Świadczenie urlopowe u małego pracodawcy

Albo ZFŚS, albo świadczenie urlopowe

Ustawa o ZFŚS określa procedurę tworzenia i rezygnacji z ZFŚS oraz warunki wypłaty lub rezygnacji ze świadczenia urlopowego. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o ZFŚS pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą Fundusz bez względu na stan zatrudnienia i nie mogą z niego zrezygnować (w przeciwieństwie do pracodawców spoza sfery budżetowej).

Pracodawcy spoza sfery budżetowej, zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (tzw. mali pracodawcy), mają możliwość wyboru między świadczeniem urlopowym a Funduszem. Mogą oni tworzyć ZFŚS bądź mogą wypłacać świadczenie urlopowe (art. 3 ust. 3 ustawy o ZFŚS). Mogą również całkowicie zrezygnować z tworzenia ZFŚS czy wypłaty świadczenia urlopowego, pod warunkiem że dopełnią formalności związanych z taką rezygnacją. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (na 1 stycznia danego roku) nie mają takiego wyboru. Mogą jedynie zrezygnować z tworzenia Funduszu, w trybie określonym w art. 4 ust. 1-3 ustawy o ZFŚS. Wymaga on m.in. wprowadzenia zapisu o rezygnacji z ZFŚS do układu zbiorowego pracy lub, w razie jego braku, do regulaminu wynagradzania

Należy zasygnalizować, że wyjątkowo możliwe jest prowadzenie ZFŚS i wypłacanie świadczenia urlopowego - taka sytuacja występuje w szkołach publicznych, w odniesieniu do nauczycieli podlegających Karcie Nauczyciela (Dz. U. z 2017 r. poz. 1189 ze zm.). Przy czym świadczenie urlopowe dla nauczyciela, mimo zbieżności nazwy, różni się od świadczenia urlopowego przewidzianego w ustawie o ZFŚS. Jest przyznawane na warunkach określonych w Karcie Nauczyciela i wypłacane ze środków zgromadzonych w ramach odpisu na ZFŚS (w wysokości odpisu ustalanego na zasadach wynikających z Karty Nauczyciela).

Świadczenie dla etatowca na urlopie

Świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Przepisy ustawy o ZFŚS przewidują więc tylko dwa warunki przyznania świadczenia urlopowego - posiadanie przez osobę uprawnioną statusu pracownika oraz skorzystanie przez niego z co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Przy czym, jak wynika z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS, chodzi tu o 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopowego wypoczynku, a nie o 14 dni urlopu udzielanego w dniach roboczych. Należy zauważyć, że świadczenie urlopowe przysługuje w tym roku kalendarzowym, w którym 14-dniowy urlop wypoczynkowy został wykorzystany, a nie tylko rozpoczęty czy udzielony. Oznacza to, że wykorzystanie tylko części 14-dniowego wypoczynku do końca roku nie da pracownikowi prawa do świadczenia urlopowego, nawet gdy łącznie z resztą urlopu wykorzystanego w nowym roku, urlop osiągnie wymaganą długość.

Świadczenie urlopowe wypłaca się nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Wysokość świadczenia nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego dokonywanego na Fundusz, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika (patrz tabela). W przypadku pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach oraz pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - wysokość świadczenia urlopowego ustala się w proporcji do wymiaru ich czasu pracy (przykład). Pracownicy młodociani mają prawo do pełnej wysokości świadczenia, bez względu na wymiar etatu (art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS).

Ustawa o ZFŚS wyznacza maksymalną wysokość świadczenia urlopowego - pracodawca może więc określić w przepisach zakładowych niższą wysokość świadczenia.

Bez kryterium dochodowego i ochrony

Przyznanie dopłat do wypoczynku z ZFŚS musi uwzględniać tzw. kryterium socjalne, o którym mowa w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Przywołany przepis stanowi, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń finansowanych ze środków ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Żeby ustalić tę sytuację, pracownicy zainteresowani dopłatami z ZFŚS mogą być zobowiązani do przedłożenia oświadczeń o uzyskiwanych dochodach. Żaden przepis ustawy o ZFŚS nie wymaga jednak, aby przy przyznawaniu i wypłacaniu świadczeń urlopowych uwzględniać sytuację socjalną danego pracownika. Z art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS wynika, że jedynym wymogiem przyznania pracownikowi świadczenia urlopowego jest skorzystanie przez niego z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Świadczenie urlopowe wypłacane jest w równej wysokości wszystkim uprawnionym pracownikom, bez względu na ich sytuację życiową, rodzinną i materialną. Ewentualne żądanie ze strony pracodawcy, aby uprawnieni pracownicy przedkładali oświadczenia o dochodach dla potrzeb przyznania świadczenia urlopowego jest więc całkowicie bezzasadne.

W przypadku zajęcia wynagrodzenia za pracę przez komornika lub inny uprawniony organ, pracodawca jest zobowiązany do dokonywania potrąceń z tego wynagrodzenia, stosując art. 87-91 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917). Przewidują one ochronę wynagrodzenia pracownika przed nadmiernymi potrąceniami, poprzez ustalenie kwoty wolnej i górnej granicy potrąceń. Dla potrzeb stosowania tych przepisów pojęcie wynagrodzenia za pracę interpretowane jest szeroko, jednak nawet w takim ujęciu nie można do niego zaliczyć świadczenia urlopowego. W związku z tym podlega ono zajęciu na zasadach określonych wyłącznie w Kodeksie postępowania cywilnego (nawet do pełnej wysokości), pod warunkiem że zajęcie będzie obejmowało swoim zakresem również inne wierzytelności, a nie tylko wynagrodzenie za pracę.

Rezygnacja ze świadczenia urlopowego

Pracodawcy spoza sfery budżetowej o stanie zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć Fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe na zasadzie dobrowolności (chyba że w sytuacji wskazanej w art. 3 ust. 1c ustawy o ZFŚS wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa). Jeżeli jednak nie chcą prowadzić jednej lub obu form działalności socjalnej (np. nie chcą tworzyć ZFŚS i nie chcą wypłacać świadczenia urlopowego) muszą z niej/z nich formalnie zrezygnować, w trybie określonym w ustawie o ZFŚS. Jest on zróżnicowany w zależności od stanu zatrudnienia w zakładzie. Pracodawcy zatrudniający na dzień 1 stycznia danego roku:

• mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo (pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są zobowiązani do tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania) - wprowadzają zapis o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania,
   
• poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie poniżej 50 pracowników liczonych osobowo (tacy pracodawcy nie są zobowiązani do tworzenia regulaminu wynagradzania) - rezygnują z tworzenia ZFŚS i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego w informacji przekazywanej pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku, w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie. W takim przypadku rezygnacja dotyczy tylko tego roku, w którym została dokonana.

W obu przypadkach rezygnacja z tworzenia ZFŚS i (lub) z wypłaty świadczenia urlopowego wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową lub, w razie jej braku, z przedstawicielem załogi wybranym w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Brak zgody przedstawiciela strony pracowniczej uniemożliwia dokonanie rezygnacji.

Wzór informacji o rezygnacji z tworzenia ZFŚS i wypłacania świadczenia urlopowego jest dostępny w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 2191 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 41 (1498) z dnia 2018-05-21

GOFIN podpowiada