Zimowy urlop z finansowym wsparciem pracodawcy
Okres ferii zimowych to czas dwutygodniowego wypoczynku nie tylko dla dzieci, lecz także dla ich rodziców. Najczęściej odpoczynek taki wiąże się z wyjazdem samych dzieci na zimowisko czy całej rodziny na narty. Niektórzy pracodawcy wspierają finansowo swoich pracowników poprzez współfinansowanie kosztu takich atrakcji. W zależności od źródła, z którego środki na ten cel zostaną pracownikom przekazane, pomoc ta będzie podlegała składkom ZUS lub będzie z nich zwolniona.
Pod koniec stycznia br. pracodawca pięciu zatrudnionym w firmie pracownikom przekaże ze środków ZFŚS dofinansowanie do zorganizowanego przez nich zimowego wypoczynku (wyjazd w góry). Kwota przekazanego im wsparcia finansowego będzie uzależniona od sytuacji materialnej danej osoby i wyniesie od 600 zł do 950 zł. Czy od tego rodzaju pomocy pracodawca będzie musiał naliczyć, a następnie opłacić składki do ZUS?
W omawianym przypadku firma spełnia kryteria uprawniające do zwolnienia z oskładkowania świadczenia przekazanego pracownikom, bowiem pomoc finansowa zostanie tym osobom przekazana ze środków ZFŚS, a jej wysokość będzie zróżnicowana.
Jeżeli pracodawca przekaże pracownikowi dofinansowanie do jego zimowego wypoczynku i kwota oferowanej na ten cel pomocy będzie pochodziła ze środków ZFŚS, to wartość przekazanego świadczenia nie będzie podlegała składom ZUS. Wynika to z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (zwanego dalej rozporządzeniem składkowym). Zgodnie z brzmieniem tego przepisu, podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS. Zwolnienie to stosuje się bez ograniczenia kwotowego.
Wyjaśnić jednak należy, że świadczenia finansowane ze środków ZFŚS są zwolnione ze składek ubezpieczeniowych na podstawie wymienionego wyżej przepisu tylko wtedy, gdy wchodzą w zakres działalności socjalnej. Z kolei definicja takiej działalności zawarta jest w art. 2 pkt 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem oraz art. 1 ust. 1 tej ustawy za działalność taką uważa się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku (zarówno krajowego, jak i zagranicznego) osób uprawnionych.
Ponadto, przekazując pracownikowi dofinansowanie ze środków ZFŚS, należy mieć na uwadze art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Stanowi on, że przyznawanie przez pracodawcę ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego Funduszu. Istotne jest więc, aby wysokość dopłaty do zimowego wypoczynku pracodawca uzależnił od ww. sytuacji danego pracownika.
Jeżeli pracodawca przekaże pracownikom świadczenie z ZFŚS bez uwzględnienia ich sytuacji materialno-bytowej, to jego wartość będzie oskładkowana.
Nasz zakład pracy w lutym 2015 r. zorganizuje zatrudnionym pracownikom czterodniowy wypoczynek w górach. Wszystkim osobom chętnym na tego rodzaju wyjazd przyznane zostanie dofinansowanie (ze środków obrotowych firmy) odpowiednio w kwocie 700 zł, 800 zł lub 900 zł. Czy cała kwota oferowanego tym osobom wsparcia będzie zwolniona ze składek ZUS?
Jeżeli źródłem oferowanej pracownikom pomocy finansowej (w tym również na zimowy wypoczynek zorganizowany przez pracodawcę) są środki obrotowe zakładu, to kwota przekazanego im dofinansowania w całości jest oskładkowana.
W sytuacji gdy pracodawca nie tworzy ZFŚS, wówczas ze środków obrotowych zakładu może dokonać dopłaty pracownikom do ich zimowego wypoczynku. Wtedy jednak wartość takiej pomocy będzie podlegała wszystkim składkom ZUS. Żadne bowiem przepisy ubezpieczeniowe nie wyłączają z oskładkowania dopłat do wypoczynku pracowników sfinansowanych ze środków obrotowych zakładu.
Kilku pracowników naszej firmy w styczniu br. wyjedzie z rodziną na samodzielnie zorganizowany tygodniowy wypoczynek. Obowiązujący w zakładzie regulamin ZFŚS przewiduje w takim przypadku możliwość uzyskania wsparcia finansowego. Każdej osobie pracodawca przekaże na ten wyjazd dofinansowanie w określonej kwocie. Przy czym połowa tej kwoty zostanie sfinansowana ze środków ZFŚS, a druga jej część pochodzić będzie ze środków obrotowych firmy. Czy taka dopłata w całości jest zwolniona ze składek ZUS?
NIE. Zwolniona ze składek ZUS będzie jedynie ta kwota przekazanej pracownikom dopłaty, która pochodzi ze środków ZFŚS. Będzie tak jednak tylko wtedy, gdy przyznanie pomocy z tego źródła odbędzie się z uwzględnieniem kryterium socjalnego pracownika (o czym pisaliśmy w odpowiedzi na pierwsze pytanie). Z kolei część dopłaty pochodząca ze środków obrotowych zakładu w pełnej wysokości wliczona zostanie pracownikom do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych i oskładkowana.
Niekiedy pracodawca dopłaca ze środków ZFŚS do wypoczynku zimowego zorganizowanego przez pracowników we własnym zakresie. Takiego typu dopłata może korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS na podstawie § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego pod warunkiem, że:
- w regulaminie ZFŚS obowiązującym u pracodawcy przewidziano tego rodzaju świadczenia na dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin,
- uprawnieni do dofinansowania spełniają wszystkie kryteria przyznawania świadczeń ustalone w regulaminie ZFŚS.
Powyższe nie ma jednak zastosowania do pomocy finansowej przekazanej ze środków obrotowych zakładu. Pomoc finansowa przekazana z tego źródła w każdym przypadku jest oskładkowana.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.)
autor: Aneta Dąbrowska
Gazeta Podatkowa nr 6 (1151) z dnia 2015-01-19