Odwołanie pracownika z urlopu lub przesunięcie terminu jego rozpoczęcia
W związku z rozpoczynającym się letnim szczytem urlopowym przypominamy, w jakich okolicznościach i na jakich zasadach pracownik może zostać odwołany z urlopu, kiedy urlop ulega przerwaniu oraz kiedy może ulec przesunięciu termin jego rozpoczęcia.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, ale tylko wówczas, gdy wystąpią okoliczności skutkujące koniecznością obecności danej osoby w pracy, które były nieznane w chwili rozpoczynania urlopu. Prawo takie przyznaje pracodawcom art. 167 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
Przepisy nie precyzują, jakie okoliczności mogą być przyczyną odwołania z urlopu, pozostawiając tę kwestię ocenie i decyzji pracodawcy. Przykładowo może to być konieczność zastąpienia pracownika, który uległ wypadkowi przy pracy, o ile nie może tego uczynić inny członek załogi, czy też kontrola obejmująca swym zakresem zagadnienia prowadzone w firmie przez tego pracownika. Istotnym jest, aby o danej okoliczności pracodawca dowiedział się dopiero po rozpoczęciu urlopu. Jeżeli informację taką posiadał przez tym faktem, nie ma podstaw do skorzystania z art. 167 § 1 K.p.
| Przykład
Dwoje pracowników zatrudnionych u różnych pracodawców przebywa na urlopie wypoczynkowym w dniach od 1 do 30 czerwca. Każda z tych osób odpowiedzialna jest w swojej firmie za rozliczanie podatków. U obu pracodawców w czerwcu ma odbyć się kontrola urzędu skarbowego dotycząca prawidłowości naliczania i opłacania podatków, przy czym pierwszy z nich dowiedział się o tym 25 maja, drugi zaś 8 czerwca. W pierwszym przypadku pracodawca nie ma podstaw do zastosowania art. 167 § 1 K.p., ponieważ o zaplanowanej kontroli dowiedział się przed rozpoczęciem urlopu przez pracownika. W drugim przypadku pracodawca może skorzystać z przywołanego przepisu, ponieważ w dniu rozpoczęcia urlopu przez pracownika nie wiedział o planowanej kontroli. |
Decyzja pracodawcy o odwołaniu z urlopu ma charakter polecenia służbowego, co oznacza, że pracownik musi jej się podporządkować. Jeżeli odmówi powrotu do firmy, może zostać ukarany jedną z kar porządkowych, a w drastycznych przypadkach może dojść do rozwiązania umowy o pracę w trybie bez wypowiedzenia (popularna "dyscyplinarka").
Pracodawcy powinni pamiętać o tym, że warunki wcześniejszego powrotu do pracy muszą być tak ustalone, aby pracownik mógł je spełnić oraz, że - mimo, iż nie ma takiego obowiązku - wskazanym jest, aby fakt odwołania potwierdzony został w formie pisemnej.
| Przykład
W związku z niezapowiedzianą kontrolą z ZUS pracodawca wezwał pracownika do przerwania urlopu i stawienia się w pracy w dniu 19 czerwca. Wiadomość ta została przekazana pracownikowi telefonicznie w dniu 18 czerwca w godzinach popołudniowych. Z uwagi na to, że pracownik przebywał na wczasach w Portugalii, nie miał fizycznej możliwości zrealizowania tego polecenia. Pracodawca powinien ustalić realny termin powrotu do pracy. |
Fakt odwołania pracownika z urlopu nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem. Będą to np. koszty przejazdu z miejsca pobytu do miejscowości, gdzie znajduje się siedziba pracodawcy, opłaty poniesione za niewykorzystaną część pobytu w ośrodku wczasowym albo w kwaterze prywatnej, czy też opłacone z góry wycieczki lub wizyty w muzeach.
Zwrotowi nie podlegają natomiast utracone korzyści, które pracownik mógłby osiągnąć w czasie pobytu na urlopie oraz wydatki poniesione przy okazji wyjazdu na urlop.
| Przykład
Dwoje pracowników zostało odwołanych z urlopu wypoczynkowego. Pierwszy z nich przebywał w Niemczech na zbiorze truskawek i zażądał zwrotu zarobków utraconych z uwagi na wcześniejszy powrót z urlopu. Drugi zaś przebywał w Alpach na wczasach powiązanych z nauką jazdy na nartach i wystąpił m.in. o zwrot kosztów poniesionych na zakup kombinezonu narciarskiego oraz nart. W obu przypadkach pracodawcy mogą odrzucić wnioski pracowników. |
Jeżeli pracownik przebywał na urlopie z rodziną i jego odwołanie spowodowało konieczność przerwania wypoczynku także przez członków rodziny, to pracodawca powinien zwrócić również koszty poniesione w związku z ich powrotem do miejsca zamieszkania. Przed zwróceniem wydatków pracodawca ma prawo zażądać od pracownika dokumentów potwierdzających poniesienie określonych kosztów. Mogą to być rachunki, faktury, bilety, a nawet pisemne oświadczenie - jeżeli pracodawca dopuszcza taką możliwość.
Trwający już urlop może też być przerwany z przyczyn, o których jest mowa w art. 166 K.p. Są to:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
- odbywanie ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
- urlop macierzyński.
Jest to wykaz zamknięty. Jeżeli wystąpi jedna z tych okoliczności, pracodawca musi przełożyć niewykorzystaną część urlopu na termin późniejszy - uzgodniony z pracownikiem.
| Przykład
Pracownica korzystająca z urlopu wypoczynkowego otrzymała zwolnienie lekarskie potwierdzające konieczność sprawowania przez nią opieki nad małoletnim dzieckiem. W związku z tym wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o przerwanie urlopu i udzielenie niewykorzystanej jego części w terminie późniejszym. Pracodawca może wniosek ten odrzucić, ponieważ konieczność sprawowania opieki nad dzieckiem nie jest wymieniona w art. 166 K.p., jako przesłanka powodująca przerwanie urlopu. |
Z art. 165 K.p. wynika z kolei, że pracodawca musi przesunąć pracownikowi zaplanowany termin urlopu, jeżeli ten nie może go rozpocząć z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy,
- urlopu macierzyńskiego.
W tym przypadku jest to jednak wykaz otwarty. Podstawą do obowiązkowego przesunięcia daty rozpoczęcia urlopu może być każda usprawiedliwiona nieobecność w pracy.
Przesunięcie urlopu może także wystąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami - innymi niż podane wyżej, a także z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, o ile nieobecność danej osoby w pracy spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 K.p.).
Przepisy nie precyzują, jakie to ważne przyczyny uzasadniają wniosek pracownika o przesunięcie urlopu, ani jakie szczególne potrzeby pracodawcy pozwalają mu na takie działanie. W pierwszym przypadku okolicznością taką może być przykładowo choroba współmałżonka, w drugim zaś otrzymanie pilnego zamówienia, czy też wystąpienie awarii, której usunięcia może dokonać tylko dany pracownik.
Jeżeli pracownik występuje o przesunięcie urlopu na podstawie art. 164 K.p., pracodawca może wniosek taki uwzględnić, ale nie musi.
Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych Nr 18 z dnia 2015-06-20