Wydatki na telepracownika w kosztach firmy

Mniejsze koszty, ale nie zwolnienie z obowiązków

Niewątpliwie telepraca przynosi pracodawcy korzyści, gdyż dzięki niej może obniżyć koszty pracy. W jaki sposób? Po pierwsze, nie ma obowiązku zapewnienia stacjonarnego stanowiska pracy. Po drugie, forma ta daje mu możliwość zatrudnienia pracowników spoza jego rejonu działania bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z ich ewentualnym przeniesieniem.

Możliwość ograniczania kosztów nie oznacza jednak, że pracodawca nie musi się wobec telepracownika wywiązywać z żadnych obowiązków.

Jest on bowiem zobowiązany do:

* dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego wymagania w zakresie bhp,

* ubezpieczenia sprzętu,

* pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu,

* zapewnienia telepracownikowi pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi sprzętu, chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej w odrębnej umowie.

W przypadku wykorzystywania do pracy własnego komputera, telepracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia sprzętu, jego udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego materiału na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe.

Jak z powyższego wynika, wydatków na telepracownika jest niemało. Ale czy wszystkie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Amortyzacja sprzętu

Fakt, że sprzęt i wyposażenie przekazane telepracownikowi znajduje się poza firmą nie oznacza, że pracodawca wydatków związanych z jego nabyciem nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli sprzęt ten spełni warunki do uznania go za środki trwałe, wówczas zaliczanie poniesionych na jego nabycie wydatków będzie się odbywało stopniowo w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne. Jeżeli natomiast pracodawca spełnia warunki do uznania go za małego podatnika albo podatnika rozpoczynającego działalność, wówczas po spełnieniu pozostałych ustawowych warunków będzie mógł skorzystać z preferencyjnej, jednorazowej amortyzacji.

Dla możliwości zaliczenia amortyzacji do kosztów nie jest bowiem istotne miejsce, w jakim środek trwały będzie eksploatowany, ale to, że jest on wykorzystywany na potrzeby pracodawcy. W takiej sytuacji spełniona zostaje bowiem podstawowa przesłanka zaliczenia danego wydatku do kosztów, którą jest istnienie związku pomiędzy jego poniesieniem a prowadzoną przez pracodawcę działalnością.

Biorąc pod uwagę charakter telepracy, pracodawca będzie amortyzował głównie przekazany sprzęt komputerowy i jego oprogramowanie, urządzenia współpracujące, czyli modemy, drukarki, skanery, telefony i meble.

Można by się zastanawiać, czy używanie przez pracownika w warunkach domowych służbowego sprzętu nie powoduje u niego powstania przychodu. Przychód taki nie powstanie w sytuacji, gdy sprzęt ten będzie wykorzystywany jedynie w celach służbowych, czyli wyłącznie na potrzeby pracodawcy. Przychód, i to podlegający opodatkowaniu, powstanie natomiast, gdy pracodawca zezwoli pracownikowi na korzystanie z tego sprzętu w celach prywatnych.

Inne wydatki

Oczywiście amortyzacja, to nie jedyne koszty "telepracodawcy". Biorąc pod uwagę uregulowania wynikające z przepisów prawa pracy zobowiązany jest on do ponoszenia kosztów m.in.:

* oświetlenia miejsca pracy,

* zainstalowania, serwisu, ubezpieczenia, konserwacji i naprawy powierzonego telepracownikowi sprzętu i urządzeń,

* wydatków na ich eksploatację, w tym m.in. opłat dotyczących telefonu i Internetu,

* szeroko rozumianych materiałów biurowych.

Żaden ze wskazanych wydatków nie został w art. 23 ustawy o pdof oraz odpowiednio art. 16 ustawy o pdop wyłączony z kosztów podatkowych. Ponieważ związek tych wydatków z działalnością pracodawcy jest niepodważalny, może on nimi obciążać koszty uzyskania przychodów.

Jednak w przypadku instalacji telefonu czy łącza internetowego w domu telepracownika zasadnym wydaje się, żeby to pracodawca był stroną umowy. Będzie on wówczas figurował na fakturach zakupu jako nabywca. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych sporów z organami podatkowymi. W sytuacji, której pracownik występowałby jako nabywca, mogłyby one mieć wątpliwości, czy instalacja telefonu albo łącza internetowego nie służy celom prywatnym pracownika.

Z kolei najprostszym i najbardziej wiarygodnym sposobem rozliczenia wydatków związanych z opłaceniem służbowych rozmów telefonicznych wykonanych przez pracownika będzie określenie ich na podstawie billingów.

Świadczenia pracownicze

Telepracownik ma takie same prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy jak każdy inny pracownik. Przede wszystkim ma prawo do wynagrodzenia za wykonywaną pracę. Ma też prawo m.in. do takich świadczeń jak urlop wypoczynkowy, zwolnienie od pracy, wynagrodzenie chorobowe, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Ponadto telepracownik powinien mieć zapewnione m.in. badania profilaktyczne, w tym wstępne, okresowe i kontrolne oraz szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników, ma również prawo do korzystania np. z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej. Pracodawca może mu także finansować różnego rodzaju kursy i szkolenia niezbędne w wykonywanej przez niego pracy. Wskazaliśmy też, że za używanie własnego sprzętu telepracownikowi przysługuje ekwiwalent.

Wszystkie wymienione świadczenia można określić wspólnym mianem tzw. świadczeń pracowniczych. Do ponoszenia kosztów części z nich (m.in. wynagrodzeń, obowiązkowych badań czy szkoleń bhp) obligują pracodawcę przepisy - stąd bez wątpienia będą one kosztami podatkowymi. Pozostałe zaś świadczenia pracodawca będzie zaliczał do kosztów podatkowych na ogólnych zasadach. Oznacza to, że staną się one kosztem, jeśli udowodni, że poniósł je w celu uzyskania przychodów, bądź też zabezpieczenia albo zachowania ich źródła.

Podstawa prawna:

* ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.),

* ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.).

autor: Agata Cieśla