Własna księgowość czy biuro rachunkowe? Poznaj argumenty za i przeciw
Zastanawiasz się czy losy firmy powierzyć w ręce własnego księgowego czy zaufać kompetencjom biura rachunkowego? Obawiasz się, że konsekwencją złego wyboru będą błędy w księgach i rozliczeniach podatkowych czy też niewystarczające doradztwo finansowe i podatkowe? W tym artykule przedstawiamy wszystkie argumenty za i przeciw przemawiające za przyjęciem każdej z tych opcji.
Firmy które decydują się na zatrudnienie na etacie własnego księgowego podkreślają, że najważniejszym dla nich jest poczucie, że osoba odpowiadająca za ważną część finansów firmy "siedzi w pokoju obok". Jest ona doskonale zaznajomiona z sytuacją firmy oraz jako pracownik ma poczucie odpowiedzialności za jej losy. Wskazuje się także na szybki przepływ informacji i dostępność danych, niezbędnych do prawidłowego rozliczenia podatków - dokumenty, przynajmniej teoretycznie, zawsze są pod ręką. Ponadto, firmy podkreślają, że zatrudniając księgowego mają wpływ na to, kto konkretnie będzie zajmować się księgowością firmy, ich zdaniem wybór odpowiedniej osoby pozwala na uniknięcie nieprzyjemności wynikających z przeoczeń i zaniedbań, które niosą konsekwencje prawnopodatkowe.
Natomiast wadami posiadania własnej księgowości jest m. in. istnienie ryzyka utraty stabilności, gdyż zatrudniając jednego pracownika na stanowisku księgowego może on przecież w każdej chwili zachorować, czy też iść na urlop. Istnieje również ryzyko, że w sytuacji ewentualnego konfliktu na linii pracodawca-pracownik, ten drugi wykorzysta przeciwko firmie poufne informacje, do których miał dostęp. Zatrudnienie księgowego to także dodatkowy etat, a często zdarza się tak (szczególnie w małych firmach), że ilość pracy nie wymaga zatrudnienia osoby na pełnym etacie. Kolejny etat to dodatkowe koszty dla pracodawcy - wynagrodzenia, składki do ZUS i NFZ. Wymieniając wady takiego rozwiązania nie można zapomnieć o kwestiach odpowiedzialności - całe ryzyko podatkowe związane z prawidłowością dokonywanych rozliczeń z fiskusem spoczywa w takim przypadku na przedsiębiorcy.
Stanowisko księgowego jeszcze parę lat temu było obsadzane jako pierwsze w firmie, obecnie coraz częściej firmy rezygnują z zatrudniania etatowych pracowników działów księgowości, decydując się na skorzystanie z usług firm oferujących outsourcing usług księgowych. Warto zatem poznać zalety i wady powierzenia księgowości takiemu zewnętrznemu podmiotowi.
Najważniejszymi argumentami przemawiającymi za skorzystaniem z usług podmiotu świadczącego usługi outsourcingu księgowego są oczywiście te o charakterze finansowym - zatrudnienie księgowego co do zasady jest droższe niż wynagrodzenie biura rachunkowego. Ponadto, firma korzystająca z outsourcingu usług księgowych nie musi martwić się o zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej osoby na stanowisku księgowego. Oznacza to w konsekwencji zmniejszenie etatów w przedsiębiorstwie, co przejawia się w konkretnych oszczędnościach - nie trzeba bowiem płacić kolejnego wynagrodzenia, składek do ZUS i NFZ. Firmy nie muszą także ponosić kosztów utrzymania kolejnego stanowiska pracy w tym m. in. kosztów zakupu programów księgowych, odpowiedniego sprzętu oraz ich aktualizacji i modernizacji.
Firmy outsourcingowe oferują profesjonalne usługi zatrudniając przy tym osoby doświadczone, których normalnie zatrudnienie mogłoby być zbyt kosztowne dla przedsiębiorcy. Przejmują także odpowiedzialność za stosowanie aktualnie obowiązujących przepisów rachunkowych i podatkowych. Każde biuro ma wykupione ubezpieczenie OC, które stanowi gwarant, że w przypadku powstania zaległości podatkowej z winy firmy księgowej przedsiębiorca nie odczuje w ostatecznym rozrachunku finansowych skutków takiej zaległości. Korzystanie z usług biura księgowego to także oszczędność czasu oraz wsparcie profesjonalistów w nietypowych sytuacjach, gdy niepozorne kwestie urastają do rangi sporego problemu.
Obok tych zalet outsourcing usług księgowych rodzi pewne zagrożenia, które powodują, że firmy obawiają się tej formy prowadzenia księgowości. Zdają sobie bowiem sprawę z ryzyka wyboru niewłaściwego biura oraz możliwych problemów we współpracy, począwszy od małego zaangażowania, braku dbałości o interes klienta, a skończywszy na gubieniu dokumentów księgowych. Obawiają się one również kosztów dodatkowych usług doradczych. Natomiast w przypadku małych biur rachunkowych (jedno lub dwuosobowych) mają wątpliwości dotyczące fachowości, stabilności i terminowości świadczonych usług. Liczą się także z możliwością wypływu danych finansowo-księgowych o firmie, które stanowią bardzo cenne źródło informacji.
Dokonując wyboru księgowości - własna czy zewnętrzna - dobrze jest wziąć pod uwagę w jakim faktycznie zakresie czasowym niezbędny jest nam wykwalifikowany księgowy, zwłaszcza że pewne obowiązki (zadania) często utożsamiane z pracą księgowego wcale nimi nie są lub być nie muszą i mogą być wykonywane przez inne osoby w jednostce.
W pełni wykwalifikowany księgowy (główny księgowy) na całym etacie to koszt firmy na poziomie 10 tys. miesięcznie. W sytuacji gdy jednostka nie ma takiego zakresu istotnych zadań, które może powierzyć głównemu księgowemu, godna rozważenia jest opcja outsourcingu. Opcję częściowego outsourcingu warto rozważyć także w sytuacji prowadzenia własnej księgowości i powierzenia funkcji nadzorczej wykwalifikowanej firmie zewnętrznej. Outsourcing w tym zakresie może dawać wymierne korzyści finansowe.
Wybór odpowiedniego biura jest kwestą bardzo istotną. Teraz księgi rachunkowe, jak i rozliczenia podatkowe mogą prowadzić trzy rodzaje podmiotów uprawnionych, a mianowicie certyfikowani księgowi (uprawnieni do usługowego prowadzeni ksiąg rachunkowych), doradcy podatkowi, biegli rewidenci. Biorąc pod uwagę te trzy rodzaje zawodów można wysnuć wnioski, że najgłębszą wiedzę podatkową powinni mieć doradcy podatkowi, przy czym nie wszyscy z nich specjalizują się jednocześnie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Bardziej kompleksową wiedzą, obejmującą zarówno zagadnienia księgowe i podatkowe, winni wykazywać się certyfikowani księgowi, a zwłaszcza biegli rewidenci, chociaż z drugiej strony podmioty te mogą nie dysponować tak szczegółową i głęboką znajomością prawa podatkowego jak doradcy podatkowi. Nadmienić także należy, że wiedza i doświadczenie biegłych rewidentów, wynikające z badania sprawozdań finansowych jednostek, pozwalają im w większym zakresie służyć pomocą w zakresie organizacji pracy i całokształtu działalności podmiotów obsługiwanych księgowo, w tym kontroli wewnętrznej, podziału pracy, obiegu dokumentów oraz wszelkiego rodzaju analiz i kalkulacji.
Najlepszą opcją wydaje się więc, korzystanie z usług outsourcingu księgowego w podmiotach zatrudniających zarówno biegłych rewidentów lub certyfikowanych księgowych oraz doradców podatkowych, co zapewnić powinno wysoką jakość w każdym obszarze współpracy.
Czytaj również:
Jeździsz z domu do pracy służbowym samochodem? Możesz nie płacić PIT!
