Jakie pułapki czyhają na początkującego w biznesie

Osoby samozatrudnione stają się mikroprzedsiębiorcami. Niektórym to wystarcza. Inni chcą rozwijać swój biznes. Wielu przedsiębiorców uważa, że najpoważniejszym krokiem w rozwoju firmy jest zatrudnienie pierwszego pracownika. Zmienia się wtedy struktura stałych wydatków, poszerza odpowiedzialność właściciela.

Za każdym razem gdy przedsiębiorca (mały i duży) zastanawia się nad zmianami w firmie: chce przeprowadzić restrukturyzację, połączyć się z innym przedsiębiorstwem, wprowadzić nowy produkt na rynek, rozszerzyć sprzedaż, otrzymać finansowanie, wziąć udział w konkursie podnoszącym prestiż, powinien przygotować sobie prosty biznesplan. Choćby w myślach, ale jeszcze lepiej na kartce czy w komputerze. Należy zapisać pytania, a potem odpowiedzi na nie. Pozwoli to uporządkować myśli. Jest też spora szansa, że oprócz plusów wynikających z poszerzenia działalności, przedsiębiorca zauważy również niebezpieczeństwa.

Gdy zastanawiamy się nad zmianami, pomyślmy więc o tym: co i jak chcemy zrobić, jakimi pieniędzmi dysponujemy, czy kapitał ten wystarczy na zmiany, czy też lepiej byłoby poszukać wspólnika. A może postarać się o kredyt? Czy poradzimy sobie sami, czy może ze względu na liczne kontakty z innymi (kontrahentami, dostawcami, klientami) lepsza byłaby spółka?

Jeśli jesteśmy na początku biznesowej drogi, odpowiedzi na postawione wyżej pytania pozwolą nam również zdecydować, jaką formę działalności wybrać. Jeśli już prowadzimy biznes, na podstawie odpowiedzi stwierdzimy, czy i kiedy opłaca się nam znaleźć wspólnika, a gdy go mamy: w jakiej formie prawnej prowadzić razem z nim biznes.

Do wyboru mamy m.in. jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę cywilną, spółkę jawną, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną i komandytową.

Jeśli chcemy działać samodzielnie i powoli rozwijać biznes, to najłatwiej i najtaniej jest zarejestrować jednoosobową indywidualną działalność gospodarczą.

Jeśli mamy partnera, wspólnika zapewne zdecydujemy się na spółkę cywilną (działającą w oparciu o kodeks cywilny) lub jawną (spółka handlowa). Pierwsza nie jest przedsiębiorstwem, tylko porozumieniem wspólników rejestrowanym w centralnej ewidencji, podobnie jak indywidualna działalność gospodarcza (do spółki cywilnej potrzebna jest umowa, nie musi być notarialna). Spółka jawna wymaga rejestracji w KRS i jest przedsiębiorstwem.

Możemy zdecydować się też na nieco bardziej skomplikowaną spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Ta traktowana jest przez biznesmenów jako bardziej wiarygodna, bo wymaga kapitału zakładowego (co prawda niewielkiego, wystarczy 5 tys. zł) i wpisu do rejestru sądowego. Poza tym prowadzi bilans i rachunek wyników. Jest zatem pewniejszym partnerem. Ale prowadząc spółkę z o.o. mamy więcej obowiązków formalnych i sprawozdawczych. Forma ta narzuca również określone procedury podejmowania decyzji.

Gdy decydujemy się na określoną formę prawną, powinniśmy pamiętać (początkujący przedsiębiorcy o tym często nie myślą), że w zależności od tego, co wybierzemy, będziemy odpowiadać całym majątkiem, także osobistym, albo nasza odpowiedzialność finansowa będzie kończyć się na majątku firmy.

W przypadku spółki z o. o. odpowiadamy tylko majątkiem spółki, a nie prywatnym. Zatem w razie upadłości odpowiedzialność finansowa wspólników kończy się na wysokości wniesionych wkładów.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, spółki cywilnej i jawnej przedsiębiorca odpowiada także osobistym majątkiem. O różnicy tej powinni pamiętać wszyscy, którzy zamierzają korzystać z finansowania zewnętrznego.

Kolejną ważną kwestią, na którą powinny zwracać uwagę osoby zamierzające rozszerzyć biznes, są podatki. Wadą spółki z o.o. jest podwójne opodatkowanie podatkiem CIT i podatkiem od dochodów kapitałowych. Dlatego wiele osób rejestruje lub przekształca swoje firmy w spółki komandytowe.

Koszt założenia spółki komandytowej to 1 tys. zł opłaty u notariusza i 600 zł opłaty sądowej. Minimalny kapitał zakładowy wynosi 10 tys. zł. Spółka komandytowa pozwala na połączenie wysokiego bezpieczeństwa majątku prywatnego wspólników (na zasadach zbliżonych do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz efektywnego sposobu opodatkowania. Spółka taka nie płaci podatku dochodowego; w roli podatników występują wspólnicy. Przychody z udziału w spółce komandytowej określa się proporcjonalnie do udziału wspólnika w zysku. Przychody te są traktowane tak jak przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej. Wspólnicy, jako osoby fizyczne, mogą zatem odprowadzać PIT ze stawką liniową lub na zasadach ogólnych.

Justyna Mazur, ekspert Antal IT Services, zwraca uwagę, że jednym z warunków poszerzenia asortymentu jest dbałość o jakość produktów czy usług. - Rozwój nie może odbywać się kosztem dotychczasowej jakości - tłumaczy Justyna Mazur. - Decydując się na rozszerzenie portfolio należy zawsze zabezpieczyć wysokie standardy jakościowe, aby nie tylko pozyskać nowych odbiorców, ale też utrzymać dotychczasowych.

Wysoka jakość i odpowiedni standard usług to podstawa funkcjonowania na konkurencyjnym rynku. Dzięki profesjonalnemu podejściu do klientów przedsiębiorstwo tworzy "swoją listę referencyjną", a tym samym zapewnia sobie płynność finansową. Zadowoleni klienci powracają i rekomendują współpracę swoim znajomym oraz rodzinie. Dla każdej firmy poszerzenie kręgu kontrahentów jest ważnym elementem rozwoju.

- Samodzielne pozyskiwanie kontraktów może okazać się sporym wyzwaniem i dużym obciążeniem. Dlatego wiele osób, zwłaszcza na początku działalności, nawiązuje współpracę z firmami pośredniczącymi czy agencjami - dodaje Justyna Mazur. - Współpraca taka pozwala przedsiębiorcy skoncentrować się na głównej działalności, a pozyskiwanie zleceń, kontraktów pozostawić innym.

Agencja dzięki szerokiemu gronu klientów jest w stanie minimalizować ryzyko gospodarcze swoich kontrahentów poprzez zapewnianie im ciągłości zleceń. Z czasem liczba kontraktów i zapytań wzrasta automatycznie dzięki pozytywnym referencjom i polecaniu przez zadowolonych klientów.

Paweł Szydziak, zarządzający Inkubatorem Przedsiębiorczości w Idea Banku, przyznaje, że wielu początkujących przedsiębiorców ma tendencję do przeinwestowania.

- Mają pomysł, biznesplan i zaczynają od zakupu maszyn czy urządzeń. Muszą mieć wszystko na własność. Często występują o kredyty. A dopiero potem rozpoczynają produkcję - mówi ekspert. - Tymczasem niekiedy lepsza jest metoda małych kroków. Zamiast produkować jakiś towar, kupmy go od kogoś i spróbujmy, czy uda się go sprzedać zgodnie z naszym pomysłem. Nie kupujmy maszyn, tylko wypożyczmy je. Warto niekiedy zrezygnować z marży, by zbadać chłonność rynku.

Zdaniem Pawła Szydziaka, przedsiębiorcy z niewielkim biznesowym stażem niekiedy wpadają w pułapkę jednego odbiorcy.

- Zamówienia od jednego kontrahenta rosną w takim tempie, że zastanawiamy się nad zwiększeniem zatrudnienia czy zakupem kolejnych urządzeń. Warto wtedy pomyśleć, a co się ze mną i firmą stanie, jeśli kontrahent zmieni dostawcę? - radzi przedstawiciel Idea Banku

Częstym błędem początkujących w biznesie jest niechętne zatrudnianie innych.

- Wiele osób ma kłopoty z podzieleniem się obowiązkami. Chcą wszystko robić sami. Zamieniają się w sekretarkę, zaopatrzeniowca i księgową. A prowadzenie biznesu polega na zarządzaniu - dodaje ekspert.

Decyzja o zwiększeniu zatrudnienia powinna być poprzedzona poważnym zastanowieniem się, czy nowa osoba potrzebna będzie na stałe, czy tylko na pewien czas. Jeśli to drugie, to najprościej jest skorzystać z pracowników tymczasowych.

- Wtedy pracownik de facto jest zatrudniany przez firmę zewnętrzną, co zwalnia przedsiębiorcę z rozliczenia na przykład ZUS. Dodatkowo praca tymczasowa charakteryzuje się krótkimi okresami wypowiedzenia, co jest wygodne dla przedsiębiorców, którzy debiutują w roli pracodawców - informuje Urszula Zając-Pałdyna, ekspert Grupy Pracuj.

Zwraca ona uwagę, że co prawda do wynagrodzenia pracownika tymczasowego trzeba doliczyć opłaty na rzecz firmy pośredniczącej, ale są one niezbyt wygórowane, jeśli zestawimy je z odpowiedzialnością, jaka ciąży na pracodawcach.

Jeśli chcemy mieć kadrę na stałe, również powinniśmy zastanowić się nad formą współpracy. Eksperci podkreślają, że dla kandydatów ważna jest przejrzysta informacja, czy będzie to zatrudnienie na etacie, czy inna forma współpracy wynikająca z kodeksu cywilnego. O tym co bardziej opłaca się przedsiębiorcy, decyduje rachunek ekonomiczny (porównanie kosztów płacowych i pozapłacowych przy różnych formach współpracy), ale też to, czy zależy nam na ściślejszym powiązaniu z pracownikiem, czy nie. Jeśli chcemy mieć u siebie pracowników z doświadczeniem i poszukiwanymi na rynku umiejętnościami, to lepiej będzie, gdy zaproponujemy im trwałą relację. A tak w większości przypadków traktowany jest stały etat.

- Podstawowym wydatkiem, który obciąża przedsiębiorcę, jest wynagrodzenie brutto. Ale są też dodatkowe wydatki związane bezpośrednio z zatrudnieniem pracownika, np. obowiązkowe składki do ZUS; niektóre obciążają zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Na przykład zawarcie umowy o pracę skutkuje obciążeniem wynagrodzenia pracownika, ale też kosztami dla przedsiębiorcy - przypomina Edyta Kąkol, ekspert Grupy Pracuj. - Najczęściej jednak zapominamy o szeregu innych, fakultatywnych lub obligatoryjnych wydatkach towarzyszących, które również należy uwzględnić w rachunku ekonomicznym. Są to: koszty rekrutacji, koszty badań lekarskich, koszty przygotowania stanowiska pracy, w tym szkolenie BHP, koszty administracyjne związane z przygotowaniem oraz prowadzeniem dokumentacji zatrudnianej osoby.

Aleksandra Fandrejewska

Kliknij i pobierz darmowy program PIT 2013