Jak korzystać z usług firmy zewnętrznej

Outsourcing usług jest zjawiskiem powszechnym, korzysta z niego wiele firm prywatnych, a coraz częściej także instytucji publicznych.
Do outsourcingu odwołuje się również prawo regulujące procedury zamówień publicznych.

Artykuł 15 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych daje zamawiającemu możliwość skorzystania z usług firmy zewnętrznej w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Możliwość ta może, przy odpowiednim jej wykorzystaniu, wpłynąć na profesjonalizację udzielania szczególnie skomplikowanych zamówień.
Wspomniany artykuł mówi, że:

- postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza zamawiający,
- zamawiający może powierzyć przygotowanie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej,
- podmioty, o których mowa w ust. 2, działają jako pełnomocnicy zamawiającego.

Odpowiedzialność zamawiającego

Właśnie na mocy ust. 2 zamawiający może powierzyć osobom trzecim zadanie przygotowania albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania. Nie można jednakże zapominać o niezwykle istotnych z tego punktu widzenia przepisach ust. 1 i 3. Jasno jest bowiem powiedziane, że to zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie, a osoby trzecie mogą występować jedynie jako jego pełnomocnicy. Oznacza to, iż skorzystanie z usług firmy, która przeprowadzi za nas postępowanie, nie zwalnia zamawiającego z odpowiedzialności za prawidłowość jego przeprowadzenia i ostateczny jego wynik.

Artykuł 18 ustawy mówi, iż "za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada kierownik zamawiającego" i nie zmienia tego fakt skorzystania w danym postępowaniu z usług firmy, która je przeprowadzi w imieniu zamawiającego. Wyobraźmy sobie sytuację, iż instytucja X postanawia, dla wykonania skomplikowanego zamówienia na budowę, np. oczyszczalni ścieków, skorzystać z usług firmy Y. Jeżeli weźmiemy pod uwagę wariant maksymalistyczny, to firma Y zarówno przygotuje dla instytucji X specyfikację istotnych warunków zamówienia, jak i przeprowadzi w jej imieniu całe postępowanie, od ogłoszenia aż do wyłonienia wykonawcy. Zakładamy także, iż pracownicy firmy Y będą członkami komisji przetargowej - instytucja X wynajęła firmę przecież dlatego, że brak jej kadr mogących skutecznie przeprowadzić takie postępowanie.

Pamiętajmy jednak, iż "komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym kierownika zamawiającego, powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert" (art. 20 ust. 1). Przytaczając treść tego artykułu, chcemy po raz kolejny podkreślić fakt, iż firma zewnętrzna nie przejmuje w świetle prawa odpowiedzialności za prawidłowość postępowania.

Jak wyłonić wykonawcę usługi

Jak zatem instytucja X powinna wyłonić wykonawcę usługi, polegającej na przeprowadzeniu postępowania, i jak skonstruować umowę, tak aby być pewnym prawidłowości realizacji usługi. Jest to o tyle ważne, iż za ewentualne błędy odpowiadać będzie nie tylko firma Y przed instytucją X, jako wykonawca usługi na mocy umowy, ale także kierownik instytucji X z mocy ustawy Prawo zamówień publicznych.

Niewątpliwie instytucja X powinna przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia na wykonanie usługi przygotowania i przeprowadzenia postępowania, jeżeli wartość szacunkowa takiej usługi przekroczy 6000 euro. Zakładając, że przekroczy, a także że jest to usługa prawnicza, zamawiający może, zgodnie z art. 5 ust. 1, skorzystać z pewnych wyłączeń obowiązywania przepisów ustawy.

Wyłączenia te dotyczą wstępnych ogłoszeń informacyjnych, terminów, wadiów oraz, co szczególnie ważne w tym wypadku, zakazu ustalania ofert na podstawie właściwości wykonawcy. Zamawiający ma również w tym wypadku możliwość zastosowania innych niż dotyczące wartości zamówienia przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia oraz zapytania o cenę. Oznacza to, iż w tym wypadku zamawiający dysponuje znacznie szerszym wachlarzem możliwości wyboru wykonawcy niż tylko przetarg ograniczony i nieograniczony oraz ocena ofert jedynie na podstawie kryteriów przedmiotowych. Istnieje więc możliwość oceniania kompetencji wykonawcy, np. na podstawie jego wcześniejszego doświadczenia w podobnych zadaniach.

Komisja przetargowa, złożona z pracowników firmy Y, w efekcie swoich prac, przedstawi kierownikowi zamawiającego propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty bądź unieważnienia postępowania. Zatwierdzenie propozycji komisji należy do kierownika, podobnie jak zatwierdzenie propozycji wykluczenia wykonawcy bądź odrzucenia oferty (art. 20 ust. 3).

W czym może pomóc zamawiającym korzystanie z możliwości zlecenia przeprowadzenia i przygotowania zamówienia osobie trzeciej?

Może ono pomóc przede wszystkim w przeprowadzeniu skomplikowanych zamówień - firma Y dostarczy instytucji X fachowców, których ona nie posiada - oraz zwiększeniu przejrzystości ich udzielania - specjalistyczna firma, świadcząca taką usługę, kierować się bowiem będzie przede wszystkim względami profesjonalnymi (tak przynajmniej należy założyć) i nie będzie uwikłana w lokalne rozgrywki towarzyszące często udzielaniu zamówień.

Paweł Wójcik

Podstawa prawna
? Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. nr 19, poz. 177 z póź zm.).