Uwaga na wypełnianie arkusza spisowego

Aktywa podlegające spisowi z natury

Inwentaryzacja aktywów drogą spisu z natury polega na ustaleniu ich stanu ilościowego poprzez ich przeliczenie, zważenie lub zmierzenie. Ze swej istoty spis z natury obejmuje aktywa w postaci rzeczowej (art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). Dotyczy on m.in. środków trwałych (z wyjątkiem tych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości inwentaryzowanych w drodze weryfikacji), zapasów oraz środków pieniężnych w kasie.

Inwentaryzacja w formie spisu z natury obejmuje także znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych podmiotów, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te podmioty o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania (art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Arkusz spisu dowodem księgowym

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji trzeba odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Obowiązek ten został na jednostki prowadzące księgi rachunkowe nałożony mocą art. 27 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Ustawodawca nie określił jednak, w jakiej formie dokumenty rozliczające inwentaryzację powinny zostać przygotowane. W praktyce drukiem, który jest najczęściej wykorzystywany do udokumentowania spisu z natury, jest arkusz spisu z natury (tzw. arkusz spisowy). Aby mógł on zostać uznany za dowód księgowy i stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych dotyczących rozliczenia wyników inwentaryzacji, powinien obejmować dane wskazane w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Składowe arkusza spisowego

Elementy, jakie należy zawrzeć w arkuszu spisu z natury, zostały określone w pkt 65 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Wynika z niego, że formularz arkusza spisowego składa się z 3 części, tj. nagłówka, tabeli z polami i zakończenia. W nagłówku zamieszcza się co najmniej:

• nazwę jednostki,
   
• numer kolejny arkusza, jeżeli nie został on z góry nadany,
   
• identyfikację (nazwę lub numer) pola spisowego oraz przedmiotu spisu, z ewentualnym wskazaniem, że chodzi o zapasy obce lub zapasy o obniżonej przydatności gospodarczej,
   
• datę spisu oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu,
   
• skład zespołu spisowego.

W tabeli z polami wpisuje się kolejno spisywane składniki zapasów z podaniem:

• liczby porządkowej spisywanej pozycji (na każdym polu spisowym spisywane pozycje numerowane są kolejno),
   
• identyfikacji spisywanego asortymentu (nazwy, symbolu - indeksu lub kodu, ewentualnie bliższego określenia spisywanego składnika),
   
• jednostki miary i jeżeli to konieczne - jednostki miary stosowanej w bieżącej ewidencji księgowej,
   
• stanu ilościowego, a ewentualnie także ceny jednostkowej i wartości zapasu, co jest nieodzowne w razie spisu z natury towarów i opakowań objętych tylko ewidencją wartościową, zapasów objętych tylko bieżącą ewidencją ilościową lub zapasów nieobjętych bieżącą ewidencją księgową.

W tabeli przedstawia się również uwagi. Przykładowo mogą one dotyczyć oceny przydatności gospodarczej zapasów, dokonania ponownego spisu z natury czy obecności kontrolera spisowego lub biegłego rewidenta.

W części ostatniej formularza, tj. w zakończeniu, dokonuje się m.in. zaznaczenia ostatniej pozycji arkusza spisowego kończącego spis na danym polu spisowym. Następuje to przez wpisanie pod ostatnią pozycją arkusza dotyczącego danego pola spisowego treści: "Spis zakończono na pozycji...." z podaniem jej numeru albo przez zakreślenie wszystkich pustych wierszy pod ostatnią pozycją. Jeżeli były dokonywane poprawki, to należy je wymienić z podaniem numeru pozycji, np. w formie adnotacji "W arkuszach spisowych dokonano poprawek (parafowanych) w następujących pozycjach...". W zakończeniu formularza podpisy składają wszyscy członkowie zespołu spisowego oraz osoba odpowiedzialna za zapasy lub osoba ją reprezentująca (z ewentualnymi uwagami czy zastrzeżeniami). Gdy osoba odpowiedzialna nie bierze udziału w spisie, w arkuszu zamieszcza się na ten temat stosowną adnotację.

Dokument arkusza spisowego może wymagać dodatkowej rozbudowy. Będzie tak np. wówczas, gdy różnice inwentaryzacyjne są ustalane i wykazywane w arkuszach spisowych.

Potwierdzenie przyjęcia arkuszy

Zanim zespoły spisowe przystąpią do czynności inwentaryzacyjnych, następuje wydanie im odpowiedniej liczby arkuszy spisowych. Zaleca się, aby arkusze te zostały wcześniej ponumerowane i oznaczone w taki sposób, aby nie było możliwości ich zamiany. W praktyce z chwilą ich ponumerowania formularze te są traktowane jako tzw. druki ścisłego zarachowania (tj. druki, które są objęte kontrolą przez cały okres ich posiadania przez jednostkę, podlegające ilościowej kontroli zużycia). Chociaż nie wynika to z przepisów, wymagane jest, aby osoba, która pobrała druki do wykorzystania, potwierdziła ich odbiór. Po zakończonym spisie z natury ma obowiązek rozliczyć się z nich. Wtedy ich odebranie powinno zostać pokwitowane przez osobę odbierającą.

Za rozliczenie arkuszy spisowych odpowiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej lub osoba bezpośrednio przez niego wskazana.

Generowanie arkuszy z systemu komputerowego

Jeżeli system informatyczny zapewnia wydruk arkuszy spisowych przed rozpoczęciem spisu, należy zachować opisane już wymagania dotyczące tych formularzy. Należy podkreślić, że posługiwanie się podczas spisu z natury arkuszami z uprzednio wypełnionymi cechami identyfikującymi spisywane składniki zapasów (np. nazwa, numer indeksu, jednostka miary) może wpływać ujemnie na poprawność jego przeprowadzenia. W takim bowiem przypadku spis następuje najczęściej zgodnie z wynikającą z arkuszy kolejnością składników, co z kolei przeczy zasadzie systematycznego spisu z natury (czyli w porządku odpowiadającym kolejności miejsc składowania zapasów). Z tego względu dany podmiot powinien rozważyć, czy udostępnienie informacji o asortymencie nie wpłynie negatywnie na wiarygodność spisu.

Ważne jest również, że jeśli w wydrukach arkuszy podawany jest stan ewidencyjny zapasów, podważa to rzetelność spisu. Sugeruje bowiem oczekiwany ich stan (pkt 67 stanowiska KSR).

Wypełnianie arkuszy

Każdy arkusz spisowy wypełnia się w sposób czytelny bez pozostawiania pustych (wolnych) miejsc, a w razie ich wystąpienia lub pustych końcówek zakreśla się je, aby uniemożliwić dopiski. Nie zaleca się robienia notatek jako podstawy do późniejszego wypełnienia arkuszy (pkt 66 stanowiska KSR). Arkusze spisu z natury wypełniane są etapami (patrz ramka).

Zespoły spisowe na arkuszach spisu z natury generalnie nie wpisują wartości spisywanych składników majątku. Nie dysponują bowiem takimi informacjami. Wycena spisanych aktywów dokonywana jest w terminie późniejszym przez pracowników działu księgowości (pkt 82 stanowiska KSR).

Z żadnych przepisów nie wynika, w ilu egzemplarzach sporządza się arkusz spisu z natury. W praktyce są to zazwyczaj 2 egzemplarze, z czego jeden otrzymuje dział finansowo-księgowy, a drugi (kopię) osoba odpowiedzialna materialnie.

Zwrot arkuszy

Po zakończeniu spisu na danym polu zespół spisowy zwraca przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub wyznaczonemu przez niego członkowi komisji:

a) wszystkie wykorzystane i niewykorzystane, w tym błędnie wypełnione i anulowane (unieważnione) arkusze spisowe,

b) inne dokumenty, które zawierają informacje o przebiegu spisu z natury.

Przewodniczący komisji rozlicza, z wykorzystaniem zestawienia kontrolnego, zwrócone arkusze spisowe oraz sprawdza kompletność i poprawność ich wypełnienia (pkt 78 stanowiska KSR).

Poprawianie błędów w arkuszach spisowych

Dokumenty spisowe wypełnia się w sposób uniemożliwiający modyfikację zapisów. Drobne pomyłki i błędy poprawia się poprzez skreślenie dotychczasowej treści z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, wpisanie właściwej treści, podpisanie poprawki przez zespół spisowy i osobę odpowiedzialną oraz umieszczenie daty (art. 22 ust. 3 i art. 25 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości). W pozostałych przypadkach skreśla się błędny zapis i dokonuje poprawnego zapisu w odrębnej pozycji arkusza spisowego. Przy skreśleniu członkowie zespołu spisowego podpisują się i wskazują pozycję, w której figuruje poprawny zapis. Nie jest dopuszczalne dokonywanie poprawek w arkuszu spisu z natury z użyciem korektorów, zamazywań lub w inny sposób, który uniemożliwia odczytanie treści pierwotnego zapisu (pkt 68 stanowiska KSR).