Rozliczanie urlopów na przełomie roku

W potocznym słownictwie z zakresu prawa pracy pojawia się często sformułowanie "urlop cząstkowy". Jest ono używane dla określenia urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi, który po raz pierwszy w życiu podjął pracę w ramach stosunku pracy. Zasady nabywania prawa do takiego urlopu bywają jednak błędnie rozumiane.

W myśl art. 153 § 1 K.p. prawo do urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik po raz pierwszy zatrudnił się na podstawie stosunku pracy, nabywa się z dołu, z upływem każdego kolejnego miesiąca pracy. Stąd stosowana w praktyce nazwa omawianego urlopu - urlop cząstkowy. W potocznym odbiorze często jest on jednak kojarzony jako urlop w pierwszym roku pracy zawodowej, a nie w roku kalendarzowym, w którym pracownik pierwszy raz w życiu podjął pracę.

Tymczasem dzień 31 grudnia danego roku definitywnie kończy nabywanie prawa do urlopu w trybie art. 153 § 1 K.p. Od dnia następnego, tj. z dniem 1 stycznia danego roku, pracownik, który jeszcze w ubiegłym roku nabywał urlop stopniowo, staje się pracownikiem uprawnionym do pełnej puli urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni). Może on ją wykorzystać w całości już od pierwszego dnia nowego roku. Urlop cząstkowy nie przechodzi więc na następny rok.

Pracodawca, który kontynuuje udzielanie takiego urlopu w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym pracownik po raz pierwszy podjął pracę (mylnie przyjmując, że urlop ten udzielany jest przez okres pierwszego roku pracy), narusza przepisy urlopowe. Przez swoje działanie uniemożliwia on pracownikowi pełne skorzystanie z jego uprawnień urlopowych, co może zostać zakwalifikowane jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

W praktyce udzielania urlopów wypoczynkowych można się spotkać z udzielaniem urlopu wypoczynkowego na konto przyszłego roku. Pracodawcy traktują urlop udzielony w ten sposób jako zaliczkowy. Na ogół z inicjatywą przyznania urlopu zaliczkowego występuje pracownik, który wykorzystał już swoją pulę urlopową na bieżący rok, a z różnych powodów potrzebuje dnia wolnego od pracy. Pracodawcy akceptują czasami prośbę pracownika i udzielają mu urlopu na poczet przyszłorocznych uprawnień urlopowych. Popełniają jednak błąd. Prawo pracy poza kilkoma wyjątkami nie przewiduje bowiem zaliczkowego urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca musi mieć na uwadze, że urlopu wypoczynkowego można udzielić dopiero wtedy, gdy pracownik nabył do niego prawo. W przypadku urlopu kolejnego (tj. udzielanego po upływie roku kalendarzowego, w którym pracownik pierwszy raz podjął pracę), uzyskanie prawa do urlopu następuje w dniu 1 stycznia danego roku. Pracodawca nie może więc np. udzielić pracownikowi urlopu za 2016 r. w grudniu 2015 r., ponieważ w tym miesiącu pracownik nie dysponuje jeszcze prawem do urlopu za 2016 r. Wspomniany urlop zaliczkowy należałoby więc potraktować jako dwa dni zwolnienia od pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia obliczanego na zasadach urlopowych. Pracodawca nie będzie mógł w następnym roku (2016 r.) potraktować tych dwu dni jako urlopu za ten rok, wykorzystanego w trybie zaliczkowym w roku wcześniejszym. Pula urlopowa pracownika nie zostanie więc pomniejszona. Wyjątkiem jest tutaj pracownik młodociany, który może otrzymać urlop zaliczkowy na poczet swoich przyszłych uprawnień urlopowych (art. 205 § 3 K.p.). Udzielenie go pomniejsza wymiar przysługującego młodocianemu urlopu wypoczynkowego.

Wykorzystanie 14 dni urlopu wypoczynkowego na przełomie roku nie uprawnia do wypłaty świadczenia urlopowego za rok, w którym udzielono takiego urlopu.

Sprawdź, kiedy w najbliższym czasie warto wziąć urlop?

Nieobecność pracownika w dniu 1 stycznia danego roku w określonych sytuacjach może spowodować proporcjonalną redukcję wymiaru urlopu. Zależy to od przyczyny nieobecności. Dzień 1 stycznia danego roku, z racji ustanowienia go świętem ustawowym, jest dniem wolnym dla zdecydowanej większości pracowników. Jeżeli jednak pracownik jest nieobecny w tym dniu nie z powodu święta, ale z uwagi na:

• urlop bezpłatny,
  
• urlop wychowawczy,
  
• odbywanie zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych,
  
• tymczasowe aresztowanie,
  
• odbywanie kary pozbawienia wolności,
  
• nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy,

to wymiar jego urlopu co do zasady podlega proporcjonalnej redukcji, zgodnie z art. 155² K.p. Przeprowadzana jest ona na dwa sposoby, w zależności od tego, czy nieobecność wskazana powyżej przypadła przed lub po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego za dany rok.

Uzyskanie prawa do urlopu kolejnego za dany rok następuje w dniu 1 stycznia tego roku. Jeżeli jedna ze wskazanych nieobecności wystąpi po tym dniu, wymiar urlopu za dany rok ulega proporcjonalnemu obniżeniu o okres nieobecności (o ile pracownik powraca w tym roku do pracy). Wyjątek od tej zasady występuje tylko w przypadku urlopu wychowawczego. Jeżeli pracownik powraca po tym urlopie (rozpoczętym po dniu 1 stycznia danego roku) do pracy jeszcze w tym samym roku kalendarzowym, wymiar jego urlopu za ten rok nie ulega obniżeniu.

Drugim wariantem proporcjonalnego ustalenia wymiaru urlopu jest jego redukcja proporcjonalnie do okresu zatrudnienia pozostałego do końca roku, po powrocie pracownika do pracy. Zastosowanie tej metody ma miejsce wtedy, gdy w pierwszej kolejności występuje nieobecność pracownika w dniu 1 stycznia danego roku z powodów wskazanych w art.155² K.p., a następnie pracownik powraca do pracy w tym roku kalendarzowym.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 95 (1240) z dnia 2015-11-26

GOFIN podpowiada