Szybko, z zachowaniem poufności

Legal Compliance weryfikuje, co było przyczyną nieprawidłowości, jakie okoliczności miały wpływ na ich wystąpienie, czy można było określonym zjawiskom przeciwdziałać.

GP: Zakres usług świadczonych przez adwokatów i radców prawnych jest dość szeroki. Jednakże pana kancelaria wprowadza na polski rynek zupełnie nową usługę - Legal Compliance. Co kryje się pod tym pojęciem?

KR: Usługi Legal Compliance można sklasyfikować jako wyspecjalizowaną działalność niszową, zajmującą się zapewnianiem zgodności konkretnych sfer aktywności podmiotów gospodarczych z przepisami prawa. Są to usługi prawnicze o wysokim stopniu złożoności, polegające na badaniu zgodności z obowiązującym prawem struktur, procedur i czynności podejmowanych w pewnej i ściśle określonej sferze aktywności tych podmiotów.
Chodzi o to, aby w przypadku podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości o ewentualnie przestępnym charakterze kierownictwo firmy decyzję o zawiadomieniu prokuratury lub o przedsięwzięciu innych działań prawnych podejmowało w oparciu o kompleksową analizę dokonaną przez podmiot zewnętrzny, doradcę Legal Compliance, który powinien przeprowadzić wszelkie czynności "śledcze" szybko, sprawnie i z zachowaniem całkowitej poufności.
Nie służy to uniknięciu ewentualnej interwencji państwowych organów ścigania, a raczej tłumi atmosferę skandalu, która zawsze godzi w dobre imię firmy. Jeżeli natomiast uruchomione zostaną już działania organów ścigania, doradca Legal Compliance powinien wpływać na skoordynowany i uwzględniający interes klienta kierunek i sposób działania tych organów.

GP: Czy istnieje polska nazwa dla tej usługi?

KR: Niestety brakuje właściwego terminu odpowiadającego w języku polskim określeniu - Legal Compliance. Ja nazywam tę usługę "specjalnym audytem kierunkowym". Specjalny, dlatego że muszą być szczególne przyczyny, dla których audyt taki zostanie przeprowadzony, czyli wykrycie lub podejrzenie istnienia nieprawidłowości. Audyt, dlatego że cały proces polega na dokonaniu analizy określonych aspektów działalności danego podmiotu zwieńczonej kompleksowym raportem stanowiącym punk wyjścia do dalszych działań. Kierunkowy, dlatego że dotyczy pewnej tylko sfery aktywności firmy. Legal Compliance nie polega bowiem na generalnym i przekrojowym procesie weryfikacji wszelkich obszarów funkcjonowania danego podmiotu, ale na ściśle oznaczonym i sprofilowanym badaniu konkretnego obszaru jego aktywności.

GP: Czym różnią się usługi Legal Compliance od zwykłej obsługi prawnej przedsiębiorstw?

KR: Najważniejszą cechą Legal Compliance jest kompleksowość tej usługi. Polega to na tym, że proces jej świadczenia nie ogranicza się do stwierdzenia nieprawidłowości i określenia ich skutków prawnych. W zakres usług Legal Compliance wchodzi reprezentowanie klientów w charakterze pełnomocnika pokrzywdzonego w postępowaniu przygotowawczym, pełnomocnika oskarżyciela posiłkowego i ewentualnie pełnomocnika powoda cywilnego na etapie postępowania sądowego oraz pełnomocnika wierzyciela w postępowaniu egzekucyjnym. Zaangażowanie prawnika w ramach Legal Compliance nie ogranicza się więc do stwierdzenia uchybień oraz przedstawiania stosownych wniosków i zaleceń. Udziela on wszelkiego wsparcia prawnego w ramach ewentualnego postępowania przygotowawczego, sądowego lub egzekucyjnego. Można więc przyjąć, że kompleksowość usług Legal Compliance polega na świadczeniu pomocy i asystowaniu klientom od momentu powzięcia podejrzenia o występowaniu nieprawidłowości do całkowitego rozwiązania problemu.

GP: Na czym więc dokładnie polega nowość usług Legal Compliance?

KR: Legal Compliance wnosi pewną wartość dodaną i pogłębia prawniczą specjalizację. Po pierwsze, Legal Compliance zakłada aktywne podejście do prowadzonego audytu, tzn. zawiera element śledczy. Zwykły audyt ogranicza się do odpowiedzi na pytanie, jak jest i co z tego wynika. Legal Compliance drąży głębiej. Weryfikuje, co było przyczyną nieprawidłowości, jakie okoliczności miały wpływ na ich wystąpienie, czy można było określonym zjawiskom przeciwdziałać. Mamy więc tu do czynienia z raczej swoistym "śledztwem" niż z tradycyjnym audytem. Po drugie, nowością jest wspomniana już kompleksowość usługi - jeden człowiek ogarniający całość złożonego problemu jest centralną postacią procesu od podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości po przywrócenie stanu homeostazy. Po trzecie, doradca Legal Compliance musi posiadać specyficzną kombinację doświadczeń zawodowych i z usługi tej uczynić oś swojej specjalizacji. To powinien być nurt działalności, a nie aktywność z doskoku, bo tylko takie podejście gwarantuje skuteczność.

GP: Jak przebiega taki audyt?

KR: Odbywa się on w sposób wielopłaszczyznowy, przy zaangażowaniu wiedzy, doświadczenia i umiejętności ekspertów z różnych dziedzin prawnych i pozaprawnych, w zależności od konkretnych potrzeb. Doradca Legal Compliance korzysta z pomocy specjalistów z różnych dziedzin, m.in. finansów, bankowości, rachunkowości czy ubezpieczeń. Czasami konieczna jest pomoc aktuariusza, czasami biegłego rewidenta. W trakcie wykonywania usług Legal Compliance dąży się do stworzenia pełnej, kompleksowej analizy wyłącznie określonych pól działalności lub przedsięwzięć, w jakich uczestniczy klient. Ocenie poddawane są procedury wewnętrzne stosowane w jego przedsiębiorstwie ze szczególnym uwzględnieniem związanego z nimi ryzyka regulacyjnego. Weryfikuje się też zgodność pewnych sfer działalności klienta ze standardami rynkowymi. Po zakończeniu analizy doradca formułuje wnioski dotyczące uchybień i rekomendacje zmierzające do ich usunięcia.

GP: Jakie są główne funkcje tej usługi?

KR: Zasadniczo klienci decydują się na skorzystanie z niej w sytuacji, gdy zauważą w swojej firmie coś niepokojącego, gdy istnieje podejrzenie, że pewna sfera ich działalności jest dotknięta nieprawidłowością o charakterze formalnym. Jednak coraz ważniejsze staje się dla nich uprzednie zapewnienie zgodności podejmowanych działań z prawem, dobrymi obyczajami kupieckimi, standardami rynkowymi. Doradcy Legal Compliance zajmują się również działaniami wyprzedzającymi, w tym doradzają w procesie zarządzania różnymi rodzajami ryzyka. Mimo że jest to usługa dość kosztowna, to wiele firm decyduje się na takie przedsięwzięcie nawet bez wyraźnej przyczyny. Chcą one wyeliminować obszary potencjalnego powstawania nadużyć. Dla wielu przedsiębiorców jest to tak samo cenne, jak wykrycie nieprawidłowości już istniejących.

GP: Skoro jest to kosztowne, jakie podmioty mogą być zainteresowane korzystaniem z tego rodzaju usług? Czy jest to propozycja tylko dla największych przedsiębiorców?

KR: Wszystko jest kwestią właściwej kalkulacji. Zasadniczo najbardziej zainteresowane usługami Legal Compliance są duże podmioty gospodarcze, takie jak spółki publiczne, banki czy inne instytucje finansowe. Nie oznacza to jednak wcale, że w działalności innych firm nie pojawiają się potrzeby korzystania z tego rodzaju pomocy prawnej. Każdy podmiot, który jest zaniepokojony określonymi zjawiskami zachodzącymi w jego strukturach lub w interesie którego leży wyjaśnienie określonych podejrzeń, powinien brać pod uwagę możliwość wsparcia ze strony doradcy Legal Compliance. Zdarza się, że koszty usługi równoważą ledwie stratę, jaką firma poniosłaby w przypadku niewykrycia nieprawidłowości. Należy jednak pamiętać, że dobrem firmy są nie tylko jej finanse. Chodzi też o renomę i dobre imię przedsiębiorcy. W większości przypadków korzyść z przeprowadzenia specjalnego audytu kierunkowego jest niewspółmiernie wyższa od poniesionych nakładów.

Rozmawiała Katarzyna Rychter