Zmiana przepisów o ewidencji ludności i dowodach

Zmiana przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych umożliwi podmiotom, które, realizując swoje zadania, gromadzą dane osobowe, bieżącą weryfikację tych danych na podstawie zbioru PESEL i ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zapewniając w tym obszarze bezpieczeństwo obrotu prawnego. Ponadto zmiana ta jest podyktowana potrzebą wyeliminowania przepisów budzących wątpliwości interpretacyjne, brakiem pewnych rozwiązań oraz zmian, które wynikają z dotychczasowych doświadczeń.

Z datą wejścia w życie nowelizacji ustawy każda zmiana stanu cywilnego: zmiana imienia lub nazwiska oraz inne zmiany w aktach stanu cywilnego będą przekazywane przez kierowników urzędów stanu cywilnego nie tylko do organów ewidencji ludności, ale również do organu, który wydał dowód osobisty osobie, której zmiany dotyczą. Wprowadzenie tej zmiany umożliwi bezpośrednią aktualizację danych osoby zawartych w ewidencjach wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Regulacja ta jest również podyktowana zmianami, w których określono termin unieważnienia dowodu osobistego z uwagi na zmianę danych jego posiadacza. Konsekwencją tych zmian będzie poprawa jakości danych pozyskiwanych z tych ewidencji.

Zameldowania dziecka będzie dokonywać organ gminy w miejscu pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące matki dziecka lub tego z rodziców, u którego dziecko faktycznie przebywa, w sytuacji, gdy żadne z rodziców nie posiada zameldowania na pobyt stały. Takie rozwiązanie ureguluje, stosowaną dotąd w praktyce, rejestrację dzieci, których rodzice nie posiadają zameldowania na terytorium RP. Na kierownika USC, który wydał decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, nałożono obowiązek powiadamiania wystawcy dowodu osobistego o zmianie imienia lub nazwiska przez posiadacza dowodu osobistego.

Ponadto doprecyzowano również przepis dotyczący właściwości organu gminy, do którego należy przekazać wskazane wyżej zawiadomienie w przypadku braku zameldowania osoby na pobyt stały. Natomiast na wojewodę nałożono obowiązek powiadamiania wystawcy dowodu osobistego o utracie obywatelstwa polskiego przez posiadacza dowodu osobistego. Na organ gminy, któremu osoba zgłosiła utratę dowodu osobistego lub polską placówkę konsularną właściwą ze względu na miejsce pobytu obywatela polskiego nałożono obowiązek powiadamiania przy użyciu dostępnych środków (np. telegraficznie, za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej) organu, który wydał dowód osobisty, o konieczności unieważnienia dowodu osobistego zgłoszonego jako utracony.

Nowelizacja doprecyzowuje, że w dowodzie osobistym zamieszcza się wyłącznie adres pobytu osoby w kraju, gdyż tylko takie dane adresowe są gromadzone w zbiorach meldunkowych. W przypadku osób zamieszkałych stale poza granicami kraju informacji o adresie nie zamieszcza się. Konieczność takiego doprecyzowania obowiązującego przepisu jest podyktowana niejednoznacznymi przepisami w tym zakresie. Część organów wpisuje w dowodach osobistych, zgodnie z oczekiwaniami wnioskodawców, miejsce zamieszkania osoby za granicą, które nie jest z oczywistych względów w żaden sposób weryfikowalne.

Zmieniono również art. 37 ust. 2 regulując wynikającą z dotychczasowej praktyki kwestię niezamieszczania żadnego podpisu, a więc pozostawienia pustego pola przeznaczonego na podpis, w sytuacji, gdy posiadacz dokumentu nie może złożyć własnoręcznego podpisu. Aktualnie przepis nie reguluje tej kwestii, mimo że zdarzają się przypadki, że osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego z różnych względów nie może złożyć własnoręcznego podpisu.

Na powyższe zwrócił również uwagę w swoim wystąpieniu Rzecznik Praw Obywatelskich, który zasugerował zmianę tego przepisu. Uregulowano także kwestię podpisu osoby, która nie ukończyła 13 roku życia, zamieszczanego w dowodzie osobistym, przez odstąpienie od zamieszczania podpisu takiej osoby. Rozwiązanie to przyczyni się do usunięcia powstałych w praktyce wątpliwości, czy podpis takiej osoby powinien być zamieszczany w dokumencie, tym bardziej, że osoba poniżej 13 roku życia nie posiada zdolności do czynności prawnych, wobec czego jej podpis nie ma mocy prawnej.

Zgodnie z nowymi przepisami osoba, która znalazła dowód osobisty innej osoby będzie zobowiązana niezwłocznie przekazać ten dokument organowi gminy, Policji, innym organom administracji publicznej, na które nałożono z kolei obowiązek zwrotu tego dokumentu do wystawcy. Jednocześnie posiadaczowi dowodu osobistego pozostawiono swobodę decyzji w zakresie zgłoszenia dowodu jako utraconego w celu jego unieważnienia.

Kolejne przepisy nowelizacji nakładają obowiązek zwrotu dowodu osobistego przez osobę, która znalazła własny dokument zgłoszony jako utracony, jak również przez osobę, która utraciła obywatelstwo polskie, przy czym taki zapis stanowi utrzymanie dotychczasowego rozwiązania w tym względzie. Konieczność wprowadzenia omawianych zmian była spowodowana zbyt ogólnymi regulacjami prawnymi w tym względzie, nieuwzględniającymi przede wszystkim zagrożeń, na jakie jest narażona osoba, która utraciła dowód osobisty.

Wskazanie środków technicznych, za pomocą, których możliwe jest przekazanie informacji o utracie dowodu osobistego do wystawcy tego dokumentu, zapewnia szybkie jego unieważnienie w systemach informatycznych, co w pełni zabezpieczy interes posiadacza utraconego dokumentu. Obecnie, zgodnie z przepisami rozporządzenia, unieważnienie dowodu osobistego może nastąpić dopiero, gdy zainteresowana osoba złoży wniosek o wydanie nowego w miejsce utraconego.

Zmieniono zakres danych gromadzonych w ewidencjach wydanych i unieważnionych dowodów osobistych przez wyeliminowanie przepisu dotyczącego poprzednich imion i nazwisk posiadacza dowodu osobistego. Doprecyzowano zakres dotyczący danych osobowych rodziców posiadacza dowodu osobistego. Ponadto w zakresie danych gromadzonych w omawianych ewidencjach zamieszczono zamiast fotografii wizerunek osoby ubiegającej się o wydanie dowodu osobistego oraz uzupełniono zakres gromadzonych danych o informację dotyczącą braku możliwości złożenia podpisu przez tę osobę.

Doprecyzowano również, jaki adres zamieszkania posiadacza dowodu osobistego jest wprowadzany do ewidencji, przez wskazanie, że dotyczy on wyłącznie zamieszkania na terytorium RP. W przepisie tym określono również zakres danych gromadzonych w ewidencjach dotyczących dowodów osobistych, wskazując, że ewidencje zawierają dane o dacie i przyczynach unieważnienia poprzednich dowodów osobistych.

Wprowadzono możliwość złożenia wniosku o udostępnienie danych ze zbioru PESEL oraz ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w formie formularza w wersji elektronicznej opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Wprowadzenie tej zmiany stanowiło postulat przedsiębiorców, u których w codziennej działalności zachodzi konieczność sprawdzenia poprawności danych osobowych ich klientów. Dotyczy to w szczególności takich instytucji jak: banki, firmy ubezpieczeniowe, operatorzy telekomunikacyjni, zakłady energetyczne itp.