Korygowanie przez płatnika składek błędów w drukach ZUS

Błędna data zgłoszenia na ZUS ZUA

Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym (wszystkich ryzyk) i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Obowiązek tych ubezpieczeń powstaje dla pracownika od dnia nawiązania stosunku pracy i trwa do dnia jego ustania. Wynika to z art. 13 pkt 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz art. 69 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Treść ujednoliconych przepisów prawnych dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl.

Pracodawcy mają czasem wątpliwości, kiedy następuje nawiązanie stosunku pracy: w dniu zawarcia umowy o pracę, czy w dniu rozpoczęcia pracy. Trzeba pamiętać, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a gdy go nie określono - w dniu zawarcia umowy. Wobec tego datą nawiązania stosunku pracy może być data rozpoczęcia pracy, jeżeli została ona wskazana w umowie o pracę. Jeśli natomiast daty tej nie określono, wówczas będzie nią data zawarcia umowy.

W przypadku zatem, gdy pracodawca zawiera z daną osobą umowę o pracę w terminie wcześniejszym i ustala w niej późniejszy termin rozpoczęcia pracy, wówczas dzień rozpoczęcia pracy jest dniem nawiązania stosunku pracy i tym samym powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS dla takiej osoby. Nie ma problemu z ustaleniem prawidłowej daty powstania obowiązku ubezpieczeń w ZUS pracownika (dla celów jej wpisania w dokumencie ZUS ZUA) w sytuacji, gdy dzień zawarcia umowy o pracę pokrywa się z dniem rozpoczęcia pracy. Przykładowo, gdy umowę o pracę pracodawca zawarł z daną osobą w dniu 1 sierpnia 2017 r. i dzień ten jest jednocześnie dniem rozpoczęcia pracy, wówczas w druku ZUS ZUA odpowiednio w blokach VI. w polu 01. i VII. w polu 01. należy wpisać 1 sierpnia 2017 r.

Jeżeli jednak w druku ZUS ZUA pracodawca wpisał niewłaściwą datę powstania obowiązku ubezpieczeń, powinien dokonać korekty tego błędu. Przy czym, nie można skorygować błędnej daty zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń - co najczęściej robią płatnicy składek - poprzez złożenie druku zgłoszeniowego ZUS ZUA w trybie korekty. O zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń, dotyczących m.in. terminów powstania ubezpieczenia, płatnik składek zawiadamia bowiem organ rentowy poprzez wyrejestrowanie danej osoby z ubezpieczeń (na druku ZUS ZWUA) i ponowne jej zgłoszenie do ubezpieczeń (na druku ZUS ZUA) z prawidłowymi danymi (przykład 1). Taki tryb postępowania wynika z art. 36 ust. 14 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Wymienione dokumenty trzeba przekazać do ZUS w terminie 7 dni, licząc od momentu stwierdzenia nieprawidłowości.

Analogicznie należy postąpić w przypadku, gdy pracodawca przekazując informację o zatrudnieniu pracownika pomylił się i w konsekwencji podał nieprawidłową datę jego zatrudnienia, przez co osoba sporządzająca w jego imieniu dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS zgłosiła pracownika np. o kilka dni za wcześnie. Również w takim przypadku korekty błędnej daty zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w ZUS pracodawca dokonuje poprzez wyrejestrowanie go z ubezpieczeń, a następnie ponowne zgłoszenie z prawidłową datą powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego (przykład 2).

Nieprawidłowe dane identyfikacyjne pracownika

Możliwa jest sytuacja, że pracodawca zgłaszając do ubezpieczenia zdrowotnego członka rodziny pracownika przez nieuwagę poda w druku ZUS ZCNA dane innego pracownika, który nie wnioskował o dokonanie takiego zgłoszenia. Wtedy zobowiązany jest poprawić powstały błąd. Dokonuje tego poprzez anulowanie błędnie sporządzonego, a następnie przekazanego do ZUS dokumentu. Aby to uczynić, powinien ponownie wypełnić druk ZUS ZCNA, wpisując w nim te same dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej (tj. dane innego pracownika), które podał w pierwotnie złożonym druku ZUS ZCNA oraz dane zgłoszonego na nim członka rodziny. Wtedy w bloku np. IV. A. w polu 01. tego druku powinien wpisać cyfrę 2, która oznacza wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Jako datę utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego (wyrejestrowania członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego) należy w tym przypadku podać datę, która w pierwotnie złożonym błędnym druku ZUS ZCNA została podana jako data uzyskania uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego. Pozostałe bloki tego formularza należy wypełnić na zasadach ogólnych. Następnie pracodawca powinien wypełnić jeszcze jeden druk ZUS ZCNA, podając w nim dane pracownika, który faktycznie wnioskował o zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego.

Błąd w imieniu pracownika

Niekiedy pracodawca dokonując zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz zdrowotnego w ZUS przestawi litery w jego imieniu. W zależności od tego, które imię (pierwsze czy drugie) zostało błędnie wpisane w tym druku, jego korekty dokonuje się odpowiednio na druku ZUS ZIUA lub ZUS ZUA.

Błąd popełniony w formularzu ZUS ZUA w danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń (blok III.) koryguje się poprzez przekazanie do ZUS dokumentu ZUS ZIUA w formie zmiany lub korekty. Aby dokonać korekty błędnie wpisanego pierwszego imienia pracownika, należy w ZUS ZIUA wpisać w bloku I. "Dane organizacyjne" w polu 01. - cyfrę 2 (co oznacza korektę danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej), następnie w bloku III. "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" tego druku trzeba podać poprzednie dane identyfikacyjne pracownika (z błędnym imieniem), a w bloku IV. "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" - wykazać jego aktualne dane, w tym prawidłowe imię.

Druki ZUS ZUA, ZUS ZCNA i ZUS ZWUA dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Wśród danych identyfikacyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń znajdujących się w bloku III. formularza ZUS ZUA występuje m.in. nazwisko, imię pierwsze. Nie ma w nich natomiast drugiego imienia osoby ubezpieczonej. Drugie imię (a także nazwisko rodowe i obywatelstwo) znajduje się w danych ewidencyjnych osoby zgłaszanej do ubezpieczeń, tj. w bloku IV. druku ZUS ZUA. Zmiany bądź korekty danych występujących w tym bloku druku dokonuje się poprzez złożenie dokumentu zgłoszenia do ubezpieczeń, tj. ZUS ZUA, w trybie zmiany lub korekty. W celu korekty danych ewidencyjnych osoby ubezpieczonej, wykazanych wcześniej na druku ZUS ZUA (tu: drugiego imienia pracownika), należy w bloku I. "Dane organizacyjne" tego druku w odpowiednim polu wpisać cyfrę "2".

W obu przypadkach w pozostałych blokach dokumentów ZUS ZUA lub ZUS ZIUA należy wpisać wszystkie prawidłowe dane.

Korekta złej daty wyrejestrowania

Stosunek pracy ustaje z dniem rozwiązania (lub wygaśnięcia) umowy o pracę. W takim przypadku obowiązkiem każdego pracodawcy (jako płatnika składek) jest zawiadomienie o tym fakcie ZUS. Informację taką przekazuje się na formularzu ZUS ZWUA - "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń".

Niejednokrotnie pracodawca, u którego sobota i niedziela są dniami wolnymi od pracy, sądzi, że w sytuacji gdy rozwiązuje z pracownikiem umowę o pracę i ostatnim dniem zatrudnienia tej osoby jest piątek, to w druku ZUS ZWUA jako datę wyrejestrowania jej z ubezpieczeń w ZUS należy podać datę przypadającą na najbliższy dzień roboczy, tj. poniedziałek. Jest to nieprawidłowe. W takim bowiem przypadku jako datę wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS należy podać w tym dokumencie następny dzień po dniu, w którym została rozwiązana z nim umowa o pracę (lub uległa ona wygaśnięciu). Należy podkreślić, iż reguła ta nie odnosi się wyłącznie do dni roboczych (tj. przypadających od poniedziałku do piątku). Dotyczy bowiem również dni, które są w danej firmie wolnymi od pracy (a także tych, które przypadają w święto).

Jeżeli przykładowo pracodawca rozwiązał z pracownikiem umowę o pracę dnia 4 sierpnia 2017 r. - piątek, a w druku ZUS ZWUA w bloku IV. w polu 02. jako datę wyrejestrowania tej osoby z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego wpisał 7 sierpnia 2017 r. (poniedziałek) zamiast 5 sierpnia 2017 r. (sobota), to zobowiązany jest skorygować ten dokument. Składa go wtedy do ZUS ponownie w trybie korekty i w polu 02. w bloku I. wpisuje znak "X". Pozostałe bloki tego druku wypełnia się na ogólnych zasadach, wpisując w nich wszystkie prawidłowe dane.

Dane numeryczne w ZUS ZUA

We wszystkich dokumentach związanych z ubezpieczeniami społecznymi, w tym m.in. rozliczaniem i opłacaniem składek, należy podawać:

• w przypadku osób ubezpieczonych (np. pracowników) ich numer PESEL, w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
   
• w przypadku płatników składek - NIP i REGON, a jeżeli płatnikowi składek nie nadano tych numerów lub jednego z nich - numer PESEL lub serię i numer dowodu osobistego albo paszportu.

Takie uregulowanie wynika z art. 35 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Możliwa jest sytuacja, że pracownik został wcześniej zgłoszony do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w ZUS na druku ZUS ZUA z błędnymi danymi identyfikacyjnymi, np. z numerem PESEL i NIP oraz serią i numerem dowodu osobistego. Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie do ZUS informacji o zmianie danych identyfikacyjnych tej osoby. Zmiany identyfikatorów numerycznych pracownika dokonuje się na druku ZUS ZIUA, gdzie w bloku III. "Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" należy wykazać dane identyfikacyjne, z jakimi ta osoba została zgłoszona do ubezpieczeń (w tym z NIP), natomiast w bloku IV. "Aktualne dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej" należy podać:

• numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tego numeru - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu,
   
• nazwisko i pierwsze imię,
   
• datę urodzenia.