Z każdym rokiem zarówno pracodawcy, jak i pracownicy stają się coraz bardziej świadomi swoich praw i obowiązków - przepisy jasno to określają. Mimo to wciąż zdarzają się przypadki naruszeń, zwłaszcza w zakresie warunków zatrudnienia. Do najczęstszych uchybień należą między innymi: przydzielanie urlopów, nieprawidłowe rozwiązania umowy, naruszenia zasad dotyczących czasu pracy czy wypłat wynagrodzeń. Warto wiedzieć, iż w momencie naruszeń, pracodawcę mogą czekać sankcje wynikające z przepisów Kodeksu pracy, a nawet Kodeksu karnego. W tym miejscu pojawia się zyskujące na znaczeniu pojęcie sygnalisty.
Sygnalista, czyli... kto?
Najprościej rzecz ujmując, sygnalista to osoba, która zgłasza nieprawidłowości w firmie. Co ważne, sygnalistą może być każdy, bez względu na to, czy jest pracownikiem danej organizacji, czy też zewnętrznym partnerem. Takie osoby mogą zgłaszać przypadki łamania prawa, nadużyć, naruszeń etyki biznesowej lub inne uchybienia. Odgrywają więc kluczową rolę w przestrzeganiu przepisów.
Co istotne, rola sygnalistów ma swoje podstawy prawne, ponieważ Unia Europejska wprowadziła dyrektywę o ich ochronie. Cel jest jasny: zagwarantowanie im anonimowości oraz zabezpieczenia przed represjami. Dzięki temu osoby zgłaszające mogą czuć się w pełni bezpieczne - ich czynności na rzecz wykrycia i zapobiegania nieprawidłowościom są chronione prawnie.
Sygnalista ma jednak nie tylko prawa, ale i obowiązki. Aby mógł zostać objęty ochroną, musi spełnić określone warunki. Po pierwsze, powinien mieć uzasadnione przekonanie, że zgłaszane przez niego informacje są zgodne z prawdą. Po drugie, zgłoszenie musi być wykonane w odpowiedni sposób (np. poprzez kanał wewnętrzny lub zewnętrzny bądź też w formie publicznego ujawnienia - w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa).
Jak zgłosić niezgodności? Do tej pory osoby, które widziały nieprawidłowości, mogły zgłaszać je do różnych instytucji jak np. Państwowa Inspekcja Pracy. Od teraz można to zrobić wewnątrz organizacji, wykorzystując rozwiązania technologiczne pozwalające na anonimowe i bezpieczne zgłaszanie naruszeń wewnątrz organizacji: nowe narzędzie dla sygnalistów od Apfino.
Zgłoszenia sygnalistów: nowa usługa od Apfino
Usługa dla sygnalistów od Apfino to nie tylko odpowiedź na potrzebę łatwiejszego zgłaszania różnego rodzaju naruszeń w miejscach pracy, ale również na zmieniające się przepisy. Otóż od niedawna każda firma zatrudniająca co najmniej 50 pracowników (a także mniejsze organizacje) jest zobligowana do wdrożenia systemu umożliwiającego zgłaszanie nieprawidłowości przez sygnalistów. Naprzeciw tym wyzwaniom wychodzi nowe narzędzie Apfino, pozwalające na jeszcze prostsze i wygodniejsze zapewnienie bezpiecznego kanału komunikacji z osobami zgłaszającymi problemy.
- Narzędzie dla sygnalistów, które oferujemy, zostało zaprojektowane, aby wspierać organizacje w skutecznym zarządzaniu zgłoszeniami o nieprawidłowościach - tłumaczy Paulina Powązka, Product Manager Apfino - Nasze narzędzie dla sygnalistów zapewnia całkowicie bezpieczny i anonimowy sposób zgłaszania nieprawidłowości w twojej organizacji.
Anonimowość i poufność zgłoszeń to nie wszystko
Nie mniej ważny pozostaje fakt, iż proces zgłaszania został maksymalnie uproszczony: wystarczy, że firma założy konto na platformie Apfino i wykupi usługę, a następnie może umieścić specjalny link do formularza zgłoszeniowego na swojej stronie internetowej, co ułatwia sygnalistom dostęp do tego narzędzia.
Za pośrednictwem Apfino, firma odbiera zgłoszenia, reaguje na nie oraz archiwizuje informacje. System posiada wewnętrzny komunikator, który umożliwia dwustronną komunikację między sygnalistą a upoważnioną osobą w firmie, bez ujawniania tożsamości pracownika. Wszystkie dane są przechowywane w polskich centrach danych, co zwiększa bezpieczeństwo procesu. Co ważne, system Apfino można w prosty sposób dostosować do specyfiki organizacji.
Usługa Zgłoszenia sygnalistów obejmuje:
- Rejestr zgłoszeń wraz z przypisanymi statusami
- Spersonalizowany link formularza online do anonimowego zgłoszenia naruszeń oraz sprawdzania ich statusu
- Bezpieczny kanał do wymiany wiadomości pomiędzy sygnalistą a osobą upoważnioną do odbierania zgłoszeń w firmie
- Powiadomienia dotyczące zgłoszeń (m.in. o wymaganych działaniach i terminach)
- Wzór procedury, który można dostosować do specyfiki danej organizacji
Zgłoszenia sygnalistów: korzyści nie tylko dla pracowników
Choć może się wydawać, iż narzędzie dla sygnalistów niesie korzyści wyłącznie dla pracowników, nic bardziej mylnego. To na tyle kompleksowe rozwiązanie, że pomaga również firmom - spełnić wymogi prawne, ale też budować atmosferę zaufania i przyjazne środowisko pracy, gdzie wszyscy zatrudnieni czują się słyszani i bezpieczni.
Innymi słowy, firmy, które poważnie traktują sygnalistów, mogą zauważyć istotne korzyści. Zgłoszenia pomagają bowiem w identyfikowaniu problemów już we wczesnym stadium, czyli zanim przekształcą się one w poważne kryzysy, choćby finansowe lub wizerunkowe. Przestrzeganie obowiązującego prawa i zapewnienie sygnalistom komfortowego narzędzia do zgłaszania nieprawidłowości jest więc tak naprawdę w interesie obu stron.
