Zaczynamy pracę w domu

Rozwój telekomunikacji, bezproblemowy dostęp do telefonu i Internetu sprzyja komunikacji ze światem oraz daje możliwość prowadzenia biura w domu. Własna działalność i praca w domu ma przecież wiele zalet - nie obowiązuje nas ubiór służbowy, nie ma konieczności dojazdu do biura, samodzielnie ustalamy kolejność działań i zadań.

Jaki jest Twój styl pracy?

Myśląc o pracy w domu należy zastanowić się nad własną siłą woli i samodyscypliną. Aby właściwie zarządzać pracą w domu i organizować swoje dni w sposób jak najbardziej efektywny, ważne jest odpowiednie zaprojektowanie i zorganizowanie domowego biura, tak, aby pracowało dla Ciebie. Domowe biuro należy także zaprojektować tak, by pasowało do Twojego osobistego stylu pracy.

Styl i sposób pracy, a także samodyscyplina mogą mieć decydujący wpływ na kształt naszego biura. Dlatego warto poznać własne potrzeby i wymagania odnośnie miejsca pracy. W tym celu odpowiedz na poniższe pytania, które powiedzą Ci jaki jest Twój Styl Pracy. Rozwiązanie quizu podpowie Ci także jak najlepiej przygotować swoje biuro.

1. Gdy pracujesz w domu:
a) wybierasz osobny pokój, z dala od zgiełku domowego, a na drzwiach wieszasz informację "Uwaga pracuję - nie przeszkadzać",
b) wybierasz stół w Twojej jadalni, przykryty papierami biurowymi i wieloma rysunkami Twoich dzieci - stół pełni jednocześnie rolę biurka do pracy;

2. Gdy gotujesz:
a) korzystasz z przepisów, kupując odpowiednie składniki przynajmniej dzień wcześniej,
b) gotujesz "z głowy", używając składników, które masz pod ręką;

3. Masz mniej niż godzinę na kupno nowego ubioru do pracy:
a) wiesz od razu, który kostium/garnitur będzie najlepszy dla Ciebie,
b) potwierdzasz swój wybór u ekspedientki, kasjerki lub u innych, przypadkowych klientów sklepu;

4. Gdy przychodzi czas, aby zabrać się do pracy:
a) czujesz niepokój myśląc jednocześnie o rodzinie i pracy
b) jednocześnie zajmujesz się dzieckiem, załatwiasz cioci badania i przygotowujesz raport na komputerze;

5. Twoja życiowa filozofia to:
a) zobaczę co się wydarzy i wówczas pomyślę jak zareagować,
b) jestem na luzie, reaguję spontanicznie, a potem zastanawiam się czy słusznie.

Oblicz teraz ile masz odpowiedzi "a" i "b".

Jeśli masz więcej odpowiedzi "a" jesteś osobą uporządkowaną i dobrze zorganizowaną, czyli:
- dobrze się czujesz i sprawdzasz się w zorganizowanym i uporządkowanym otoczeniu. Masz tendencje do separowania wszystkiego - zarówno fizycznie, jak również intelektualnie. Aby sprawnie działać, potrzebujesz wyraźnie oddzielonego miejsca i czasu - na pracę oraz rodzinę. Lepiej będziesz się czuć mając odrębne półki i szuflady dla różnych spraw czy projektów. Opisz dokładnie koszulki z dokumentami i posegreguj wg ważności lub klientów, a następnie przypisz do odpowiedniego miejsca w odrębnej szafie. W takim posegregowanym, domowym biurze z pewnością będziesz czuć się najlepiej.

Tymczasem, jeśli masz więcej odpowiedzi "b" - lubisz kreatywny chaos, czyli:
- dobrze działasz w każdym otoczeniu. Masz skłonność do robienia wielu zadań jednocześnie. Dobrze się rozwijasz w płynnym, nawet nieuporządkowanym otoczeniu. Najlepsze dla Ciebie będzie wykonywanie obowiązków domowych i zawodowych na przemian. Z uwagi na to, że segregowanie i porządkowanie dokumentów wg spraw nigdy nie będzie w Twoim stylu, spróbuj przygotować swoje domowe biuro wg kodu kolorystycznego.

Zarządzanie dokumentami będzie dla Ciebie łatwiejsze jeśli zastosujesz system kolorystyczny, w którym stopień ważności spraw przyporządkowuje się kolorom, np. bardzo pilne - kolor czerwony, na jutro - kolor żółty, a na później - niebieski. Poszczególne dokumenty możesz układać w koszulkach oznaczonych kolorem lub kolorowych szufladach na biurku. Pamiętaj, że Twoje biuro może być nawet na blacie kuchennym. Ale jeśli zajmiesz się danym dokumentem w chwili, gdy "wpadnie" Ci w ręce i przyporządkujesz go do określonego koloru - masz gwarancję, że nie zginie i łatwo go odnajdziesz wśród innych papierów.

Zaczynamy pracę w domu

Wiesz już jaki jest Twój Styl Pracy. Kolejnym, ważnym zagadnieniem jest Jakość Twojej Pracy, która zależy w dużej mierze od odpowiedniego zaprojektowania domowego biura. Dobrze i wygodnie zaplanowane otoczenie będzie kluczem do efektywnej i przyjemnej pracy. W pierwszej kolejności zastanów się czy Twoje domowe biuro - w kształcie jaki dla niego przewidziano - będzie bezpieczne. To bardzo pojemne określenie, które obejmuje takie zagadnienia jak: bezpieczeństwo Twoje i domowników - szczególnie dzieci oraz dokumentów i sprzętu biurowego.

Należy się zastanowić, czy sprzęty biurowe nie przyczynią się do spowodowania urazów u domowników. Należy je również odpowiednio zabezpieczyć przed zniszczeniem. Szczególną uwagę powinniśmy poświęcić najcenniejszym dokumentom, np. umowom z naszymi klientami czy poddostawcami. Te powinny znaleźć osobne miejsce w bezpiecznym zamykanym pojemniku, teczce czy kontenerze na dokumenty, który będzie ustawiony poza zasięgiem domowników, także tych czworonożnych.

Wybór miejsca

Zastanawiając się nad wyborem miejsca do pracy, odpowiedz na następujące pytania: - Jak dużo czasu spędzasz pracując? Praca w pełnym wymiarze wymaga osobnego, specjalnie wydzielonego miejsca.
- Jaki typ pracy wykonujesz? Ile miejsca będziesz potrzebować? Np. projektant wnętrz potrzebuje dużo miejsca do pracy, z kolei informatyk zdecydowanie mniej.
- Czy będą Cię odwiedzać klienci? Jeśli tak, wybierz miejsce, do którego nie będzie prowadziła droga przez całe mieszkanie.
- Czy Twoja praca wymaga koncentracji i ciszy? Należy pamiętać, że im mniej zakłóceń z zewnątrz, tym efektywniejsza praca. Pomyśl o wydzieleniu oddzielnego pokoju.

Teraz masz już podstawową wiedzę na temat rodzaju miejsca, którego potrzebujesz. Warto zastanowić się jak znaleźć odpowiednie pomieszczenie w domu czy mieszkaniu, które wcześniej nie było przygotowane do pracy biurowej.

Oto kilka praktycznych rad dotyczących wyboru miejsca do pracy: - Duża przestrzenna garderoba lub wolna sypialnia będą idealnym miejscem na domowe biuro, pod warunkiem, że nie musisz przyjmować klientów.
- Warto sprawdzić możliwość adaptacji strychu lub piwnicy w swoim budynku.
- Kąt dużego, rodzinnego pokoju może stać się biurem - pod warunkiem, że nie przeszkadza Ci lekki bałagan.
- Wiele osób traktuje kuchnię jako biuro, ale z powodu częstego wykorzystywania tego pomieszczenia przez innych domowników, może to stanowić problem. Jeśli jednak kuchnia jest jedynym miejscem, gdzie może powstać Twoje biuro, warto wprowadzić jasne reguły oddzielające pracę od zadań domowych.

Organizacja biura i zarządzanie dokumentami

Miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z pracą jest szczególnie istotne w przypadku biura domowego. Nie chcielibyśmy bowiem, aby ważne faktury dostały się w ręce dziecka i jego nowych flamastrów.

Nasze biuro powinno być uporządkowane, a jednocześnie ładne, eleganckie i przyjemne dla oka. Dlatego warto wykorzystać do jego urządzenia praktyczne kolekcje materiałów biurowych, na przykład akcesoria na biurko takie jak: teczki, albumy ofertowe, zszywacze czy dziurkacze.

Wykorzystując do organizacji naszego otoczenia jednolitą kolekcję, stworzymy profesjonalne i funkcjonalne biuro, a dostępne kolory i faktury sprawią, że będzie miłe dla oka.

Półki, pudła czy szafki na dokumenty są niezbędnymi elementami wyposażenia biura. Koniecznością jest przeznaczenie czy wygospodarowanie kilku półek bądź szuflad wyłącznie na dokumenty związane z Twoją pracą. Poinformuj wszystkich domowników, że te półki należą wyłącznie do Ciebie.

W zależności od miejsca jakim dysponujemy, na dokumenty można przeznaczyć różne dostępne systemy zarządzania i archiwizacji. Może to być archiwizacja zawieszana, system półek i kuwet biurkowych.

Jeśli często podróżujesz z dokumentami podręcznymi lub charakter Twojej pracy wymaga częstego przewożenia dokumentów, warto zainwestować w zamykane walizeczki na kartoteki i teczki zawieszane, w których bezpiecznie można przewieźć dokumenty, a które dodatkowo ładnie prezentują się jako element wystroju biura.

Bardzo istotny jest sposób w jaki będziemy zarządzać dostępną przestrzenią i naszymi dokumentami. Warto wykorzystać gotowe, oferowane na rynku systemy do zarządzania dokumentami podręcznymi, takie jak kolekcja Desk Free oparta na kodzie kolorystycznym. W zorganizowany sposób zarządza ona dokumentami, przypisując je odpowiednio wg ważności lub innych kryteriów do jednego z trzech kolorów, którym oznaczone są koszulki, klipsy z indeksami czy teczki na dokumenty.

Katarzyna Kopka