Jak usprawnić pracę w sądach?

- Okazuje się, że wbrew obiegowym opiniom są w Polsce sądy, które funkcjonują szybko i sprawnie. Znaleźliśmy je, opisaliśmy, a teraz chcemy, by z tych dobrych doświadczeń skorzystali prezesi i przewodniczący wydziałów.

Sądowe sekretariaty i sale rozpraw to wciąż źródło niewyobrażalnych rezerw w sprawniejszym i szybszym dochodzeniu do finału sądowych sporów.

Najważniejsza jest komputeryzacja - podkreśla Tomasz Kałużny, sędzia Sądu Rejonowego w Białymstoku. Sędziowie nawet nie zdają sobie sprawy z tego, jak komputer może ułatwić ich pracę. Przede wszystkim przewlekłość i niesprawność postępowania często wynika ze "średniowiecznych" metod protokołowania przebiegu rozpraw. Sędziowie, którzy prowadzili sprawy w salach z komputerem, nie chcą wracać do tradycyjnej metody "pod dyktando". Jak to wygląda w praktyce?

Z programem Tabula W

Salę należy wyposażyć w komputer z dwoma monitorami - jeden dla sędziego, a drugi dla protokolanta. Dzięki temu sędzia może na bieżąco sprawdzać i weryfikować treść protokołu. Po zakończeniu posiedzenia protokół jest praktycznie gotowy i można szybko sporządzić jego odpisy. W protokołowaniu komputerowym sprawdza się bardzo dobrze program Tabula W, udostępniany bezpłatnie przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Ułatwia on szybki zapis przebiegu rozprawy, a ponadto pozwala na szybsze rozpoznawanie spraw, zwłaszcza o wykroczenia. W programie tym mogą powstać m.in.: uzasadnienia, protokoły, wykazy spraw.

Dane, które są raz wpisane, zostają "zapamiętane" i nie wymagają wielokrotnego powielania. Dobrze jest, by program działał w sieci wewnętrznej, czyli pomiędzy połączonymi ze sobą komputerami stojącymi w sali rozpraw, sekretariacie i pokojach sędziów. Sieć ułatwia bowiem dostęp do wielu dokumentów z różnych komputerów, a także przesyłanie ich wewnętrzną pocztą. Jeżeli jednak dany sąd nie ma jeszcze sieci, dane można przenosić na dyskietce. Natomiast sędziów, którzy jeszcze nie wiedzą, do czego służy "enter", należy czym prędzej wysłać na bezpłatne szkolenie przeprowadzane w centrach komputerowych utworzonych przez stowarzyszenia "Iustitia".

Telefon w sali rozpraw

Założenie wewnętrznego telefonu w sądowych salach rozpraw nie jest ani kosztowne, ani skomplikowane, a ułatwia pracę sędziom. Pozwala bowiem na szybki kontakt z sekretariatem, np. gdy trzeba ustalić numer sprawy, dołączyć brakujące akta, skopiować potrzebny dokument. Ponadto w razie zagrożenia można natychmiast wezwać policję sądową, ochronę czy pogotowie.

Urzędnik przypisany sędziemu

Bardzo ważną sprawą są dobrze wyszkoleni pracownicy administracyjni. Bez nich sądy nie poradzą sobie z nadmiarem spraw. Takich można pozyskać tylko w drodze konkursu. - W moim sądzie przeprowadzamy je od 3 lat - wyjaśnia Ryszarda Stasiak, prezes Sądu Rejonowego w Płońsku. Konkurs pozwala w kilku etapach wyłonić najlepszego kandydata i uniknąć zatrudnienia przypadkowych, nieodpowiednich osób. Sprawność postępowania zależy też od współpracy sędziego z pracownikami sekretariatu - dodaje sędzia Tomasz Kałużny. Zdarza się bowiem, że wykonywaniem zarządzeń jednego sędziego zajmują się różni urzędnicy. Dużo lepiej sprawdza się tzw. system dwójkowy, polegający na obsłudze administracyjnej określonego sędziego przez przydzielonego mu pracownika sekretariatu. Urzędnik "przypisany" sędziemu jest zorientowany na bieżąco we wszystkich sprawach, wie, gdzie znajdują się akta, gdzie należy ponowić zobowiązanie do wykonania określonej czynności bądź gdzie wystąpiły kłopoty z doręczeniem korespondencji. Dzięki niemu akta spraw nie zalegają na półkach, są na bieżąco kontrolowane, szybciej zapadają rozstrzygnięcia.

Wiele opóźnień wynika również z niewłaściwej obsługi administracyjnej sekretariatów - dodaje Jolanta Machura-Szczęsna, sędzia Sądu Rejonowego w Tychach. Do przewlekłości w rozpoznawaniu spraw przyczynia się zbyt mała liczba sekretarzy sądowych. Numerowanie i archiwizacja akt, wypełnianie skorowidzów alfabetycznych czy żmudne wypisywanie sygnatur dla celów statystycznych nie wymaga nie wiadomo jakich kwalifikacji i prace te mogą wykonywać stażyści kierowani do sądu zgodnie z rozporządzeniem ministra gospodarki i pracy w sprawie szczegółowych warunków odbywania stażu oraz przygotowania zawodowego w miejscu pracy (Dz.U. nr 185, poz. 1912) - zobacz skan . Najważniejsze jest to, że zatrudnienie stażysty nie obciąża finansowo sądu, ponieważ zasiłek wypłaca urząd pracy.

Biuro obsługi interesantów

W powszechnej opinii sądy postrzegane są przez społeczeństwo jako instytucje nieprzystępne, nieprzychylne i mało komunikatywne. - Nic nie stoi na przeszkodzie, by stały się otwarte i przyjazne - twierdzi Jolanta Machura-Szczęsna. Wchodząc do Sądu Rejonowego w Gdańsku trafimy od razu do Centrum Obsługi Interesanta. Jest to miejsce, które ułatwia życie i klientom, i sekretariatom.

W umieszczonym na parterze centrum udzielane są informacje o toczących się postępowaniach, wymaganej dokumentacji niezbędnej do szybkiego załatwienia sprawy, wysokości opłat. Tam też można dostać potrzebne formularze i pomoc w ich wypełnieniu. Strony natomiast, w obecności pracownika obsługującego w tym czasie innych interesantów, mogą zapoznać się z aktami sprawy. Biuro pełni także funkcję biura podawczego. Podstawą prawną do utworzenia biura obsługi interesantów jest rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 19 listopada 1987 r.

Jolanta Góra