E-sprawozdanie
Kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Tak stanowi art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi przygotować sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Wersja papierowa sprawozdania finansowego jest jego kopią, oryginałem jest sprawozdanie w postaci elektronicznej. Sprawozdanie finansowe należy przygotować w formie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego.
Może ono zostać sporządzone w:
a) postaci ustrukturyzowanej, tj. w formacie XML,
b) formacie nieustrukturyzowanym.
Struktury logiczne
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych na stronie Ministerstwa Finansów spoczywa na jednostkach wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS (art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości). Zobligowani do przygotowania sprawozdania finansowego w takiej samej postaci (strukturze i formacie) są podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe.
Tak wynika z art. 45 ust. 5 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Poza tym do grona jednostek, które przygotowują sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej, od 1 stycznia 2020 r. dołączyli podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS (art. 27 ust. 2 ustawy o pdop - Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.). Struktury logiczne (schemy) dla jednostek zobligowanych do przygotowania sprawozdania finansowego w postaci ustrukturyzowanej udostępnione są na stronie BIP Ministerstwa Finansów. Trzeba mieć na uwadze, że sprawozdania finansowe sporządzone za 2019 r. należy przygotować według struktur logicznych w wersji 1-2 opublikowanych przez Ministerstwo Finansów, które obowiązują dla sprawozdań finansowych sporządzanych od dnia 1 września 2019 r. Struktury te nieznacznie różnią się od wersji 1-0, według której przygotowywane były sprawozdania finansowe do końca sierpnia 2019 r.
Na stronie BIP Ministerstwa Finansów w styczniu 2020 r. udostępniono nową schemę. Jest ona przeznaczona dla pozostałych jednostek zobowiązanych do składania sprawozdań finansowych do Szefa KAS, dla których wcześniej nie opublikowano dedykowanych schem (np. dla funduszy inwestycyjnych, posiadających status podatnika pdop).
W tabeli przedstawiono jednostki zobligowane do przygotowania elektronicznego sprawozdania finansowego w postaci ustrukturyzowanej oraz podmioty, które nie są do tego zobowiązane. Do ustrukturyzowanych elementów sprawozdania finansowego należą:
- wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym - jeśli jednostka je sporządza,
- rachunek przepływów pieniężnych - gdy jednostka go sporządza,
- nota podatkowa w dodatkowych informacjach i objaśnieniach.
Ze względu na swoją specyfikę ustrukturyzowaniu nie podlegają dodatkowe informacje i objaśnienia. Trzeba sporządzić je w postaci elektronicznej w dowolnym formacie. Jednak ustrukturyzowaniu, czyli sporządzeniu w formacie XML, podlega punkt dodatkowych informacji i objaśnień, który dotyczy rozliczenia różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania podatkiem dochodowym a wynikiem finansowym (zyskiem, stratą) brutto. Notę podatkową muszą wypełnić tylko podmioty, które są do tego zobowiązane, tj. podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych. Jeśli jednostka sporządza uproszczone sprawozdanie finansowe, to w zakresie informacyjnym wyjaśnień do bilansu (załącznik nr 4) oraz w dodatkowych informacjach i objaśnieniach (załącznik nr 5 i 6) nota podatkowa nie pojawia się. Jednak w schemach załączników nr 4, 5 i 6 do ustawy o rachunkowości pozycja ta została zamieszczona. Służy ona do fakultatywnego wypełnienia jedynie przez jednostki będące podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. E-sprawozdanie finansowe powinno być jednym plikiem XML, zawierającym wszystkie elementy sprawozdania, tj. zarówno ustrukturyzowane, jak i nieustrukturyzowane (dodatkowe informacje i objaśnienia - z wyłączeniem ustrukturyzowanej noty podatkowej). Zgodnie z art. 50 ust. 1 ustawy o rachunkowości informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym mogą być wykazywane ze szczegółowością większą niż określona w załącznikach do ustawy, jeżeli wynika to z potrzeb lub specyfiki jednostki.
W związku z tym udostępnione struktury logiczne zawierają oprócz elementów obligatoryjnych także takie, które jednostki mogą przygotować dobrowolnie. Oprócz omówionej wyżej noty podatkowej jednostek będących podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych sporządzających uproszczone sprawozdania finansowe, dotyczy to m.in. zestawienia zmian w kapitale oraz rachunku przepływów pieniężnych. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) przygotowuje się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (art. 45 ust. 1h ustawy o rachunkowości).Ze względu na to, że struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie są opublikowane, podmioty te sporządzają sprawozdanie finansowe za 2019 r. w postaci elektronicznej według przez siebie wybranych formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.
Pomocne narzędzia
Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów dostępna jest bezpłatna aplikacja ("Aplikacja e-Sprawozdanie Finansowe"), dzięki której można sporządzić e-sprawozdanie finansowe w postaci ustrukturyzowanej. Przygotowane narzędzie ma pomóc w opracowaniu sprawozdań finansowych według wzorów z 4, 5 i 6 do ustawy o rachunkowości. Aplikacja ta pozwala na wprowadzenie danych do sprawozdania finansowego, ich zapisanie oraz otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego. Poza tym umożliwia przygotowanie i podpisanie wysyłki do Szefa KAS sprawozdania finansowego z załączonymi dokumentami dodatkowymi, a potem pobranie UPO. Za pomocą tego narzędzia nie można jednak złożyć sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS przez podmioty figurujące w rejestrze przedsiębiorców KRS. Elektroniczne sprawozdanie finansowe może zostać przesłane do KRS jedynie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Do przygotowania e-sprawozdania finansowego w formie ustrukturyzowanej można wykorzystać "Program DRUKI Gofin - sprawozdania finansowe XML (BILANS XML)". Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS mogą za jego pomocą przygotować elektroniczne sprawozdanie finansowe w strukturach logicznych. Natomiast podatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązanych do sporządzenia sprawozdań finansowych i podatnikom podatku dochodowego od osób prawnych niewpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS program umożliwia przygotowanie sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej w formie ustrukturyzowanej oraz bezpośrednie przesłanie sprawozdania finansowego do szefa KAS.
Forma nieustrukturyzowana
Elektroniczne sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej może zostać sporządzone w dowolnym formacie pliku, który można zapisać i odczytać za pomocą programu komputerowego. Zatem może to być plik tekstowy, graficzny lub mieszany, np. .doc, .pdf, .jpg, .xls, .odt, .rtf. Skan dokumentu papierowego, który został opatrzony e-podpisem, również jest uznawany za elektroniczne sprawozdanie finansowe w formie nieustrukturyzowanej. Do jednostek, które mogą sporządzić e-sprawozdanie finansowe za 2019 r. w postaci nieustrukturyzowanej, należą podmioty stosujące MSR-y oraz spółki cywilne.
Podpisanie
Sprawozdanie finansowe powinna podpisać (podając datę podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis powinni złożyć wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Elektroniczne sprawozdanie finansowe opatruje się e-podpisem.
W tym celu można posłużyć się:
a) kwalifikowanym podpisem elektronicznym (w tym podpisem wydanym w innym kraju UE) - podpis płatny, składany za pomocą specjalnego urządzenia (np. tokena), można go nabyć od firmy, która znajduje się na specjalnej liście Narodowego Centrum Certyfikacji, b) podpisem zaufanym (nazywanym wcześniej podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP) - podpis bezpłatny, mogą go uzyskać tylko osoby posiadające PESEL, c) podpisem osobistym (od 1 stycznia 2020 r.) - podpis weryfikowany przez certyfikat podpisu osobistego; mogą z niego korzystać osoby posiadając e-dowód osobisty z warstwą elektroniczną wydawany od 4 marca 2019 r., składa się go za pomocą płatnego urządzenia elektronicznego (czytnika) oraz odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Jeśli wszystkie osoby zobligowane do podpisania sprawozdania finansowego dokonają tej czynności za pomocą elektronicznego podpisu kwalifikowanego, kolejność składania podpisów nie ma znaczenia. Jednak w przypadku użycia różnych rodzajów podpisów, gdy np. część osób posługuje się podpisem kwalifikowanym, a pozostali korzystają z podpisu zaufanego, sprawozdanie finansowe jako pierwsze powinny podpisać osoby posługujące się podpisem zaufanym, a jako ostatnie, te które używają podpisu kwalifikowanego. Wówczas może dojść do sytuacji, w której osoba sporządzająca sprawozdanie podpisze się jako ostatnia.
Wynika to z właściwości e-podpisów. Przykładowo podpis zaufany zapisywany jest wewnątrz pliku XML, a przy składaniu podpisu kwalifikowanego zewnętrznie tworzony jest dodatkowy plik lub pliki XAdES z podpisami dołączonymi do pliku e-sprawozdania finansowego. Jeśli rok obrotowy jednostki jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, data sporządzenia sprawozdania finansowego oraz data jego podpisania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, nie mogą być późniejsze niż 31 marca następnego roku. Przy czym, gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, daty podpisu nie muszą być jednakowe. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 25 marca 2019 r. na pytanie naszego wydawnictwa.
Podstawa prawna Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.)
autor: Karolina Paszkowska Gazeta Podatkowa nr 9 (1675) z dnia 2020-01-30
