Reklama

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa: Trzy wyzwania przy wdrożeniu systemów ERP

Implementacja zintegrowanych systemów informatycznych klasy ERP to często złożony i wielowymiarowy projekt, angażujący zespoły wdrożeniowe dostawcy usług IT oraz ich klienta. Czym są systemy ERP i w jaki sposób mogą usprawnić pracę firmy? Z jakimi wyzwaniami często przychodzi się mierzyć zespołom wdrożeniowym?

W dobie powszechnej informatyzacji coraz większe znaczenie ma szybkość i dokładność przebiegu wszystkich procesów biznesowych w firmie. Procesem biznesowym może być zarówno obieg faktur jak i cała skomplikowana droga realizacji zamówienia. Im większa firma tym więcej procesów biznesowych w niej funkcjonuje. Aby stale pracować nad wydajnością, unikaniem błędów i automatyzacją - przedsiębiorstwa podejmują decyzję o inwestycji w zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem, czyli tzw. system klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning).

Czym są i do czego służą systemy ERP?

Reklama

ERP to złożone systemy informatyczne, które odpowiadają za płynne funkcjonowanie poszczególnych obszarów działania przedsiębiorstwa. Złożone z tzw. modułów, pomagają w sprawnym działaniu zespołów zarządzania zasobami ludzkimi, sprzedaży czy księgowości. Funkcjonują zarówno w niewielkich firmach (gdzie np. pomagają w obszarze finansów i rachunkowości) jak i w międzynarodowych koncernach (tam moduły analityczne są w stanie "przewidzieć" stany magazynowe i pomagają w planowaniu zapasów produktów).

Jak wygląda wdrożenie systemu ERP?

Za wdrożenie systemów ERP odpowiadają tzw. integratorzy systemów IT: firmy, które prowadzą projekt od fazy audytu systemu, aż do jego wdrożenia i utrzymania. Audyt istniejącego środowiska IT, które ma wpływ na potencjalne wdrożenie systemu, do dobry pierwszy krok w kierunku wzorowej implementacji (in. wdrożenia) tak zaawansowanego systemu. To dokładny "przegląd" funkcjonujących już rozwiązań informatycznych, ich wersji, koniecznych połączeń z systemem ERP itp. Dobrze przeprowadzony audyt pozwala zespołowi integratora IT na przygotowanie koncepcji biznesowej wdrożenia, opierając ją o rzeczywiste i aktualne dane o kształcie istniejących systemów, a przede wszystkim - o potrzeby biznesowe, na które ma odpowiedzieć nowy system ERP.

Nie zawsze jednak wdrożenie przebiega sprawnie. Jakich wyzwań projektowych mogą spodziewać się zarówno firmy decydujące się na wdrożenie systemu ERP jak i wykonujący je integratorzy? Poniżej przedstawiamy trzy z nich.

1. Poznaj oczekiwania i plany swojego klienta

Dobre praktyki wdrożenia systemu klasy ERP nakazują, aby rozwiązania informatyczne były wdrażane nie tyle w oparciu o sytuacje "tu i teraz", lecz aby mogły rozwijać się wraz z planami biznesowymi klienta. Otwarcie nowego oddziału, kolejna linia produkcyjna - wszystkie przyszłe zmiany mają wpływ na kształt systemów ERP. Przeprowadzenie wdrożenia wyłącznie w oparciu o aktualną sytuację biznesową może być przyczyną nieodpowiedniego dopasowania funkcji poszczególnych modułów systemu ERP do nowych wyzwań, z jakimi będzie się mierzyło przedsiębiorstwo.

Możliwość wzięcia pod uwagę wszystkich planowanych w firmie zmian już na etapie tworzenia koncepcji pozwala dobrze przygotować się na nowości, bez konieczności tworzenia pewnych obszarów systemów od nowa (czyli np. warto skonfigurować obszar finansów tak, aby możliwie sprawnie przenieść jego odzwierciedlenie do nowego zagranicznego oddziału z uwzględnieniem lokalnych wymogów prawnych: takie działania nazywa się roll-outem). Dużą rolę pełni tutaj proaktywna postawa integratora IT, którego zespół już na początkowych etapach ściśle pracuje z klientem, aby nie tylko poznać jego potrzeby, ale też spróbować je wyprzedzić. Konsultanci integratora proponują wybór określonych rozwiązań, które w niedalekiej przyszłości ułatwią pracę nad rozwojem środowiska systemu ERP.

2. Integracje z zewnętrznymi systemami

Kolejnym wyzwaniem dla zespołu wdrożeniowego jest konieczność integracji z systemem ERP rozwiązań od różnych dostawców, funkcjonujących zarówno w środowisku firmy jak i tych zewnętrznych (np. w firmie może być wymagane zintegrowanie modułów finansowych z systemem bankowości elektronicznej).

Wymiana danych na linii "system ERP - inny system" musi odbywać się płynnie, aby nie zaburzyć przebiegu procesów biznesowych (np. realizacji płatności czy procedur kadrowych), ale także nie zawieść w obszarze współpracy klienta z zewnętrznymi dostawcami (np. producent części samochodowych - producent samochodów), gdzie awaria mogłaby przyczynić się do znaczących strat finansowych klienta. Warto więc zwrócić szczególną uwagę na kompetencje integratora systemów IT w tym obszarze i wybrać firmę, która ma już doświadczenie w pracy dla konkretnej branży.

3. Przygotuj się na głęboką transformację biznesu

Projekty wdrożeniowe toczą się niekiedy przez wiele miesięcy, angażując - jak już wyżej wspomniano - nie tylko obszar IT, ale tez przyszłych użytkowników systemu. Warto zauważyć, że wdrożenie ERP jest często filarem cyfrowej transformacji biznesu: głębokiej zmiany w zarządzaniu przedsiębiorstwem, która często zaczyna się właśnie od wdrożenia, przy okazji którego w ramach ścisłej współpracy integrator i klient optymalizują poszczególne procesy biznesowe.

- To zmiana obejmująca wszystkie obszary działania organizacji. Powinna być przeprowadzona z należytą starannością i przy udziale doświadczonego partnera biznesowego, który będzie w stanie zaproponować stosowne optymalizacje i wykorzystanie odpowiednich narzędzi wspierających kluczowe procesy biznesowe - mówi Remigiusz Efinowicz, managing partner w Hicron.

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Dziś w Interii

Raporty specjalne

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »