Jak zoptymalizować niektóre koszty w firmie?

 

Zwróć uwagę!

Umowa o dzieło nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS. Jednak umowa o dzieło jako umowa rezultatu, co odróżnia ją od umowy zlecenia, nie zawsze znajdzie zastosowanie.

Ponadto poza wymienionymi składkami obciążenia przy stosunku pracy obejmują m.in.:

1) wynagrodzenie chorobowe,

2) wynagrodzenia za czas urlopu,

3) inne obciążenia wynikające z przepisów prawa pracy i innych (składki PFRON, świadczenia z tytułu BHP itd.).

Trzeba jednak pamiętać, że trudno uznać jednoznaczną przewagę umów zawieranych z przedsiębiorcą nad pozostałymi umowami. Każda z tych umów ma swoje wady i zalety.

Podejmując działania mające na celu zoptymalizowanie kosztów zatrudnienia, warto pamiętać o kilku kwestiach.

Należy właściwie sformułować umowę - pozwoli to uniknąć kosztów w razie ewentualnej zmiany kwalifikacji umowy. Pamiętajmy, że umowy cywilnoprawne nie mogą zawierać niektórych postanowień właściwych umowie o pracę. Jeśli organy kontroli stwierdzą, że mamy do czynienia de facto z umową o pracę, a nie np. umową zawartą w ramach tzw. samozatrudnienia, trzeba będzie dokonać zaległych czynności płatnika - a to będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami.

Pracowników można motywować do pracy nie tylko podwyższeniem wynagrodzenia - czynnikiem motywującym może być np. polepszenie warunków pracy czy umożliwienie rozwoju zawodowego poprzez finansowanie szkoleń. Koszty na taką działalność mogą okazać się niższe niż podwyżka wynagrodzenia.

1.2. Koszty wynagrodzeń i składek ZUS - kasowo czy memoriałowo?

Kosztami podatkowymi zasadniczo mogą być wypłacone, dokonane lub postawione do dyspozycji wypłaty, świadczenia oraz inne należności:

1) ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych oraz z członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej (art. 12 ust. 1 i 6 updof),

2) z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 2 i 4-9 updof),

3) z praw majątkowych (art. 18 updof), a także

4) z tytułu zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakład pracy.

Do kosztów podatkowych można zaliczyć, co do zasady, opłacone do ZUS składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek.

A zatem mamy tu do czynienia z metodą kasową zaliczania tych wydatków do kosztów podatkowych.

Od 1 stycznia 2009 r. należności ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, z członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy mogą stanowić koszty podatkowe w miesiącu, za który są należne. Może to mieć miejsce pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Tak wynika z art. 22 ust. 6ba i 6bb updof oraz art. 15 ust. 4g i 4h updop. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się metodę kasową. Natomiast w odniesieniu do składek ZUS od wspomnianych należności w części finansowanej przez płatnika składek, składek na FP oraz FGŚP, mogą one stanowić koszty podatkowe w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone:

1) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,

2) z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.

W przypadku uchybienia tym terminom do składek tych stosuje się metodę kasową.
 

Z przykładu wynika więc, że jeśli zachowane zostaną przewidziane przepisami terminy, wówczas wynagrodzenia i składki ZUS będą kosztem podatkowym w miesiącu, za który są należne. Pozwoli to na obniżenie zaliczki na podatek dochodowy za wcześniejszy miesiąc. Niezachowanie tych terminów spowoduje, że wymienione koszty będzie można zaliczyć do kosztów podatkowych dopiero w miesiącu, w którym wydatki te zostaną faktycznie poniesione.

1.3. Jaką zastosować metodę amortyzacji?

Na wysokość kosztów w firmie można wpływać poprzez stosowanie odpowiedniej stawki amortyzacyjnej i sposobu amortyzacji składników majątku. W tym zakresie istnieją następujące możliwości.

Po pierwsze, amortyzacja liniowa, czyli według stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek stanowiącym załącznik do ustaw o podatku dochodowym. Jest to podstawowa metoda amortyzowania, która może podlegać modyfikacji o wysokość wskaźników określonych w art. 22i ust. 2 updof i art. 16i ust. 2 updop.

Po drugie, metoda degresywna, która dotyczy określonych środków trwałych. Metodzie tej mogą być poddane maszyny i urządzenia zaliczone do grupy 3-6 i 8 KŚT oraz środki transportu poza samochodami osobowymi. Przy tej metodzie w pierwszym roku używania środków trwałych odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej, stosując stawkę z Wykazu powiększoną o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych - od wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy. Przy czym, począwszy od roku podatkowego, w którym roczna kwota amortyzacji określona według metody degresywnej miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych według metody liniowej.

Po trzecie, jednorazowy odpis amortyzacyjny, którego można dokonywać od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 KŚT, ale z wyłączeniem samochodów osobowych. W tym przypadku:

1) wysokość takiego odpisu nie może przekroczyć w roku podatkowym równowartości 50.000* euro,

2) może go dokonać podatnik, który w danym roku podatkowym rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej lub mały podatnik (w 2009 r. małym podatnikiem jest podmiot, którego przychód ze sprzedaży wraz z należnym VAT w 2008 r. nie przekroczył równowartości 800.000* euro).

Uwaga*

W dniu 22 maja 2009 r. wejdą w życie zmiany do obu ustaw o podatku dochodowym, w wyniku których:

• kwota limitu jednorazowych odpisów amortyzacyjnych wzrośnie w 2009 r. do równowartości w złotych 100.000 euro,
  
  

• status małego podatnika w 2009 r. będą posiadać podmioty, których wymieniony przychód w 2008 r. nie przekroczył równowartości w złotych 1.200.000 euro.

Po czwarte, zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej, którą można stosować dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji danego podatnika. W tym przypadku przepisy art. 22j ust. 1 updof i art. 16j ust. 1 updop przewidują minimalne okresy amortyzowania dla poszczególnych grup środków trwałych.
 

Z przykładu wynika, że najkorzystniejsze jest zastosowanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Trzeba jednak pamiętać, że odpisy amortyzacyjne będąc kosztami uzyskania przychodów, mają wpływ na wysokość zaliczki miesięcznej na podatek dochodowy. Jeśli podatnik płaci miesięcznie wysokie zaliczki, powinien wybrać metodę, której zastosowanie umożliwi płacenie niższych zaliczek miesięcznych przez dłuższy okres.

1.4. Czy używać własnych składników majątku, czy obcych?

Z prowadzeniem działalności gospodarczej wiąże się konieczność używania składników majątku trwałego. Mogą one stanowić własność podatnika albo być używane na podstawie umowy cywilnoprawnej, tj. leasingu, najmu, dzierżawy lub użyczenia. Niewątpliwą zaletą nabycia na własność jest możliwość amortyzowania, a także nieograniczonego władania rzeczą, tj. zbycia, ponoszenia kosztów ulepszenia itd. Za wadę można uznać konieczność wydatkowania jednorazowo niemałych często środków finansowych lub ponoszenia kosztów związanych z kredytem lub pożyczką, tj. odsetki, opłaty i prowizje bankowe. Ponadto poniesienie jednorazowo wydatku związanego z zakupem może spowodować zachwianie płynności finansowej nabywcy.

Jeśli więc nie ma potrzeby lub możliwości nabywania składnika majątku na własność, warto rozważyć inną formę używania rzeczy. Porównajmy więc poszczególne umowy.