Jak to jest z podpisem pod fakturą VAT
Jak wiadomo od 1 maja 2004 r. nie ma obowiązku podpisywania faktury VAT zarówno przez jej wystawcę jak i odbiorcę. Jednak pomimo że przepisy prawa podatkowego nie wymagają sygnowania faktur nie w każdej sytuacji wystarczy sam wydruk bez jego potwierdzenia.
Przede wszystkim podpisanie faktury VAT przez odbiorcę jest wyrazem jej akceptacji. Akceptacja jest natomiast niezbędnym warunkiem do uzyskania na jej podstawie sądowego nakazu zapłaty. Ma to miejsce wtedy, gdy pomimo że nabywca dostał towar czy wykonano dla niego daną usługę, nie uregulował koniecznych zobowiązań pieniężnych. W takiej sytuacji faktura, zaakceptowana uprzednio przez nieuczciwego dłużnika, może być dowodem w postępowaniu nakazowym. Postępowanie to jest najwygodniejsza dla podatnika droga prowadzącą do wyegzekwowania zaległej zapłaty ze strony kontrahenta. Dlaczego tak jest? Przede wszystkim wiąże się to z niską opłatą sądową i dość szybko uzyskiwanym wyrokiem w postaci nakazu zapłaty. W celu skorzystania z takiego postępowania powód musi przedstawić wraz z pozwem przynajmniej jeden z następujących dowodów (wskazanych w art. 485 Kodeksu postępowania cywilnego):
- dokument urzędowy,
- zaakceptowany przez dłużnika rachunek,
- wezwanie dłużnika do zapłaty (koniecznie z potwierdzeniem odbioru) z dołączonym do niego pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,
- zaakceptowane przez dłużnika żądanie zapłaty, zwrócone przez bank i nie zapłacone z powodu braku środków na rachunku dłużnika,
- prawidłowo wypełniony weksel, czek, warrant lub rewers, których prawdziwość i treść nie nasuwają wątpliwości,
- umowa z dowodem spełnienia swego świadczenia przez wierzyciela i dowodem doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli jest to tzw. Umowa o stałej współpracy, którą przewiduje ustawa z 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach wekslowych.
W orzecznictwie sądowym faktura podpisana przez nabywcę jest uznawana w postępowaniu za dowód o charakterze "zaakceptowanego przez dłużnika rachunku". W ten sposób przyjmuje się, że faktura to jedyne potwierdzenie dokonania dostawy czy świadczenia usługi, a jej dostarczenie wystarcza, aby sąd mógł wszcząć postępowanie nakazowe.
Podpisanie przez wystawcę faktury ma także duże znaczenie dla kupującego. Ma on wtedy większe możliwości dochodzenia odszkodowań w przypadku nieujęcia przez wystawcę faktury VAT w rejestrach. Podpisana faktura to podstawowy dowód na wykonanie usług czy zakupu towarów na rzecz podatnika.
Jak egzekwować podpis?
Żaden przepis nie zakazuje żądania podpisu i uzależnienia od jego uzyskania zawarcia transakcji pomiędzy stronami.
Od strony sprzedającego natomiast na pewno najdogodniejszym będzie jednak zawieranie z klientami tzw. umów o trwałej współpracy. Jak wskazuje orzecznictwo umowa taka wraz z fakturami, których dostarczenie do nabywcy zostanie udokumentowane zwrotnym potwierdzeniem odbioru i dowodem wydania swej części zobowiązania przez wierzyciela są uznawane za wystarczająca podstawę do skierowania pozwu o zapłatę do postępowania nakazowego.
Jednocześnie ważne jest aby pamiętać, że podpis jest wymagany w przypadku faktury VAT RR (rolnik ryczałtowy) oraz noty korygującej, gdzie potrzebny jest podpis osoby akceptującej. Ponadto pewne znaczenie może mieć podpis na fakturze VAT korygującej (szczególnie podpis z datą), gdyż potwierdza on datę odbioru faktury dla celów ustalenia skutków faktury korygującej.
