Przechowywanie kopii faktury w formie elektronicznej
W przypadku, gdy podatnicy wystawiają dużą ilość faktur mają problem z przechowywaniem ich w postaci materialnej (papierowej). Wiąże się to z magazynowaniem ogromnych ilości dokumentów i dodatkowymi kosztami. Rozwiązaniem tego problemu byłoby przechowywanie faktur w systemie informatycznym, który pozwoliłby na zarchiwizowanie w centralnym, specjalnie wyodrębnionym repozytorium faktur w wersji PDF, uniemożliwiając wprowadzenie jakichkolwiek zmian w strukturze dokumentu. Powstaje zatem pytanie, czy takie rozwiązanie zgodne jest z prawem podatkowym.
Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm.), podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 6.
Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawodawca zawarł delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.
Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, dnia 28 listopada 2008 roku wydał rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212 poz. 1337 ze zm.).
Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".
Z powyższego przepisu wynika, iż faktury powinny być wystawiane w formie materialnej w liczbie, co najmniej dwóch egzemplarzy - dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA".
Tak wystawione dokumenty w formie materialnej (oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów) w myśl § 21 ust. 1 rozporządzenia podatnicy są obowiązani przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Na szczególną uwagę zasługuje ust. 2 ww. przepisu, w którym wskazano, że dokumenty o których mowa w ust. 1 przechowuje się w oryginalnej postaci w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.
W interpretacji indywidualnej z dnia 24.02.2010 r. (sygn.: ITPP3/443-193/09/ZG) Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy uznał, że nie ma możliwości wystawienia oryginału faktury w formie papierowej i przechowywania kopii tej faktury w formie elektronicznej. Stwierdził on, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania). Zdaniem organu nie ma znaczenia fakt, że istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku. Konieczne jest sporządzanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.
Należy jednak zaznaczyć, że prezentowane powyżej stanowisko nie znajduje potwierdzenia w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 listopada 2009 r. (I FSK 1169/08), który stwierdził, że wystarczy tylko elektroniczna wersja dokumentu faktury. Czy wykształci się w tym zakresie stała linia orzecznicza. Czas pokaże.
Marcin Parulski
Konsultant w Departamencie Doradztwa Podatkowego Małopolskiego Instytutu Studiów Podatkowych w Krakowie
