Jakie błędy dyskwalifikują księgi podatkowe?
Na podatnikach prowadzących działalność gospodarczą ciąży obowiązek prowadzenia ksiąg, ewidencji i rejestrów. Prowadzenie ksiąg zgodnie z przepisami warunkuje uznanie ich jako dowód w postępowaniu podatkowym. W przeciwnym razie podatnik naraża się na konsekwencje.
Nierzetelność i niewadliwość
Podstawowymi dowodami w postępowaniu wymiarowym prowadzonym przez urząd skarbowy są: księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry prowadzone do celów podatkowych, pod warunkiem, że są rzetelne i bez błędów formalnych. Wynika to z art. 193 § 1 Ordynacji podatkowej.
Prowadzone rzetelnie księgi podatkowe to księgi przedstawiające zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, prowadzone na podstawie rzetelnych, kompletnych i wolnych od błędów rachunkowych dowodów księgowych.
"(…) Innymi słowy nierzetelność księgi podatkowej jest okolicznością faktyczną, której treścią jest niezgodność zapisów zawartych w księdze z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń, które zapisy te winny odzwierciedlać. Nierzetelność księgi wystąpi wówczas, gdy nie zostaną w niej wykazane zdarzenia, które zgodnie z przepisami regulującymi prowadzenie ksiąg, winny zostać w księdze wykazane, np. przychody, lub w sytuacji, gdy w księdze zostaną wykazane zdarzenia, które w rzeczywistości nie miały miejsca, np. koszty, których podatnik nie poniósł. (…)" |
| Wyrok WSA w Gdańsku z dnia 4 stycznia 2007 r., sygn. akt I SA/Gd 812/06 |
Nierzetelności nie należy jednak mylić z wadliwym prowadzeniem ksiąg podatkowych. Księgi wadliwe to takie, które zawierają uchybienia o charakterze formalnym. Polegają na naruszeniu zasad prowadzenia księgi podatkowej. Takimi błędami są np. wpisanie niewłaściwej daty faktury, nienumerowanie stron czy też zapis niechronologiczny.
"(…) nierzetelność to ewidentna niezgodność zapisu księgowego z rzeczywistością, która - gdyby została przyjęta za podstawę wymiaru - spowodowałaby ustalenie niewłaściwej wysokości podatku. (…)" |
| Wyrok WSA w Gorzowie Wlkp. z dnia 10 czerwca 2008 r., sygn. akt I SA/Go 107/08 |
Księgi podatkowe stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów, do czasu gdy nie zostaną zakwestionowane przez organ podatkowy. Z powodu nierzetelnego lub wadliwego prowadzenia odrzucona może być cała księga lub tylko jej część. To, w jakiej części księgi nie zostaną uznane za dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów, zależy od zakresu stwierdzonych nieprawidłowości. Przy czym księgi podatkowe, które prowadzone są w sposób wadliwy, uznawane są mimo wszystko za dowód, jeżeli nieprawidłowości nie mają istotnego znaczenia dla sprawy. Pozwala na to art. 193 § 5 Ordynacji podatkowej.
Szacowanie podstawy opodatkowania
Odrzucenie ksiąg podatkowych jako dowodu może spowodować ustalenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania. Dzieje się tak wówczas, gdy:
- brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia lub
- dane wynikające z ksiąg podatkowych nie pozwalają na określenie podstawy opodatkowania, lub
- podatnik naruszył warunki uprawniające do korzystania ze zryczałtowanej formy opodatkowania.
Stanowi o tym art. 23 Ordynacji podatkowej.
Należy zwrócić uwagę, że określenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania to ostateczność. Zanim bowiem urzędnicy sięgną po to rozwiązanie, muszą sprawdzić, czy podstawy opodatkowania nie można określić w oparciu o dane wynikające z ksiąg podatkowych uzupełnione innymi dowodami w postaci rachunków, faktur, umów itp. Dopiero jeżeli w ten sposób nie uda się określić rzeczywistej podstawy opodatkowania, dochodzi do jej oszacowania. Organ ma wówczas do wyboru następujące metody:
- porównawczą wewnętrzną,
- porównawczą zewnętrzną,
- remanentową,
- produkcyjną,
- kosztową,
- udziału dochodu w obrocie.
Charakteryzuje je szczegółowo art. 23 § 3 Ordynacji podatkowej. Przy czym wybór jednej z nich zależy od materiału dowodowego zebranego w sprawie, rodzaju działalności gospodarczej prowadzonej przez podatnika, lokalnych warunków ekonomicznych. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy nie można zastosować żadnej z wymienionych metod, podstawa opodatkowania może być oszacowana w inny sposób. Wybór sposobu oszacowania urzędnicy skarbowi muszą jednak uzasadnić.
Trzeba wskazać, że ustalenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania nie może mieć charakteru represyjnego. Oznacza to, że podstawa opodatkowania powinna być określona w wysokości zbliżonej do rzeczywistej. Przy czym podatnik może mieć do tego zastrzeżenia. Swoich racji musi jednak dochodzić w izbie skarbowej, wnosząc odwołanie od decyzji wydanej w tym zakresie przez urząd skarbowy.
Kara za błędy
Skutkiem uznania księgi za nierzetelną jest najczęściej odrzucenie jej jako dowodu w postępowaniu podatkowym. Wówczas podatnik naraża się na pewne konsekwencje, a mianowicie określenie podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, ponadto grozi mu odpowiedzialność karna skarbowa. Jak bowiem wynika z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego, kto nierzetelnie prowadzi księgę podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. Natomiast wadliwe prowadzenie księgi podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe określanej kwotowo.
Podstawa prawna:
- ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.),
- ustawa z dnia 10.09.1999 r. - Kodeks karny skarbowy (Dz. U. z 2007 r. nr 111, poz. 765 ze zm.).
autor: Małgorzata Smolnik
Gazeta Podatkowa Nr 699 z dnia 2010-09-20