Jak rozliczyć podróż służbową pracownika?

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia w czasie podróży i wynosi 23 zł za każdą dobę podróży na terenie kraju. W przypadku podróży służbowych pracowników wypłacane diety w pełni stanowią koszt pracodawcy, jednak od diety ponad wyznaczony limit 23 zł płatnik jest zobowiązany odprowadzić składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Należy podkreślić, że dieta nie przysługuje pracownikowi, gdy zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie oraz gdy pracownik jest delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika. Dieta nie przysługuje również za dzień wolny od pracy, w którym pracownik wraca do domu podczas odbywania delegacji. Wysokość diet w podróżach zagranicznych jest różna dla poszczególnych państw i jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży zagranicznych.

Pracownikom przysługuje również zwrot kosztów za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie podczas podróży służbowej w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Pracownikowi, który nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety czyli 34,50 zł. Zwrot kosztów w wysokości ryczałtu przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7.

Ponadto zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu pracownika do danego miejsca oraz w przypadku, gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. Zwrot wydatków za nocleg pracownika stanowi koszt podatkowy przedsiębiorcy w wysokości ustalonego ryczałtu lub w wysokości wynikającej z innego dokumentu. Gdy zwrócona pracownikowi kwota, w sytuacji braku rachunku dokumentującego nocleg, przekracza ustawowy limit, od nadwyżki należy odprowadzić podatek i składki ZUS.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje. Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejskiej w wysokości 20% diety, jeżeli takie koszty ponosi. Ponadto pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o wyrażenie zgody na wykorzystanie prywatnego samochodu pracownika do podróży służbowej. W tym przypadku poniesione przez pracownika koszty będą rozliczone na podstawie prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu, tzw. kilometrówki, a zwrot ten stanowi równowartość iloczynu stawki za jeden kilometr przebiegu i liczby przejechanych kilometrów. Do kwoty limitu obliczanego na podstawie kilometrówki, zwrot kosztów nie będzie stanowił przychodu u pracownika, natomiast dla pracodawcy będzie kosztem podatkowym.

Rozliczenia kosztów podróży pracownika dokonuje się na podstawie dokumentów (rachunków) potwierdzających poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. W przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) potwierdzającego dany wydatek nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Do udokumentowania podróży służbowej służą najczęściej faktury za nocleg, bilety lotnicze, kolejowe, PKS. Podkreślić należy, że faktury powinny być wystawiane na firmę a nie na pracownika, gdyż to przedsiębiorstwo pokrywa wydatki i zalicza do kosztów cenę noclegu.

Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej dotyczącego podróży krajowych rozliczenie kosztów podróży przez pracownika powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Iwona Cackowska, księgowa Tax Care