Poradnik: Jak zarejestrować działalność gospodarczą
Najszybciej założymy firmę podczas wizyty w urzędzie gminy. Korzystając z internetu i tak nie unikniemy kontaktu z urzędnikami.
• osobiście w dowolnym urzędzie gminy,
• przez pełnomocnika,
• pocztą,
• przez internet (na dwa różne sposoby), korzystając z formularza na stronie www.firma.gov.pl
Osobista rejestracja jest nadal popularna. Wystarczy w urzędzie wypełnić odpowiedni formularz (można go pobrać ze wspomnianej strony internetowej (www.firma.gov.pl) i podpisać go w obecności urzędnika. Rejestrując firmę przez pełnomocnika lub pocztą, musimy bowiem potwierdzić nasz podpis przed notariuszem (za co płaci się 20 zł).W tym pierwszym przypadku powinniśmy też wypisać pełnomocnictwo i uiścić od niego opłatę skarbową (17 zł) na konto gminy, na terenie której będziemy dokonywać rejestracji. Zwolnione od tej opłaty są jedynie osoby bliskie.
Rejestrując firmę przez Internet, musimy potem i tak przyjść do urzędu gminy, aby przy urzędniku podpisać wniosek. Osobista wizyta ominie nas tylko wtedy, gdy mamy specjalny certyfikat, tzw. bezpieczny podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP. Zakładanie firmy online - bez wizyty w urzędzie gminy - wcale nie jest więc szybsze.
Wcześniej trzeba bowiem zdobyć e-podpis albo założyć sobie profil zaufany na platformie ePUAP (na terenie całego kraju znajdują się placówki zakładające takie profile, głównie są to urzędy skarbowe i urzędy wojewódzkie - ich listę znajdziemy na stronie www.epuap.gov.pl). Dopiero potem możemy założyć własne osobiste konto na stronie www.firma.gov.pl i aktywować go po otrzymaniu potwierdzenia e-mailem. Wtedy można wypełnić formularz na stronie www i podpisać go elektronicznie bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie.
Założenie profilu ePUAP jest bezpłatne. Natomiast e-podpis można nabyć odpłatnie w jednej z kilku firm świadczących usługi w tym zakresie (Krajowa Izba Rozliczeniowa, Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, Unizeto Technologies, MobiCert oraz Enigma S.O.I.). Ceny zestawów do e-podpisu w poszczególnych firmach różnią się w zależności od długości ważności certyfikatu (rok lub dwa lata), jak również od rodzaju urządzenia do składania podpisu.
Do rejestracji firmy przez osobę fizyczną, która chce prowadzić działalność gospodarczą potrzeba kilku danych osobowych i dokumentów. Chodzi o numery PESEL, REGON (jeśli taki mamy już nadany) oraz NIP oraz datę urodzenia. Podajemy też miejsce zamieszkania, adres do doręczeń oraz punkty, w których będzie wykonywana działalność gospodarcza.
Kody pocztowe zweryfikujmy za pomocą wyszukiwarki na stronie www.poczta-polska.pl, bo nie można ich pomylić. Zastanówmy się też nad datą rozpoczęcia działalności (może być późniejsza niż dzień złożenia wniosku) oraz rodzajami wykonywanej działalności gospodarczej zgodnymi z kodami z Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). We wniosku podaje się również informacje o numerach NIP i REGON spółek cywilnych (jeżeli zawieraliśmy wcześniej takie umowy). Ujawnianie e-maila oraz adresu strony www naszej firmy nie jest obowiązkowe, ale gdy jednak je podamy, to musimy pamiętać o ich aktualizacji, gdy się zmienią.
Obecnie ewidencja jednoosobowych firm jest skomputeryzowana i jawna (można ją znaleźć na stronie www.firma.gov.pl). Tam też znajdziemy wzór formularza wniosku rejestracyjnego. Wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) składa się na tym formularzu w gminie lub przesyła się go drogą elektroniczną.
Po wysłaniu formularza internetowo albo jego odręcznym wypełnieniu czeka nas wizyta w urzędzie. Wpis jest dokonywany nie później niż następnego dnia roboczego po dniu wpływu do CEIDG poprawnego wniosku. Jeśli więc we wniosku są błędy, to zostaniemy poproszeni o ich poprawienie. Wpis do ewidencji obecnie jest bezpłatny - jeśli ktoś oferuje odpłatną rejestrację, to jest to działalność komercyjna.
Nie należy się też przejmować, że np. nie wpisaliśmy do ewidencji naszego pełnomocnika. Dane takie można bowiem uzupełnić - zmiana wpisu bądź jego rozszerzenie też są bezpłatne, choćbyśmy ich dokonali już następnego dnia po rejestracji. Nie trzeba też wpisywać "na zapas" kilkudziesięciu pozycji z PKD, bo można je obecnie rozszerzyć bez żadnych opłat.
Wniosek o założenie i rejestrację działalności gospodarczej stanowi jednocześnie zgłoszenie do ZUS (ewentualnie KRUS), urzędu statystycznego oraz naczelnika urzędu skarbowego.
Wizyta w urzędzie skarbowym jednak nas nie ominie. Trzeba sprawdzić, czy nasza działalność podlega opodatkowaniu VAT. Tylko mając bezpieczny podpis elektroniczny do wniosku o wpis można bowiem dołączyć formularz VAT-R (czyli zarejestrować się jako podatnik VAT-u). W innych przypadkach trzeba iść osobiście do urzędu skarbowego, ewentualnie dokonać rejestracji przez pełnomocnika.
Od czynności urzędowej polegającej na potwierdzeniu zarejestrowania jako podatnika VAT zawsze pobierana jest jednak opłata skarbowa w wysokości 170 zł - trzeba jej dokonać na konto urzędu gminy lub miasta (a niekiedy odróżnia się nawet dzielnice), na terenie których mieści się siedziba wskazanego w formularzu urzędu skarbowego.
Wizyta w urzędzie skarbowym będzie też konieczna, gdy wybieramy zwolnienie od podatku VAT (jeśli przepisy w naszym przypadku w ogóle dopuszczają taką możliwość). Nie ominie też nas wizyta w ZUS, gdy chcemy zatrudniać pracowników i musimy dokonać ich zgłoszenia do ubezpieczeń. Wtedy trzeba załatwić formalności w Państwowej Inspekcji Pracy i w Sanepidzie.
Niekiedy przepisy uzależniają podejmowanie i wykonywanie działalności gospodarczej od wcześniejszego uzyskania koncesji, zezwolenia lub wpisu w rejestrze działalności regulowanej. W tym ostatnim przypadku wystarczy podczas składania w urzędzie gminy wniosku o wpis do ewidencji złożyć także pisemne oświadczenie o spełnianiu warunków wymaganych dla danego typu działalności. W razie wpisu załatwionego przez Internet trzeba niezależnie od niego złożyć oświadczenie i uzyskać rejestrację planowanej działalności regulowanej. Natomiast o zezwolenie lub koncesję trzeba się starać oddzielnie we właściwych urzędach.
Jeśli nasza firma zatrudnia inne osoby, które w jej imieniu powinny zawierać umowy, załatwiać sprawy urzędowe itp., to warto ustanowić pełnomocnika, wpisać go do ewidencji i podać zakres spraw, które obejmuje jego pełnomocnictwo. Dzięki temu oszczędzamy na biurokracji i opłatach skarbowych. W kontaktach urzędowych wystarczy powołać się na fakt takiego pełnomocnictwa, a urzędnicy sprawdzą sobie to przez Internet (zasada ta nie obowiązuje jedynie w sprawach prowadzonych na podstawie ordynacji podatkowej oraz ustawy o kontroli skarbowej).
Podstawa prawna: ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności (tekst jednolity DzU z 2013 r. poz. 672 ze zm.).
Michał Kosiarski, radca prawny
