Okres sprawowania opieki nad dzieckiem w drukach ZUS

Każdy taki okres pracodawca wykazuje w raportach ZUS z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy. W czasie niektórych takich przerw pracodawca nie nalicza co prawda pracowniczych składek ubezpieczeniowych, ale ma obowiązek je rozliczyć w raportach z innego tytułu.

Jednym z okresów zwolnienia od pracy, mającym na celu umożliwienie pracownikowi sprawowania opieki nad dzieckiem, są urlopy, za które przysługuje zasiłek macierzyński. Do urlopów tych zalicza się: podstawowy i dodatkowy urlop macierzyński, podstawowy i dodatkowy urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlop rodzicielski. Jest nim również urlop ojcowski, który przysługuje pracownikowi - ojcu wychowującemu dziecko (w tym ojcu adopcyjnemu).

Skorzystanie z jednego z tych urlopów powoduje dla pracownika zmianę tytułu do ubezpieczeń oraz ich zakresu. W czasie pobierania zasiłku macierzyńskiego pracownik nie podlega bowiem ubezpieczeniom pracowniczym, tylko ubezpieczeniom z racji pobierania tego właśnie zasiłku. Konsekwencją tej zmiany jest ograniczenie zakresu ubezpieczeń.

Osoby pobierające zasiłek macierzyński podlegają bowiem tylko ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie podlegają natomiast pozostałym ubezpieczeniom społecznym (tj. chorobowemu i wypadkowemu) oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu (aczkolwiek osoby pobierające zasiłek macierzyński zachowują w tym czasie prawo do świadczeń zdrowotnych).

Płatnikiem składek za taką osobę jest płatnik zasiłku macierzyńskiego. Jeśli zasiłek wypłaca pracodawca, wówczas przez cały okres zasiłkowy musi on rozliczać za pracownika składki emerytalno-rentowe.

Nie musi on jednak sporządzać osobnego zgłoszenia do ZUS osoby pobierającej zasiłek macierzyński. W tym przypadku zgłoszenie do ubezpieczeń polega na wykazywaniu osoby pobierającej taki zasiłek (w okresie jego pobierania) w imiennym raporcie ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40. Kod ten stosuje się niezależnie od rodzaju urlopu, z którego jest pobierany zasiłek macierzyński. Składki na ubezpieczenia emerytalno-rentowe pracodawca nalicza w tym raporcie od podstawy ich wymiaru, którą - dla osób pobierających zasiłek macierzyński - stanowi kwota wypłaconego zasiłku. Składki finansuje tym osobom w całości budżet państwa. Pracodawca wykazuje je zatem w dokumentach rozliczeniowych, ale ich nie wpłaca.

Składki emerytalne i rentowe naliczone za osobę pobierającą zasiłek macierzyński, zsumowane z raportu ZUS RCA (np. z bloku III.B. pola 15. i 16.), powinny być wykazane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA jako składki finansowane przez budżet państwa (pola 10. i 11. w bloku IV.).

Obok raportu składkowego za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński pracodawca sporządza też raport świadczeniowy - ZUS RSA. Podaje w nim (np. w bloku III.B.) kwotę zasiłku macierzyńskiego, jaką wypłacił pracownikowi (pole 06.), kod świadczenia/przerwy - w zależności od rodzaju urlopu, za który został wypłacony zasiłek macierzyński (pole 02. - patrz tabela) oraz okres, za który zasiłek został wypłacony (pola 03. i 04.). W tym raporcie jako kod tytułu ubezpieczenia należy jednak podać kod pracowniczy, tj. 01 10 X X.

W przypadku gdy rozpoczęcie lub zakończenie urlopu, za który pracownikowi jest wypłacany zasiłek macierzyński, nastąpi w trakcie miesiąca kalendarzowego, wtedy pracownik podlega w tym miesiącu ubezpieczeniom z dwóch tytułów, tj. ze stosunku pracy oraz z racji pobieranego zasiłku macierzyńskiego. W takiej sytuacji pracodawca wypłacający zasiłek macierzyński powinien sporządzić za niego dwa raporty składkowe ZUS RCA za dany miesiąc:

• jeden z kodem tytułu ubezpieczenia 01 10 i rozliczonymi składkami od wypłaconego wynagrodzenia za pracę,
  
• drugi z kodem tytułu ubezpieczenia 12 40 i naliczonymi składkami emerytalno-rentowymi od kwoty wypłaconego mu w tym miesiącu zasiłku macierzyńskiego.

Pracodawca, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, za osobę pobierającą z ZUS zasiłek macierzyński, sporządza jedynie raport ZUS RSA (o ile w miesiącu, za który jest on sporządzany, pracownik nie otrzymał żadnych oskładkowanych wypłat). Wypełnia w nim jedynie pola dotyczące okresu oraz kodu pobieranego świadczenia. Pola dotyczące liczby dni oraz kwoty, tj. pola 05. i 06. (np. w bloku III.B.), pozostawia puste lub wpisuje wartość 0. Jako kod tytułu ubezpieczenia podaje w tym raporcie kod pracowniczy (tj. 01 10 X X).

Kolejnym ze zwolnień mających związek z opieką nad dzieckiem jest urlop wychowawczy. Pracownik korzystający z takiego urlopu podlega obowiązkowym ubezpieczeniom:

• emerytalnemu i rentowym - jeżeli nie ma innych tytułów do tych ubezpieczeń oraz nie ma prawa do emerytury lub renty,
  
• zdrowotnemu - jeśli nie ma innych tytułów do tego ubezpieczenia.

Podobnie jak przy pracowniku pobierającym zasiłek macierzyński, zgłoszenia do ubezpieczeń osoby korzystającej z urlopu wychowawczego dokonuje się wyłącznie poprzez wykazanie jej z rozliczonymi składkami w imiennym raporcie miesięcznym:

• ZUS RCA - gdy podlega zarówno ubezpieczeniom emerytalno-rentowym, jak i ubezpieczeniu zdrowotnemu lub
  
• ZUS RZA - jeśli podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu.

12 11 - kod tytułu ubezpieczenia właściwy dla osoby przebywającej na urlopie wychowawczym.

Przez cały okres przebywania przez pracownika na urlopie wychowawczym pracodawca wykazuje go też w raporcie świadczeniowym ZUS RSA z pracowniczym kodem tytułu ubezpieczenia, tj. 01 10 oraz wykazanym okresem przerwy w opłacaniu składek ubezpieczeniowych (z umowy o pracę), spowodowanej korzystaniem z urlopu wychowawczego. Jako kod świadczenia/przerwy podaje natomiast:

• 121 - jeśli urlop wychowawczy został udzielony na podstawie art. 186 § 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),
  
• 122 - jeśli urlop wychowawczy został udzielony na podstawie art. 186 § 3 K.p. (tj. dodatkowy urlop wychowawczy udzielony na dziecko niepełnosprawne).

Pracodawca może rozpocząć naliczanie składek za osobę na urlopie wychowawczym dopiero po otrzymaniu od niej oświadczenia o braku innych tytułów do ubezpieczeń oraz braku prawa do emerytury lub renty.

Druki oświadczeń dla celów ustalenia obowiązku ubezpieczeń w ZUS dla osoby na urlopie wychowawczym dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Składki ZUS.

Podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych dla osób, o których mowa, stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających ten urlop. Podstawa ta nie może być jednak:

• niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2015 r. - 1.312,50 zł),
  
• wyższa niż 60% proponowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia rocznego limitu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe (w 2015 r. - 2.375,40 zł).

W przypadku gdy pracownik rozpoczyna urlop wychowawczy w trakcie miesiąca, ma tu zastosowanie zasada proporcjonalnego zmniejszenia podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. Podstawę wymiaru tych składek (należną za cały miesiąc) dzieli się wówczas przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca i mnoży przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu w tym miesiącu.

Z kolei podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi kwota odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych (obecnie 520 zł). Podstawa wymiaru tej składki jest natomiast niepodzielna.

Zwolnienie od pracy przysługuje również w przypadku, gdy dziecko np. zachoruje i konieczne jest osobiste sprawowanie przez pracownika opieki nad nim. Za okres tego zwolnienia pracownik otrzymuje zasiłek opiekuńczy. Okoliczności, w których zasiłek opiekuńczy jest wypłacany, określa ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.).

Wszelkie zasiłki (m.in. opiekuńczy) nie stanowią podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych (społecznych ani zdrowotnej). Nie nalicza się też od nich składek na fundusze pozaubezpieczeniowe, czyli FP, FGŚP i FEP. Mimo że okres pobierania zasiłku nie stanowi dla pracownika przerwy w ubezpieczeniach, to jednak jest traktowany jako okres przerwy w opłacaniu pracowniczych składek ubezpieczeniowych. Pracodawca wykazuje go w raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 312. Jeśli zakład pracy jest uprawniony do wypłaty świadczeń chorobowych, to - oprócz kodu tytułu ubezpieczenia (pracowniczego, tj. 01 10) i kodu zasiłku opiekuńczego oraz okresu, za który został on pobrany - wykazuje też liczbę dni, za które zasiłek został wypłacony oraz jego kwotę. Natomiast gdy zasiłek wypłacił ZUS, wtedy pracodawca nie podaje liczby dni ani kwoty wypłaconego zasiłku opiekuńczego.

W przypadku gdy pracownik wychowuje co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat, to w ciągu danego roku kalendarzowego przysługuje mu zwolnienie od pracy w wymiarze 2 dni. Prawo do takiej 2-dniowej opieki nad dzieckiem wynika z art. 188 K.p. Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za okres tego zwolnienia od pracy. Co ważne, zwolnienie to nie stanowi przerwy w pracowniczym ubezpieczeniu ani też nie zmienia tytułu czy zakresu ubezpieczeń z umowy o pracę.

W czasie wykorzystywania dni wolnych od pracy na podstawie art. 188 K.p. pracownik w dalszym ciągu podlega ubezpieczeniom pracowniczym na ogólnych zasadach. Od wynagrodzenia wypłaconego za ten okres pracodawca nalicza mu składki ZUS w taki sam sposób jak od wynagrodzenia za pracę - w raporcie ZUS RCA (sumując je z pozostałymi składnikami wynagrodzenia). Pracodawca nie wykazuje tego okresu w raporcie świadczeniowym ZUS RSA.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 121)

Ustawa z dnia 27.08.2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej... (Dz. U. z 2015 r. poz. 581)

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23.10.2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych... (Dz. U. z 2014 r. poz. 1844 ze zm.)

autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 74 (1219) z dnia 2015-09-14

GOFIN podpowiada