Reklama

Rozliczenie zaliczki na poczet zagranicznej podróży służbowej

Na pokrycie niezbędnych kosztów podróży służbowej oraz kosztów pobytu poza granicami kraju pracownicy otrzymują od pracodawcy zaliczkę. Z zaliczki tej pracownicy pokrywają koszty podróży służbowej, do których należą m.in. koszty przejazdów i dojazdów, noclegów, a także inne wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

1.1. Ogólne zasady rozliczania

Według § 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaliczkę na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej wypłaca się w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Jeśli pracownik przyjął zaliczkę w złotych, to przyjmuje na siebie ryzyko wynikające z wahań kursów walut. Może na tym zyskać lub stracić.

Reklama

Zaliczkę należy rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu pracownika z podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

W praktyce koszty podróży służbowej rozlicza się na podstawie dowodu "Rozliczenie zagranicznej podróży służbowej", do którego dołącza się rachunki i paragony. Na druku tym ujmuje się wszystkie poniesione wydatki.


1.2. Rozliczenie gdy kwota poniesionych wydatków jest niższa od pobranej zaliczki

Wysłaliśmy pracownika w podróż służbową. Wypłaciliśmy mu zaliczkę w euro. Po powrocie pracownik zwrócił niewykorzystane pieniądze. Jak rozliczyć koszty podróży służbowej? Czy powstaną różnice kursowe?

W przypadku zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki może się bowiem różnić od kursu z dnia jej wypłaty. Jeżeli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej jednostka zastosuje kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę, nie powstają różnice kursowe.

W sytuacji odbycia przez pracownika zagranicznej podróży służbowej poniesione przez niego wydatki wyrażone w walucie obcej wymagają przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno każdego rachunku, faktury, paragonu itp. - według ich dat.

Przepisy nie dają jasnej odpowiedzi na pytanie: jaki kurs przyjąć do rozliczenia zagranicznych podróży służbowych? Trzymając się literalnie przepisów (art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop), przedsiębiorca, który chce zaliczyć zagraniczne delegacje do kosztów uzyskania przychodów, przelicza je według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego wypłatę. Taką zasadę przyjął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 października 2008 r., nr ILPB1/415-501/08-2/IM. Organ podatkowy wyjaśnił, że przedsiębiorca ponosząc wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, które na mocy ustawy nie są wyłączone z kosztów, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu. Jeśli firma poniosła wydatki w walutach obcych, przelicza je na złote według kursu średniego ogłaszanego przez NBP. Pod uwagę brany jest tu kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, a dniem poniesienia kosztu jest dzień wypłaty. Oznacza to, że wypłacając delegację, pracodawca powinien uwzględnić kurs średni NBP z dnia poprzedzającego wypłatę.

Należy zwrócić uwagę, że przyjmując do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej kurs średni ogłaszany przez NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży, powstaną różnice kursowe. Kurs z dnia poniesienia kosztu może się bowiem różnić od kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki).

Niemniej jednak do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej można też zastosować kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę. Może to być np. kurs:

  • sprzedaży banku, jeżeli w celu wypłaty zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej dokonano zakupu waluty w banku,
     
  • kantorowy, w razie zakupu waluty w kantorze.

Jest to najprostszy sposób często spotykany w praktyce, bowiem nie powoduje powstania różnic kursowych. Przyjęcie kursu, po którym wyceniono zaliczkę nie powinno być kwestionowane przez organy podatkowe. Bowiem przyjęcie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży skutkowałoby powstaniem różnic kursowych, które i tak w konsekwencji skorygowałyby koszty do kursu, po jakim wyceniono zaliczkę.

Przykład

Pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczkę w kwocie 500 euro na pokrycie zagranicznej podróży służbowej. Środki te zakupił w banku po kursie 4,10 zł/euro.

Zaliczka w złotówkach wyniosła więc 2.050 zł (500 euro x 4,10 zł/euro).

Pracownik przedłożył 20 września dowody dokumentujące wydatki poniesione w czasie podróży służbowej, które opłacił pobraną zaliczką. Wydatki ogółem wraz z dietą wyniosły 400 euro. Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 100 euro (500 euro - 400 euro) pracownik zwrócił pracodawcy.

1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki

Średni kurs euro z 19 września wyniósł 4,20 zł/euro. W związku z tym koszty podróży służbowej wyniosły 1.680 zł (400 euro x 4,20 zł/euro).

Pomiędzy kursem z dnia rozliczenia zaliczki a kursem z dnia jej wypłaty powstanie dodatnia różnica kursowa w wysokości 40 zł [400 euro × (4,10 zł/euro - 4,20 zł/euro)], która zwiększa przychody.

2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczkę

Jeżeli do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podróży służbowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczkę, tzn. 4,10 zł/euro, nie powstaną różnice kursowe. Koszty podróży służbowej wyniosły 1.640 zł (400 euro x 4,10 zł/euro).


1.3. Rozliczenie gdy wydatki przekroczyły kwotę zaliczki wypłaconej pracownikowi

Pracownik otrzymał zaliczkę w euro na pokrycie wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową. W czasie jego pobytu za granicą okazało się, że wydatki (uzasadnione) przewyższają kwotę zaliczki. Dokonał więc płatności swoją własną kartą płatniczą. W spółce przyjęto zasadę, że do rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Jak rozliczyć delegację zagraniczną, w sytuacji gdy została wypłacona pracownikowi zaliczka, która nie wystarczyła na pokrycie wydatków?

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca powinien zwrócić pracownikowi wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, które pracownik musiał sfinansować z własnych pieniędzy.

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracodawca nie może więc przerzucać na pracownika kosztów podróży służbowej. Jeśli pracownik z własnych pieniędzy uregulował uzasadnione - zdaniem pracodawcy - wydatki w związku z wyjazdem służbowym, bo zaliczka była niewystarczająca, pracodawca powinien pokryć je w całości.

Z powołanego wcześniej rozporządzenia wynika, że walutę w jakiej nastąpi rozliczenie, wybiera pracownik.

Jak będzie wyglądać rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej w przypadku rozliczenia w euro, a jak w przypadku rozliczenia w złotych, zilustrujemy na przykładach liczbowych.

Przykład

Pracodawca kupił w kantorze 400 euro po kursie 4,50 zł/euro, a następnie wypłacił je pracownikowi jako zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej.

W dniu 30 września pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży.

Udokumentowane koszty podróży i diety wyniosły 450 euro. Otrzymana przez pracownika zaliczka nie wystarczyła więc na pokrycie kosztów podróży. Pracownik zdecydował, że nadwyżkę poniesionych wydatków nad kwotą zaliczki chce otrzymać w euro.

W jednostce koszty zagranicznej podróży służbowej są przeliczane według kursu średniego NBP.

Kurs średni NBP z 29 września wynosił 4,30 zł/euro.

Wobec tego koszty podróży służbowej wyniosły 1.935 zł (450 euro x 4,30 zł/euro).

Kwotę 50 euro zakupiono w kantorze po kursie 4,35 zł/euro i przekazano pracownikowi.

Powstała ujemna różnica kursowa, bowiem koszt przeliczony według kursu średniego jest niższy od kosztu przeliczonego według kursu faktycznie zastosowanego.

400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) + 50 euro x (4,35 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł + 2,50 zł = 82,50 zł

Różnica kursowa, która wynosi 82,50 zł, powiększy koszty podatkowe.

Przykład

W założeniach przyjętych w poprzednim przykładzie wnieśmy jedną zmianę. Otóż przyjmijmy, że pracownik nadwyżkę poniesionych wydatków nad kwotą zaliczki chce otrzymać w złotych.

Pracownik oświadczył, że za granicą płacił swoją kartą płatniczą i w związku z tym z jego konta zeszła kwota 222,50 zł (dodatkowo okazał wyciąg z banku dokumentujący tę transakcję).

W ramach rozliczenia zagranicznej podróży służbowej pracodawca wypłacił pracownikowi 222,50 zł.

Wobec tego koszty podróży służbowej wyniosły 1.942,50 zł, co wynika z następującego wyliczenia:

222,50 zł + 400 euro x 4,30 zł/euro = 222,50 zł + 1.720 zł = 1.942,50 zł.

Koszty podatkowe powiększy ujemna różnica kursowa, która wynosi 80 zł, ustalona w następujący sposób:

400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł.


1.4. Wypłata zaliczki w złotówkach

Kierowcom wyjeżdżającym w podróż służbową za granicę wypłacamy z kasy zaliczkę w złotówkach. Następnie na granicy pracownicy wymieniają złotówki na euro (przeważnie w takiej wysokości w jakiej muszą uiścić opłatę) i ponoszą koszt opłaty drogowej w walucie. Jakie kursy zastosować do rozliczenia tych operacji i czy powstaną podatkowe różnice kursowe?

Pracownik przebywający w zagranicznej podróży służbowej ponoszący w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe powinien rachunki dokumentujące poniesienie tych wydatków załączyć do rozliczenia kosztów podróży. W rozliczeniu kosztów zagranicznej podróży służbowej uwzględnia się zaliczkę wypłaconą przed udaniem się w podróż, a także wydatki poniesione w walucie obcej oraz diety i ryczałty.

Koszty wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof).

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej wyrażonych w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Oznacza to, że wyrażone w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe, diety i ryczałty przelicza się na złotówki według jednego kursu, tj. kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej.

Gdy pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową wypłacono zaliczkę w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów takiej podróży nie wystąpią różnice kursowe.

Przykład

Kierowcy wyjeżdżającemu w zagraniczną podróż służbową wypłaciliśmy zaliczkę w kwocie 4.000 zł (za jego zgodą).

Pracownik przebywał w tej podróży od 3 do 11 października, tj. 8 dób.

W dniu 14 października przedstawił rozliczenie kosztów podróży, w którym uwzględnił diety, koszty noclegów udokumentowane rachunkiem i koszty opłat drogowych udokumentowane rachunkiem. Razem koszty te wyniosły 920 euro.

Do rozliczenia kosztów podróży należy przyjąć kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia tych kosztów, czyli z 13 października.

Kurs średni euro z 13 października wynosił 4,30 zł/euro. Łączne koszty zagranicznej podróży służbowej wyniosły więc 3.956 zł (920 euro x 4,30 zł/euro). Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 44 zł (4.000 zł - 3.956 zł) pracownik zwrócił pracodawcy.

Uwaga: We wszystkich przykładach zaprezentowanych w tym artykule przyjęliśmy przykładowe kursy walut.


Przegląd Podatku Dochodowego Nr 20 z dnia 2011-10-20

GOFIN podpowiada

Reklama

Reklama

Reklama

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Finanse / Giełda / Podatki
Bądź na bieżąco!
Odblokuj reklamy i zyskaj nieograniczony dostęp do wszystkich treści w naszym serwisie.
Dzięki wyświetlanym reklamom korzystasz z naszego serwisu całkowicie bezpłatnie, a my możemy spełniać Twoje oczekiwania rozwijając się i poprawiając jakość naszych usług.
Odblokuj biznes.interia.pl lub zobacz instrukcję »
Nie, dziękuję. Wchodzę na Interię »