (wykorzystuje się do tego platformę ePUAP) lub Portal Podatkowy. Znaczenie Portalu Podatkowego jest jednak ograniczone. Na założone na nim konto mogą być doręczane pisma naczelników urzędów skarbowych w sprawach dotyczących tylko wybranych podatków: zryczałtowanego podatku dochodowego opłacanego w formie karty podatkowej, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatku od spadków i darowizn. Stanowi tak § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie określenia rodzajów spraw, które mogą być załatwiane z wykorzystaniem portalu podatkowego.

Podatnik otrzymuje pisma w formie elektronicznej, jeżeli spełni jeden z następujących warunków. Pierwsza opcja: złoży pismo w formie elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego lub Portal Podatkowy. Druga: wystąpi o przekazywanie pism przez internet i wskaże adres elektroniczny. Trzecia: wyrazi zgodę na stosowanie takiej formy doręczenia i poda adres elektroniczny. W każdej chwili można zrezygnować z odbierania dokumentów przez internet. Poza tym organ podatkowy może odstąpić od przesłania pisma w formie elektronicznej tylko w razie wystąpienia problemów technicznych. Takim problemem jest awaria systemu informatycznego wykorzystywanego do doręczeń, np. ePUAP, lub inna techniczna przyczyna uniemożliwiająca korzystanie z niego, np. brak zasilania. Organ podatkowy ma obowiązek wykazać, że podjął próbę doręczenia korespondencji przez internet, a także że nie było możliwe dostarczenie jej tą drogą. Nie powinno to nastręczać trudności. System wykorzystywany przez organ podatkowy z pewnością zawiera historię błędów, w której można sprawdzić, że podjęto próbę wysłania korespondencji do adresata w konkretnym momencie, a także, że skończyła się ona niepowodzeniem z podaniem przyczyny tego stanu rzeczy (por. wyrok NSA z dnia 22 marca 2019 r., sygn. akt II FSK 937/17).

Doręczanie pism za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej odbywa się poprzez wysłanie przez organ podatkowy na adres elektroniczny adresata zawiadomienia z adresem elektronicznym, z którego można pobrać dokument, a także pouczeniem dotyczącym sposobu jego odbioru. To zawiadomienie można porównać do awizo stosowanego w usługach pocztowych. Adresat nie otrzymuje na tym etapie samego pisma, a jedynie informację o możliwości jego odebrania. Dostęp do treści dokumentu otrzymuje się dopiero po kliknięciu w podany link i podpisaniu urzędowego poświadczenia odbioru (np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym).

W przypadku gdy pismo nie zostanie odebrane w ciągu 7 dni, licząc od dnia wysłania pierwszego zawiadomienia, organ podatkowy przekazuje powtórne zawiadomienie. Dokument nieodebrany uważa się za doręczony po upływie 14 dni, liczonych od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia. Organ podatkowy ma obowiązek umożliwić adresatowi dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania go za doręczone. Musi także udostępnić w swoim systemie teleinformatycznym informację o dniu uznania pisma za doręczone i o datach wysłania zawiadomień.

Adresat od chwili otrzymania zawiadomienia na adres elektroniczny w pełni decyduje o momencie doręczenia dokumentu. Jeżeli przypuszcza, że zawiadomienie dotyczy pisma mającego dla niego wymierne ujemne skutki (np. doprowadzi do przedłużenia terminu zwrotu VAT), może odebrać pismo w takim czasie (we wspomnianym 14-dniowym okresie), kiedy zostanie ono pozbawione skutków prawnych (np. po upływie terminu zwrotu VAT). Organ podatkowy nie ma żadnej możliwości przeciwdziałania takiemu - zgodnemu z prawem - postępowaniu (por. wyrok NSA z dnia 26 czerwca 2019 r., sygn. akt I FSK 984/19). Z drugiej strony urzędowe poświadczenie odbioru trudno podważyć oświadczeniem o braku pisma w skrzynce odbiorczej. Rozwiązania techniczne systemu doręczania korespondencji za pośrednictwem platformy ePUAP zapewniają niezaprzeczalność urzędowego poświadczenia odbioru. Jeżeli w dniu jego podpisywania nie można pobrać treści pisma, to należy niezwłocznie poinformować o tym organ podatkowy lub operatora ePUAP (por. wyrok WSA w Krakowie z dnia 18 lipca 2019 r., sygn. akt I SA/Kr 252/19).

Zawodowym pełnomocnikom - adwokatom, radcom prawnym i doradcom podatkowym - pisma doręcza się w formie elektronicznej (art. 144 § 5 Ordynacji podatkowej).

Istnieją jednak wątpliwości, czy profesjonalny pełnomocnik ma obowiązek podać adres elektroniczny, bez którego doręczanie mu pism przez internet jest niemożliwe. To kwestia interpretacji art. 138c § 1 Ordynacji podatkowej. Z przepisu tego wynika, że w pełnomocnictwie należy wskazać dane identyfikujące mocodawcę i pełnomocnika, a w przypadku nierezydenta - numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, ewentualnie inny numer identyfikacyjny, adres do doręczeń w kraju, a w odniesieniu do adwokata, radcy prawnego lub doradcy podatkowego - także jego adres elektroniczny. Taka konstrukcja nasuwa wątpliwość, czy wymóg podania adresu elektronicznego dotyczy wszystkich profesjonalnych pełnomocników, czy tylko pełnomocników mocodawców będących nierezydentami (por. wyrok NSA z dnia 17 lipca 2019 r., sygn. akt I GSK 52/17).

W praktyce, niezależnie od preferowanej wykładni wspomnianego przepisu, nie wymaga się bezwzględnie od zawodowych pełnomocników posiadania i zgłoszenia adresu elektronicznego. Przyjmuje się, że niepodanie adresu elektronicznego nie niweczy skuteczności pełnomocnictwa, ani nie stanowi przeszkody w prowadzeniu sprawy podatkowej. Pełnomocnicy mogą w takim przypadku odbierać korespondencję w siedzibie organu podatkowego. Jeżeli natomiast nie wchodzi to w rachubę, brak adresu elektronicznego należy potraktować jako problem techniczny uniemożliwiający doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wystąpienie takich komplikacji uprawnia do przesłania korespondencji w inny sposób, np. za pośrednictwem operatora pocztowego (por. wyrok NSA z dnia 22 marca 2017 r., sygn. akt I GSK 166/17).