O czym pamiętać zmieniając siedzibę firmy?
Zmiana siedziby firmy dla każdego przedsiębiorcy wiąże się z szeregiem obowiązków, których musi dopełnić. Obecnie o zmianach adresowych jednoosobowy przedsiębiorca informuje za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Adres zamieszkania przedsiębiorcy ujawniany jest na stronie systemu CEIDG tylko wtedy, gdy jednocześnie jest miejscem wykonywania działalności.
Obecnie przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej mają ułatwione zadanie w przypadku zmiany siedziby swojej firmy. Wystarczy bowiem, iż dokonają zgłoszenia tej zmiany w CEIDG elektronicznie bądź w wybranym urzędzie gminy. W czasie funkcjonowania gminnych ewidencji działalności gospodarczej, gdy przedsiębiorca zmieniał siedzibę firmy lub miejsce swojego zamieszkania, musiał powiadamiać ten organ ewidencyjny, który dokonał jego pierwotnego wpisu do EDG.
Należy pamiętać, iż przedsiębiorca jest zobowiązany zgłosić zmianę miejsca swojego zamieszkania, zarówno gdy jest to jednocześnie miejsce, w którym prowadzi swoją działalność, jak i wtedy, gdy siedzibą jego firmy nie jest mieszkanie bądź dom. Podobnie musi złożyć stosowny wniosek w CEIDG, gdy zmienia się sama siedziba firmy, a nie jego miejsce zamieszkania.
Wspomniane zmiany należy zgłosić do CEIDG za pomocą formularza CEIDG-1, który składa się jako "Wniosek dotyczący zgłoszenia zmian wpisu w ewidencji działalności gospodarczej". W celu zgłoszenia zmian we wpisie w CEIDG w rubryce 01 (Rodzaj wniosku) należy wybrać pozycję 2. Wskazanie rubryki lub pola, których zmiana dotyczy, następuje poprzez wstawienie znaku "x" w kwadracie po lewej stronie nazwy rubryki/pola. Zmiany danych zawierających dane adresowe dokonuje się poprzez zaznaczenie znakiem "x" kwadratu przy nazwie rubryki/pola i podanie nowego brzmienia całej rubryki/pola.
Podając w formularzu CEIDG-1 adres zamieszkania wnioskodawcy, należy wskazać adres faktycznego zamieszkania (w Polsce albo za granicą). O ile to w danym przypadku możliwe, należy podawać dane adresowe zgodnie z oznaczeniem zawartym w bazie adresów TERYT - dostępnej elektronicznie na stronie http://www.stat.gov.pl/broker/access/index.jspa. Adres zamieszkania przedsiębiorcy publikowany jest na stronie internetowej CEIDG, a tym samym staje się dostępny dla wszystkich wyłącznie wtedy, kiedy jest jednocześnie miejscem wykonywania działalności gospodarczej. Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność w innym miejscu niż jego adres zamieszkania, wtedy na stronach systemu CEIDG publikowany jest adres, pod którym funkcjonuje firma, a prywatny adres zamieszkania przedsiębiorcy nie jest ujawniany.
W rubryce 10 podaje się tzw. główne miejsce wykonywania działalności gospodarczej. To miejsce, w którym prowadzona jest firma, nawet w przypadku gdy posiada oddziały. Jeżeli przedsiębiorca nie wskaże takiego adresu, wtedy przyjmuje się, że głównym miejscem prowadzenia działalności jest adres zamieszkania, który w takim przypadku będzie uwidoczniony na stronie internetowej www.ceidg.gov.pl. Przedsiębiorca może wskazać również adres do doręczeń. Podaje się go wtedy, gdy jest on inny niż adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Wskazanie adresu do doręczeń ma charakter informacyjny, nie narusza bowiem odrębnych przepisów w zakresie doręczeń dokumentów urzędowych w poszczególnych procedurach.
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność również poza główną siedzibą firmy, wtedy konieczne może okazać się wskazanie dodatkowego miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Przy czym chodzi tu o wszystkie miejsca stałego prowadzenia działalności, takie jak oddziały, punkty sprzedaży, przyjmowania zleceń, świadczenia usług. Jeżeli takich miejsc jest więcej niż jedno, pozostałe należy podać za pomocą części CEIDG-MW. Warto zwrócić uwagę, iż przedsiębiorca w każdej chwili może zgłosić nowe miejsca wykonywania działalności, przekazując informacje o tym do CEIDG. W przypadku gdy działalność prowadzona jest w nietypowym miejscu, wypełnia się rubrykę 10 pole 10. Takie miejsce należy określić z największą możliwą dokładnością. Ma to miejsce w przypadku np. handlu na ulicy, w przejściach podziemnych itp.
Przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o zmianę wpisu w terminie 7 dni od dnia zmiany danych.
Obecnie zarówno osoby dopiero zakładające własną działalność, jak i aktywni przedsiębiorcy, większość formalności dopełniają za pośrednictwem systemu CEIDG. Przy czym mogą składać niezbędne wnioski elektronicznie z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego, jak i zakładając profil zaufany na portalu ePUAP, który w kontaktach z CEIDG taki podpis zastępuje. Można również wybrać tradycyjną drogę kontaktu i wszelkich formalności w CEIDG dokonywać poprzez wybrany urząd gminy lub miasta. Niezbędne sprawy można załatwić w nim osobiście bądź przez pełnomocnika lub listownie (przy czym niezbędne jest w takim przypadku notarialne poświadczenie podpisu).
Wpis lub zmiana wpisu w rejestrze REGON przedsiębiorców będących osobami fizycznymi następuje na podstawie danych z wniosku o wpis do CEIDG. Przykładowo, zmieniając adres zamieszkania bądź siedziby firmy, przedsiębiorca nie musi bezpośrednio informować o tym urzędu statystycznego. Informację o zmianach zgłoszonych na formularzu CEIDG-1 Centralna Ewidencja przekazuje do właściwego dla przedsiębiorcy urzędu statystycznego. Również kontakty przedsiębiorców z urzędem skarbowym oraz ZUS następują za pośrednictwem CEIDG.
Wniosek o wpis do CEIDG stanowi jednocześnie zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne NIP oraz zgłoszenie płatnika składek albo jego zmianę w ZUS. Dlatego też w ten sam sposób przedsiębiorcy dokonują zgłoszeń aktualizacji swoich danych.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 2.07.2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.)
autor: Marta Stefanowicz - Wasilewska
Gazeta Podatkowa nr 18 (850) z dnia 2012-03-01