Nowe zasady prowadzenia mediacji w sporze między przedsiębiorcami

Liczba ugód zawieranych w wyniku postępowania mediacyjnego nie przekracza 1% wszystkich spraw cywilnych rozstrzyganych przed sądami powszechnymi. Stąd też ingerencja ustawodawcy w obowiązujące przepisy, które mają nakłonić zarówno strony, jak i polskie sądy do kierowania spraw na drogę postępowania mediacyjnego. Zmiany w tym zakresie obowiązują od początku tego roku, na mocy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów.

Podstawowy przepis, mający na celu nakłonienie stron do skorzystania z mediacji jeszcze przed skierowaniem sprawy na drogę sądową, to znowelizowany przez wspomnianą ustawę art. 187 § 1 pkt 3 K.p.c., który stwierdza, że pozew powinien zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku, gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia. Przepis ten nie nakłada na powoda obowiązku udowodnienia podjęcia określonych czynności, wymaga jedynie, by powód wykazał, czy strony podjęły próbę ugodowego załatwienia sporu, czy też nie. Trzeba więc poinformować sąd czy taka próba została podjęta, a jeżeli nie to dlaczego. Obowiązek podania takiej informacji w pozwie ma na celu wyraźne wskazanie, że każda sprawa kierowana do sądu powinna być poprzedzona próbą polubownego rozwiązania konfliktu.

Co więcej, już na etapie procesu sąd ma prawo nakłaniać strony do podjęcia mediacji. Gwarantuje to bowiem nowe brzmienie art. 10 K.p.c. Co prawda przepis ten we wcześniejszym brzmieniu nakładał na sąd obowiązek dążenia do ugodowego załatwienia sporu, jednak jego zbytnia ogólnikowość nie sprzyjała kierowaniu spraw do rozstrzygania w drodze mediacji. Obecnie więc, na mocy zmian wprowadzonych do Kodeksu postępowania cywilnego, z dniem 1 stycznia br. przepis ten brzmi następująco: "W sprawach, w których zawarcie ugody jest dopuszczalne, sąd dąży w każdym stanie postępowania do ich ugodowego załatwienia, w szczególności przez nakłanianie stron do mediacji. Sądy mają więc obowiązek informowania stron o możliwościach i korzyściach związanych z mediacją".

W celu zachęcenia pełnomocników do proponowania stronom udziału w postępowaniu mediacyjnym ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze wspieraniem polubownych metod rozwiązywania sporów wprowadziła możliwość zasądzenia wyższych kosztów uwzględniających zaangażowanie pełnomocnika w czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, również na etapie przedsądowym. Celem tego przepisu jest zachęcenie adwokatów i radców prawnych do proponowania mediacji i innych pozasądowych metod jako sposobu rozwiązania sporu również przed wszczęciem procesu. Dotychczasowy brak odzwierciedlenia w honorarium zasądzanym w postaci kosztów zastępstwa procesowego powodował, że mediacja nie była tak często proponowana przez pełnomocników jako droga do rozwiązania sporu.

Od początku tego roku na mocy art. 103 § 1 K.p.c. strona (niezależnie od wyniku sprawy) może zostać obciążona tymi kosztami procesu, które powstały na skutek oczywiście nieuzasadnionej odmowy poddania się mediacji. Takimi kosztami nie może być obciążona strona, która sprawę wygrała w całości, a nie poddała się mediacji z powodu przekonania co do swoich racji. Taka postawa nie może być bowiem uznana za nieuzasadnioną odmowę poddania się mediacji. Przepis ten ma zastosowanie przykładowo w sytuacjach, gdy strona od początku odmawia poddania się mediacji w sposób oczywiście nieuzasadniony, mimo że istnieje perspektywa zawarcia ugody. Sąd rozstrzygający sprawę ma możliwość zastosowania tej zasady jedynie wówczas, gdy uzna, że postawa strony, polegająca na odmowie poddania się mediacji, była nieodpowiedzialna i oceni zachowanie strony jako niesumienne lub oczywiście niewłaściwe. Kosztami spowodowanymi nielojalną postawą może zostać obciążona np. strona, która przegrała sprawę w części, jeżeli uprzednio odrzuciła w sposób oczywiście bezzasadny rozsądną propozycję drugiej strony poddania się mediacji. Jeżeli strona zostanie obciążona takimi kosztami, to ogranicza się je jedynie do tych kosztów procesu, które powstały na skutek nielojalnego postępowania strony, będą to np. wynagrodzenie i wydatki poniesione przez mediatora lub koszty stawiennictwa strony na wyznaczone posiedzenie mediacyjne, na które nie stawiła się strona przeciwna.

Jeżeli strony nie dokonały wyboru osoby mediatora, sąd kierując strony do mediacji, wyznacza mediatora mającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju, biorąc pod uwagę w pierwszej kolejności stałych mediatorów. To zmiana w stosunku do poprzednio obowiązujących przepisów, które stanowiły, że co do zasady, to sąd wyznacza mediatora.

Nowe przepisy wzmacniają ideę bezstronności mediatora. Stąd też mediator musi zachować bezstronność przy prowadzeniu mediacji. Co więcej, sam ma obowiązek niezwłocznie ujawnić stronom okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności. Ustawodawca wprowadzając opisywane zmiany, postanowił wyodrębnić z grupy mediatorów tzw. stałych mediatorów. Stały mediator może odmówić prowadzenia mediacji tylko z ważnych powodów, o których jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić strony, a jeżeli strony do mediacji skierował sąd - również sąd.

Ugoda zawarta przed mediatorem, po jej zatwierdzeniu przez sąd, ma moc prawną ugody zawartej przed sądem.

Ugoda zawarta przed mediatorem, którą zatwierdzono przez nadanie jej klauzuli wykonalności, jest tytułem wykonawczym.

Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące. Co bardzo ważne, pomimo tego, że mediator proponuje stronom różne sposoby prowadzenia mediacji, to decyzja co do wyboru sposobu rozwiązania sporu oraz co do zawarcia ugody o określonej treści należy do stron. Rola mediatora polega przede wszystkim na wspieraniu stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych. Mediator nie może nakazać stronom zakończenia sporu w jakikolwiek konkretny sposób. Nie może także wywierać na strony nacisku. Strony natomiast powinny otrzymać jak najpełniejszą informację w sprawie, aby mogły podjąć w pełni świadomą i satysfakcjonującą je decyzję.

Ustawa wydłuża możliwy czas trwania mediacji z jednego do trzech miesięcy (średni czas mediacji to 40 dni). Na zgodny wniosek stron lub z innych ważnych powodów termin na przeprowadzenie mediacji może zostać przedłużony, jeżeli będzie to sprzyjać ugodowemu załatwieniu sprawy. Czasu trwania mediacji nie wlicza się do czasu trwania postępowania sądowego. Reguła dotycząca niewliczania czasu mediacji do ogólnego czasu trwania postępowania sądowego ma na celu zachęcenie sędziów do kierowania spraw do mediacji poprzez to, że czas mediacji nie będzie negatywnie wpływał na ocenę ich pracy.

Postępowanie mediacyjne nie jest jawne. Nowe przepisy rozszerzają katalog osób zobowiązanych do zachowania w tajemnicy faktów, o których dowiedziały się w związku z postępowaniem mediacyjnym. Do tej pory taki obowiązek dotyczył tylko mediatora. Teraz przepisy wyraźnie stanowią, że obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy mediatora, stron i innych osób biorących udział w postępowaniu mediacyjnym. W mediacji, za zgodą stron i w porozumieniu z mediatorem, mogą brać udział również osoby trzecie: adwokaci, radcy prawni, nieprofesjonalni pełnomocnicy stron, członkowie rodziny, pracownicy przedsiębiorcy, eksperci. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z obowiązku zachowania tajemnicy.

Wszczęcie mediacji przez stronę następuje z chwilą doręczenia mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji, z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie. Sąd może skierować strony do mediacji na każdym etapie postępowania. Często bowiem możliwość polubownego zakończenia sporu pojawia się na dalszym etapie postępowania, np. po przeprowadzeniu określonych dowodów. Zasady tej nie stosuje się w sprawach rozpoznawanych w postępowaniach upominawczym oraz nakazowym, chyba że doszło do skutecznego wniesienia zarzutów. W poprzednim stanie prawnym strony mogły zostać skierowane do mediacji jedynie do zamknięcia pierwszego posiedzenia wyznaczonego na rozprawę.

Postanowienie kierujące strony do mediacji może być wydane na posiedzeniu niejawnym. Mediacji nie prowadzi się, jeżeli strona w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia kierującego strony do mediacji nie wyraziła zgody na mediację. W art. 183⁸ § 4 K.p.c. zostało wprowadzone nowe rozwiązanie polegające na możliwości nakazania stronom udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów, w szczególności mediacji, przed wyznaczeniem pierwszego posiedzenia przeznaczonego na rozprawę.

Mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego. Wyznaczenie posiedzenia mediacyjnego nie jest wymagane, jeżeli strony zgodzą się na przeprowadzenie mediacji bez posiedzenia mediacyjnego. W przypadku gdy strona, po zawarciu ugody, w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację, wystąpi do sądu z wnioskiem o zatwierdzenie ugody, mediator składa protokół w sądzie, który byłby właściwy do rozpoznania sprawy według właściwości ogólnej lub wyłącznej. W przypadku gdy to sąd skierował strony do mediacji, mediator składa protokół w sądzie rozpoznającym sprawę. Jeżeli ugoda podlega wykonaniu w drodze egzekucji, sąd zatwierdza ją przez nadanie jej klauzuli wykonalności - w przeciwnym przypadku sąd zatwierdza ugodę postanowieniem na posiedzeniu niejawnym. Sąd odmawia nadania klauzuli wykonalności albo zatwierdzenia ugody zawartej przed mediatorem, w całości lub części, jeżeli ugoda jest sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego albo zmierza do obejścia prawa, a także, gdy jest niezrozumiała lub zawiera sprzeczności.