Obowiązki pracodawcy w związku z wprowadzeniem e-zwolnień

Zaświadczenia lekarskie począwszy od 1 stycznia 2016 r. będą mogły być wystawiane przez upoważnionych lekarzy lub felczerów, w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego im bezpłatnie przez ZUS. Po wystawieniu tego tzw. e-zwolnienia, lekarz lub felczer przekaże je na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS, który udostępni je bezpłatnie płatnikowi składek na jego profilu informacyjnym, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. Kwestię tę reguluje art. 55 i 58 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej ustawą zasiłkową, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2016 r. Nowelizacja wskazanych przepisów nastąpiła za sprawą ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1066), zwanej dalej ustawą nowelizującą.

Aby otrzymywać e-zwolnienia swoich ubezpieczonych drogą elektroniczną, płatnicy składek będą musieli posiadać profil informacyjny.

Profil informacyjny płatnika składek tworzy się za pomocą systemu teleinformatycznego, udostępnionego bezpłatnie przez ZUS.

Do jego utworzenia zobowiązani zostali płatnicy składek, którzy na podstawie art. 47a ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.) mają obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. Co do zasady, chodzi tu o płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Na założenie profilu informacyjnego mają oni czas do 31 grudnia 2015 r.

Przy czym nic nie stoi na przeszkodzie, aby także płatnicy rozliczający składki za nie więcej niż 5 osób założyli profil informacyjny. Wówczas będą oni otrzymywali drogą elektroniczną wystawione ich ubezpieczonym e-zwolnienia.

Jak informuje ZUS na swojej stronie internetowej www.zus.pl, na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) będzie wydzielone specjalne miejsce, w którym będą widoczne elektroniczne zwolnienia wysłane na profil płatnika. Pracodawca niemal natychmiast będzie mógł, również drogą elektroniczną, wystąpić do ZUS z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia tego zwolnienia.

Zgodnie z zapewnieniami organu rentowego, przy zakładaniu profilu na PUE oraz w razie wątpliwości dotyczących e-zwolnień, płatnicy składek mogą skorzystać z pomocy pracowników ZUS (drogą telefoniczną, przez internet albo osobiście w placówce ZUS).

Płatnicy składek, którzy utworzą swój profil informacyjny, będą zobowiązani do jego utrzymywania także wówczas, gdy nie będzie do nich miał zastosowania obowiązek przekazywania dokumentów niezbędnych do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych oraz korekty tych dokumentów przez transmisję danych w formie dokumentu elektronicznego.

Płatnik składek nieposiadający profilu informacyjnego płatnika składek zobowiązany jest do poinformowania swoich ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu, o obowiązku dostarczania, począwszy od dnia 1 stycznia 2016 r., wydruku e-zwolnienia lub zaświadczenia lekarskiego wystawionego przez lekarza na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanym z systemu teleinformatycznego. Powiadomienie to powinno nastąpić w formie pisemnej w terminie do dnia 31 grudnia 2015 r., a gdy zatrudnienie ubezpieczonego nastąpi po tym dniu - w pierwszym dniu podlegania ubezpieczeniu chorobowemu.

Ubezpieczony powinien bowiem wiedzieć, że po wystawieniu przez lekarza e-zwolnienia musi otrzymać jego wydruk, który następnie zobowiązany jest dostarczyć płatnikowi składek nieposiadającemu profilu informacyjnego. Tak samo będzie musiał postąpić w przypadku otrzymania zwolnienia lekarskiego wystawionego przez lekarza na formularzu wydrukowanym z systemu.

Jeżeli później płatnik składek założy swój profil informacyjny, zobowiązany będzie, w terminie 7 dni od dnia utworzenia tego profilu, poinformować swoich ubezpieczonych, również w formie pisemnej, o ustaniu obowiązku dostarczania mu wydruku e-zwolnienia albo zaświadczenia lekarskiego sporządzonego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Gdy płatnikiem zasiłku po 31 grudnia 2015 r. będzie płatnik składek, postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego lub zasiłku opiekuńczego z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny wszczynane będzie odpowiednio na podstawie:

• e-zwolnienia otrzymanego w formie dokumentu elektronicznego na profilu informacyjnym płatnika składek - o ile płatnik składek będzie taki profil posiadał,
  
• dostarczonego przez ubezpieczonego wydruku e-zwolnienia albo
  
• zaświadczenia lekarskiego sporządzonego przez lekarza na formularzu wydrukowanym z systemu.

Jeśli natomiast prawo do zasiłków będzie ustalał oraz świadczenia te wypłacał ZUS, wówczas płatnik składek zobowiązany będzie do przekazania organowi rentowemu odpowiednio:

• stosownego wniosku,
  
• wydruku e-zwolnienia albo
  
• zaświadczenia lekarskiego sporządzonego na formularzu wydrukowanym z systemu,

wraz z dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty zasiłku.

Przy czym będzie to musiał zrobić niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia ich otrzymania, z podaniem daty dostarczenia przez ubezpieczonego wydruku e-zwolnienia albo zaświadczenia lekarskiego sporządzonego na formularzu wydrukowanym z systemu.

Zgodnie z informacjami ZUS, za wniosek ma być uznawane zaświadczenie płatnika składek sporządzone na odpowiednim formularzu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.)

autor: Bożena Dziuba
Gazeta Podatkowa nr 94 (1239) z dnia 2015-11-23

GOFIN podpowiada