Od 31 lipca 2021 r. każde biuro rachunkowe będzie musiało przeciwdziałać praniu pieniędzy

Instytucje obowiązane (IO) stanowią jeden z elementów polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Katalog IO zawarty jest w art. 2 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2021 r. poz. 1132), dalej zwanej ustawą.

Teraz do IO zaliczani są m.in.: doradcy podatkowi, biegli rewidenci czy podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Od 31 lipca 2021 r. do IO zaliczone będą także m.in. małe biura rachunkowe, a konkretnie przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi IO (art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy, w brzmieniu od 31 lipca 2021 r.). Z dniem 31 lipca 2021 r. przedsiębiorcy wskazani w art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy będą musieli realizować obowiązki, które ciążą na IO.

Omawiana ustawa nakłada na IO, w tym na biura rachunkowe, szereg różnych powinności. W szczególności muszą one zidentyfikować i ocenić ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów (patrz ramka), państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te mają być proporcjonalne do charakteru i wielkości IO. W odniesieniu do tego ryzyka i jego oceny stosują środki bezpieczeństwa finansowego. Obejmują one m.in. identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości.

Realizacja obowiązków ciążących na IO oznacza konkretne czynności, które należy wykonać. Wdrożenia obowiązków nałożonych przez ustawę można dokonać samodzielnie (we własnym zakresie) albo skorzystać z usług podmiotów mających wiedzę i doświadczenie w takich procesach.

IO muszą w szczególności:

• sporządzić ocenę ryzyka w postaci papierowej lub elektronicznej; ocena ta musi być aktualizowana w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co 2 lata, w szczególności w związku ze zmianami czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw albo dokumentów, o których mowa w art. 27 ust. 2 ustawy (m.in. krajowej oceny ryzyka - dokument ten dostępny jest na stronie Ministerstwa Finansów: www.gov.pl/web/finanse/krajowa- ocena-ryzyka-prania-pieniedzy-oraz-finansowania-terroryzmu); celem sporządzenia oceny ryzyka przez IO jest przede wszystkim uświadomienie sobie ekspozycji na ryzyko i określenie zagrożeń, a także wskazanie, jakie środki bezpieczeństwa finansowego będą stosowane w celu obniżenia tego ryzyka;
• stosować środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę (por. art. 33 i następne ustawy),
• dokumentować zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 3 ustawy),
• wprowadzić wewnętrzną procedurę IO; określa się w niej zasady postępowania stosowane w IO z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności; szczegółowo co ma ona określać wskazano w art. 50 ust. 2 ustawy,
• opracować i wdrożyć wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania m.in. przez pracowników naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, o której mowa w art. 53 ustawy.

Do obowiązków IO należy też wyznaczenie kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie (art. 6 ustawy). Jeśli w IO działa zarząd lub inny organ zarządzający, wyznacza się spośród członków tego organu osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie (art. 7 ustawy).

Poza tym IO muszą wskazać pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji z omawianymi przepisami. Wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie w imieniu IO określonych zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Wynika tak z art. 8 ustawy. W przypadku IO (np. biur rachunkowych) prowadzących działalność jednoosobowo wspomniane zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz pracownika wykonuje osoba prowadząca tę działalność (art. 9 ustawy).

Powinności jest bardzo dużo, a ich realizacja wymaga wiedzy i czasu. Natomiast za ich niewykonanie grożą kary administracyjne (por. art. 147 i następne ustawy). Kontrolę wykonywania przez instytucje ciążących na nich obowiązków sprawuje m.in. GIIF. Do katalogu kar należą m.in. kara pieniężna czy publikacja informacji o IO oraz o zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję na stronie internetowej MF.

(zob. www.gov.pl/web/finanse/generalny-inspektor-informacji-finansowej; zakładka Sankcje administracyjne).

Od 31 października 2021 r. IO będą musiały uwzględnić zmiany, jakie w tym dniu wejdą w życie. Są one istotne. W szczególności zaktualizować trzeba będzie wewnętrzną procedurę IO. Zmianie ulegnie bowiem art. 50 ustawy. W dokumencie tym ująć trzeba będzie zasady:

• odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy (por. art. 61a-61b ustawy w brzmieniu od 31 października 2021 r.);
• dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze (por. art. 37 ustawy w brzmieniu od 31 października 2021 r.).

Od 31 października 2021 r. przepisy wprost będą stanowić, że wewnętrzna procedura musi być na bieżąco weryfikowana oraz w razie potrzeby aktualizowana.

Pojęcie klient użyte w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (...) oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze, lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną. W definicji tej doprecyzowano, kto jest klientem w przypadku umowy ubezpieczenia i umowy o prowadzenie rejestru akcjonariuszy prostej spółki akcyjnej (por. art. 2 ust. 2 pkt 10 ustawy).

Ewelina Mentel-Wyrzychowska

Gazeta Podatkowa nr 58 (1829) z 2021-07-22

BIZNES INTERIA na Facebooku i jesteś na bieżąco z najnowszymi wydarzeniami