Kiedy złożyć i jak wypełnić ZUS ZSWA?

Nowy obowiązek

Ustawa o emeryturach pomostowych, która weszła w życie ponad dwa lata temu, nałożyła na niektórych płatników nowe obowiązki. Chodzi tu o płatników zatrudniających pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Oprócz tego, że zostali oni zobowiązani do opłacania składek na FEP za osoby wykonujące taką pracę, muszą też prowadzić dodatkową dokumentację dotyczącą takich prac (ewidencję). W tym roku doszedł im kolejny obowiązek - zgłoszenie okresów pracy, w których ubezpieczeni pracowali w szczególnych warunkach lub wykonywali pracę o szczególnym charakterze. Aby poinformować ZUS o zatrudnieniu takich osób, płatnik musi wypełnić i przekazać do tej instytucji specjalny formularz ZUS ZSWA.

Zgłoszenie ZUS ZSWA należy przekazać do ZUS do 31 marca 2011 r.

Zgłoszenie ZUS ZSWA za 2010 r. powinno też zawierać informacje o pracownikach, którzy wykonywali wymienione prace w 2009 r. (nawet jeśli w 2010 r. już nie wypełniali swoich obowiązków o takim charakterze). Przekazuje się je w takiej formie, w jakiej płatnik składa do ZUS pozostałe dokumenty.

Inny termin na złożenie ZUS ZSWA

Istnieją przypadki, w których pracodawca przekazuje zgłoszenie ZUS ZSWA w innym terminie niż do 31 marca. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:

• pracownik złożył wniosek o przyznanie emerytury pomostowej lub wystąpił z takim wnioskiem przed przekazaniem zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy - zgłoszenie należy przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej;
   
• nastąpi ogłoszenie upadłości lub likwidacja płatnika - wówczas zgłoszenie ZUS ZSWA należy przekazać do ZUS nie później niż w dniu złożenia dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Jak wypełnić ZUS ZSWA?

Wzór formularza ZUS ZSWA stanowi załącznik nr 17 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej określającego wzory zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego... (Dz. U. z 2009 r. nr 186, poz. 1444). Formularz ten jest podzielony na 7 bloków.

W pierwszym z nich, dotyczącym danych organizacyjnych, płatnik wypełnia jedynie pole 01. Podaje w nim identyfikator zgłoszenia, tj. numer/rok (np. 001 2010), gdzie numer oznacza numer raportu za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy powinien mieć numer 001. Może to być zarówno dokument składany za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, składany np. za ubezpieczonego, który w trakcie roku kalendarzowego zgłosił wniosek o emeryturę pomostową. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA, dotyczące tego samego roku kalendarzowego, numerujemy kolejnymi identyfikatorami (z zakresu 001 - 999). Nie ma tutaj żadnego znaczenia czy płatnik w danym dokumencie dokonuje zgłoszenia, czy też jego korekty.

W bloku II płatnik wpisuje swoje dane identyfikacyjne, tj. dane, które podał w zgłoszeniu ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku EDG-1 albo dane podane w bloku III dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku EDG-1, jeśli dokonywał zmiany danych lub ich korekty.

Kolejne bloki (III, IV, V i VI) są podzielone na dwie części: A i B. W części A należy wpisać dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Wpisuje się więc tutaj dane ubezpieczonego podane w zgłoszeniu do ubezpieczeń ZUS ZUA/ZUS ZZA, a w przypadku zmiany lub korekty jego danych identyfikacyjnych - dane z bloku IV dokumentu ZUS ZIUA. Jeśli płatnik składa pierwsze zgłoszenie osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wtedy w polu 01 części A powinien wpisać znak "X", a jeśli składa korektę - znak ten wpisuje w polu 02. Część B dotyczy danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Podaje się w tej części:

• 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (pole 01),
   
• 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pole 02),
   
• okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (w polu 03 - należy podać datę, od kiedy ubezpieczony rozpoczął wykonywanie tego rodzaju pracy, a w polu 04 - datę, do kiedy trwał okres jej wykonywania).

Z kolei w polu 05 należy wpisać wymiar czasu pracy, w którym wykonywana była praca w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie tego rodzaju pracy. Podaje się go w postaci ułamka zwykłego (np. 1/1 - dla pełnego wymiaru czasu pracy, 150/176 - gdy wymiar ten jest określony w godzinach).

W ostatnim bloku (VII) jest miejsce na oświadczenie płatnika składek. Należy w nim wpisać datę wypełnienia formularza (pole 01) oraz złożyć podpis dla potwierdzenia wiarygodności danych (pole 02). Składa go płatnik lub osoba przez niego upoważniona. W polu 03 należy umieścić pieczątkę płatnika składek (o ile płatnik ją posiada).

Korekta gdy są błędy

Jeśli zachodzi konieczność korekty danych wykazanych w zgłoszeniu ZUS ZSWA w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości (przez płatnika składek, ZUS czy właściwy organ Państwowej Inspekcji Pracy), wówczas w ciągu 7 dni płatnik powinien przekazać do ZUS jego korektę.

Jeżeli konieczność złożenia korekty jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:

• decyzji - korekta ZUS ZSWA powinna być złożona nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji,
   
• kontroli - korygujące zgłoszenie ZUS ZSWA powinno być złożone nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 20 (748) z dnia 2011-03-10

GOFIN podpowiada