Przygotowania do corocznej inwentaryzacji - arkusze spisowe

Istotną rolę odgrywa właściwa dokumentacja. Po pierwsze, kierownik danej jednostki wydaje zarządzenie w sprawie inwentaryzacji rocznej (istotne bez względu na wielkość i jej charakter). W mniejszych jednostkach nie wydaje się zarządzeń, lecz od razu podaje się metodę inwentaryzacji i datę jej wykonania. Zarządzenie kierownika zawiera informacje o powołaniu komisji inwentaryzacyjnej oraz określa metody inwentaryzacji poszczególnych składników majątku.

Następnym krokiem jest sporządzenie planu (harmonogram) inwentaryzacji, który określa składniki majątku poddane w danym roku inwentaryzacji oraz terminy dla dokonania inwentaryzacji, ustalenia różnic, ustalenia osób odpowiedzialnych oraz rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych. Należy pamiętać, że ważną kwestią jest wyznaczenie do inwentaryzacji odpowiednich osób.

Często mamy do czynienia z różnym charakterem inwentaryzowanych aktywów i pasywów, a także metod jej przeprowadzania w szczególności, gdy są jej poddawane nietypowe materiały. W takich przypadkach komisja składająca się z pracowników może się okazać nie jest wystarczająca i konieczne będzie powołanie eksperta o określonej specjalizacji. Powyższy plan/harmonogram prac zazwyczaj sporządzamy na potrzeby jednego roku obrotowego. Istnieją przypadki, szczególnie u większych jednostek posiadających znaczny majątek, w których inwentaryzację można przeprowadzać rzadziej niż raz w roku (np. co 4 lata). Wówczas warto plany sporządzać na okresy kilkuletnie.

Kolejnym punktem zmierzającym do przygotowania prawidłowej inwentaryzacji zwłaszcza w dużych jednostkach jest utworzenie instrukcji inwentaryzacyjnej. Stanowi ona wewnętrzny akt i z tej racji powinna być dostosowana do indywidualnych cech danej jednostki.

Zazwyczaj korzysta się z doświadczeń z lat ubiegłych, w szczególności znaczenie mają tu wyjaśnienia pomagające uniknąć dotychczas zdarzających się błędów. Z praktyki instrukcja często zawiera wyjaśnienie ogólnych zasad inwentaryzacji, sposoby przygotowania poszczególnych składników majątku, opis metod przeprowadzania inwentaryzacji czy zasady weryfikacji i rozliczenia różnic i inne.

W przypadku gdy spełniono powyższe formalne obowiązki i majątek przygotowano do inwentaryzacji, można przystąpić do weryfikacji stanu faktycznego. Zgodnie z art. 26 pkt 1. ustawy o rachunkowości, jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych nieruchomości zaliczonych do inwestycji, maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.

Niekiedy zdarza się, że podmiot mający przeprowadzić inwentaryzację posiada kilkaset środków trwałych. W związku z tym inwentaryzacja drogą spisu z natury staje się niezwykle pracochłonna i może rodzić spore utrudnienia szczególnie, jeśli zasoby danego podmiotu znajdują się w kilku miejscach.

Jednostka może natomiast nie przeprowadzać inwentaryzacji w przypadku:

• ogłoszenia upadłości z możliwością zawarcia układu, jeżeli nie następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostki;
• połączenia lub podziału jednostek, za wyjątkiem spółek kapitałowych, o ile strony w drodze umowy pisemnej odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Z pomocą przychodzi możliwość korzystania z arkuszy spisowych z wypełnionymi nazwami środków trwałych. Ustawa nie odnosi się do arkuszy spisowych. Jednak w praktyce przedsiębiorcy wykorzystują ustalony wzór arkuszy spisowych. Później w trakcie spisu są one uzupełniane nazwami inwentaryzowanych towarów wraz z ustaloną ich ilością. Ustawa o rachunkowości nie określa wzoru arkusza, wobec czego podmiot może stosować własny arkusz - jeżeli tylko zostaną w nim ujęte odpowiednie pozycje, których uzupełnienie jest konieczne do uznania prawidłowości inwentaryzacji. W grę wchodzi również wydruk komputerowy. Zatem forma arkusza spisowego jest sprawą drugorzędną i może w dużej mierze zależeć od wewnętrznych potrzeb podmiotu dokonującego inwentaryzacji. Najistotniejsze jest bowiem to, by inwentaryzacja była dokonana rzetelnie, a jej wyniki następnie powiązane z zapisami ksiąg rachunkowych.

Dla zachowania terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji wystarczy wykonywanie inwentaryzacji w terminach wynikających z art. 26 ust. 3 pkt 1-5 ustawy. Zgodnie z tą regulacją, inwentaryzację obejmującą:

• aktywa pieniężne, papiery wartościowe oraz materiały i towary zaliczane zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości w koszty w momencie zakupu - przeprowadza się w drodze spisu z natury w dniu kończącym rok obrotowy;
• składniki aktywów innych niż aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku oraz materiały, towary i produkty gotowe - przeprowadza się w okresie od 3 miesięcy przed końcem roku obrotowego do 15. dnia następnego roku,
• zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - przeprowadza się jeden raz w ciągu 2 lat w dowolnym okresie roku;
• nieruchomości zaliczone do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujące się na terenie strzeżonym inne środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie - przeprowadza się jeden raz w ciągu 4 lat w dowolnym okresie roku;
• zapasy towarów i materiałów (opakowań) objęte ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki, jak też zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną - przeprowadza się raz w roku.

Gabriela Nowicka

prawniczka, Auxilium S.A.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dn. 29.09.1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223.