Kryterium socjalne potwierdzone oświadczeniem

Najpierw czynności sprawdzające

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Stanowi o tym art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zgodnie z którym przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Trzeba więc wziąć pod uwagę nie tylko sytuację materialną tej osoby, ale również dochody członków jej rodziny pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym.

Szczegółowe warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym ze związkami zawodowymi. Przy ustalaniu treści regulaminu - w zakresie zapisów o ulgowych świadczeniach i usługach - pracodawca jest związany wymogiem odniesienia się do kryterium socjalnego. Na gruncie ustawy o ZFŚS konieczność stosowania tego kryterium przy przyznawaniu ulgowych usług i świadczeń była i jest bezsporna. Problematyczna w praktyce pozostawała jednak kwestia formy, w jakiej powinno nastąpić potwierdzenie przez osobę uprawnioną jej sytuacji materialno-bytowej.

Preferowane oświadczenie

Generalnie osoby znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej powinny otrzymać świadczenie z ZFŚS w wyższej wysokości. Do tego jednak konieczne jest uwzględnienie całościowej sytuacji materialno-bytowej uprawnionego. Do 3 maja 2019 r. ustawa o ZFŚS nie regulowała sposobu ustalania tych kwestii. W większości pracodawcy na etapie przyznawania świadczeń z ZFŚS żądali od uprawnionego oświadczenia o dochodach jego i jego rodziny, a tylko sporadycznie innych dokumentów (zaświadczeń) dotyczących jego sytuacji materialno-bytowej. Taka praktyka była akceptowana przez urzędy, w tym przez Głównego Inspektora Danych Osobowych (obecnie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Do 3 maja 2019 r. praktyka ta nie znajdowała jednak wprost odzwierciedlenia w przepisach ustawy o ZFŚS.

Zmiany pod wpływem RODO

Z dniem 4 maja 2019 r. weszła w życie ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych ... (Dz. U. z 2019 r. poz. 730), zwana ustawą wprowadzającą RODO. Znowelizowała ona m.in. ustawę o ZFŚS. Nowela potwierdziła to, co uprzednio było wyrobioną praktyką - a więc zasadę, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia z ZFŚS, następuje w formie oświadczenia.

Doprecyzowaniem tej zasady jest przepis, na podstawie którego pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Potwierdzenie to może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Od 4 maja br. przepisy ustawy o ZFŚS wprost stanowią, że pracodawca może przetwarzać dane osób uprawnionych wyłącznie w celu i w zakresie niezbędnym do przyznania ulgowych usług i świadczeń z Funduszu. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania tych danych nie dłużej niż jest to niezbędne do przyznania świadczenia oraz przez okres dochodzenia do niego praw lub roszczeń. Pracodawca musi też dokonywać przeglądu danych osobowych osób uprawnionych - nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym - w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Dane niepotrzebne jest zobowiązany usunąć.

Należy dodać, że do przetwarzania danych osobowych osób uprawnionych dotyczących zdrowia mogą być dopuszczone tylko te osoby, które otrzymają pisemne upoważnienie od pracodawcy (patrz ramka).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 42 (1604) z dnia 2019-05-27

GOFIN podpowiada