Świąteczne wydatki w kosztach podatkowych
Grudzień jest dla przedsiębiorców przede wszystkim okresem podsumowań i rozrachunków finansowych związanych z mijającym rokiem. Większość z nich stara się jednak pamiętać, że jest to także czas świąteczny. W firmach pojawiają się elementy gwiazdkowego wystroju, kontrahenci otrzymują świąteczne życzenia i prezenty, a pracownicy dzielą się opłatkiem podczas zakładowych wigilii. Nie zawsze jednak wydatki na wskazane cele będą podlegały rozliczeniu w kosztach firmowych.
Prezenty dla kontrahentów
W kanonie działań podejmowanych przez przedsiębiorców w okresie świątecznym znajduje się m.in. przygotowywanie upominków dla kontrahentów. Takie działania bez wątpienia mają charakter promocyjny. Podstawowy problem w kwalifikowaniu tego typu wydatków do kosztów podatkowych sprowadza się do rozróżniania wydatków reklamowych i reprezentacyjnych. Niestety, pomimo rosnącej od lat popularności tych działań, ustawodawca nie sformułował definicji tych pojęć na potrzeby podatkowe. W praktyce gospodarczej przyjęło się określanie, że reprezentacja ma na celu budowanie prestiżu firmy, a reklama zachęcanie klientów do nawiązania i utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania jego towarów lub usług. Jak widać, reklama nie musi być ściśle związana z towarem lub usługą. Może bowiem dotyczyć również firmy i jej znaku.
Najczęściej spotykaną formą świątecznej gratyfikacji partnerów biznesowych jest przekazywanie im gadżetów z firmowym logo. Z uwagi na wskazane definicje, wydatki na zakup lub wytworzenie wykorzystywanych w świątecznej promocji gadżetów opatrzonych logo firmy należy traktować jako reklamę, a nie reprezentację. Wręczane obecnym lub potencjalnym kontrahentom m.in. różnego rodzaju kalendarze, długopisy, breloki, smycze, notesy, przenośne nośniki pamięci (pen-drive) itp. drobiazgi opatrzone logo firmowym, mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych.
Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że charakteru reklamowego nie mają eleganckie i wartościowe upominki wręczane jedynie wybranym kontrahentom, jak również coraz popularniejsze tzw. kosze prezentowe zawierające markowe słodycze oraz alkohole. Tego typu prezenty stanowią koszty reprezentacyjne, a w konsekwencji nie mogą podlegać zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych.
Gwiazdkowe dekoracje i życzenia
Specjalny, świąteczny wystrój widać w grudniu w biurach, restauracjach, sklepach, hotelach czy pubach. Bożonarodzeniowe dekoracje niewątpliwie wpływają na odbiór firmy przez otoczenie, w którym funkcjonuje. Pomimo tego nie ma podstaw do przypisywania im cech charakterystycznych dla wyłączonej z kosztów podatkowych reprezentacji (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop). Tego typu działania podejmowane zwyczajowo od wielu lat stały się pewnym standardem. Ponieważ mają one na celu przede wszystkim stworzenie przyjaznej atmosfery w pracy poprzez nawiązanie do tradycji i kultury obyczajowej, przedsiębiorca może je rozliczać w kosztach podatkowych, co potwierdzają organy podatkowe (m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 5 sierpnia 2010 r., nr ILPB4/423-26/10-2/MC).
Cech reprezentacji trudno również dopatrywać się w wysyłaniu kartek świątecznych do kontrahentów, pomimo że z pewnością wpływają na kształtowanie wizerunku firmy. Wydatki ponoszone na ich zakup oraz wysyłkę należy kwalifikować jako koszty funkcjonowania firmy mające na celu podziękowanie za współpracę, a co za tym idzie podtrzymanie kontaktów handlowych. Z tego względu można uznać je za koszty podatkowe.
Kartki świąteczne nie mają charakteru reprezentacyjnego.
Spotkania integracyjne
Święta stanowią również okazję do zorganizowania spotkania integracyjnego dla pracowników. Tego typu imprezy nie noszą znamion reprezentacji, gdyż obejmuje ona jedynie działania skierowane na zewnątrz firmy.
Z art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdop oraz odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o pdof wynika, że nie uważa się za koszty wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w ustawie o ZFŚS. Organizując doroczne spotkanie załogi pracodawca nie prowadzi jednak takiej działalności, gdyż idea przyświecająca tego typu spotkaniom daleka jest od istoty działalności socjalnej. Gdy bowiem pracodawca przyznaje wszystkim pracownikom świadczenia w tej samej wysokości, według zasady "każdemu po równo", brak jest podstaw do uznania, że prowadzi on działalność socjalną.
Wobec powyższego należy uznać, że wydatki na organizację pracowniczych imprez integracyjnych podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych na ogólnych zasadach.
Natomiast gdy w spotkaniach tych oprócz pracowników uczestniczą członkowie rad nadzorczych czy też przedstawiciele właścicieli, zachodzi konieczność rozdzielenia wydatków na dotyczące pracowników i pozostałych gości. Wydatki na rzecz udziałowców podlegają wyłączeniu z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o pdof. Natomiast wydatki na rzecz członków rady nadzorczej wyłącza z kosztów art. 16 ust. 1 pkt 38a powołanej ustawy.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)
autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 98 (826) z dnia 2011-12-08