Czy pracownik może odmówić pracy z domu?

Monika Krześniak-Sajewicz: Praca zdalna  została uregulowana dopiero w Tarczy 4.0 i tylko częściowo. Co w praktyce zostało uregulowane w tych przepisach?

Kamila Kozera, radca prawny w Kancelarii Prawnej ANSWER Wojciechowski i Partnerzy:  - Zgodnie z art. 3 ust.1 Tarczy antykryzysowej, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). W świetle specustawy, praca zdalna zlecana jest na podstawie decyzji pracodawcy, wiążącej dla pracownika. Pracownik powinien ją traktować jako polecenie służbowe. Obowiązkiem pracownika jest natomiast stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy).

- Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności, możliwości techniczne i możliwości lokalowe do wykonywania takiej pracy, a rodzaj powierzanej pracy na to pozwala. Pracodawca powinien zatem zweryfikować, czy te wymagania są spełnione. Może na przykład odebrać od pracownika oświadczenie o posiadaniu wystarczających możliwości lokalowych. Jednak jeżeli pracownik zgłosi brak możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

- Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca. Pracownik może używać środków pracy, których nie zapewnił mu pracodawca pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych - w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych - a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

- W ramach uprawnień kierowniczych pracodawca może zobowiązać pracownika wykonującego pracę zdalną do prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis czynności, datę i czas ich wykonania. Zlecając prowadzenie ewidencji, pracodawca powinien wskazać formę (na przykład elektronicznie) i częstotliwość jej sporządzania. Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Czy przepisy dotyczące pracy zdalnej powinny być bardziej szczegółowe?

- Obecnie praca zdalna jest uregulowana dosyć lakonicznie. Stosując pracę zdalną na warunkach określonych w specustawie pracodawcy nie mogą zapominać o swoich obowiązkach, które wynikają z przepisów prawa pracy i które nie znikają wraz z pracą zdalną. Na przykład należy pamiętać o obowiązkach związanych z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, zabezpieczeniem informacji (wprowadzeniem odpowiednich zabezpieczeń techniczno-organizacyjnych), tajemnicy przedsiębiorstwa czy zabezpieczeniem danych osobowych. W praktyce polecenie pracy zdalnej powinno polegać co najmniej na wdrażaniu odpowiednich regulacji w postaci na przykład regulaminu pracy zdalnej.

Regulamin mógłby dookreślać zasady świadczenia pracy zdalnej w tym dotyczące właśnie BHP, czy sposobu porozumiewa się z pracownikiem, potwierdzania rozpoczynania i kończenia pracy, możliwości kontroli takiego pracownika, dookreślać kwestie narzędzi służących do pracy zdalnej. Określenie takich klarownych reguł spowoduje, że home office będzie transparenty i pozwoli uniknąć wielu problemów i nieścisłości w trakcie współpracy.

Czego dotyczą największe luki w przepisach?

- Uwagę należy zwrócić na to, że tarcza antykryzysowa nie określa maksymalnego okresu wykonywania pracy zdalnej. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy. Jednocześnie należy wskazać, że art. 3 ust. 1  tarczy utraci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie ustawy, czyli przepis obowiązuje do 4 września 2020 roku. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie będzie mógł skorzystać z instytucji pracy zdalnej, ale ponownie wrócimy do sytuacji, w której prawo nie nadąży za rzeczywistością, a home office będzie jedynie zwyczajową praktyką w firmie. Brak odpowiedniej regulacji będzie wpływał na niejasności w zakresie warunków świadczenia pracy zdalnej. Stosunek między pracodawcą a pracownikiem powinien natomiast dookreślać warunki dotyczące rozpoczynania i kończenia pracy, przekazywania zadań do wykonania, możliwości kontroli, kontaktu między stronami, kwestie narzędzi pracy i ich wykorzystywania, kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, przesłanki odpowiedzialności pracodawcy za wypadek przy pracy zdalnej, a także kwestie związane z zapewnieniem bezpieczeństwa informacji i danych osobowych.

Czy przepisy regulujące prace zdalną powinny być możliwie szybko wprowadzone do Kodeksu Pracy? Zapowiada to resort pracy, ale na razie prace nad tym się jeszcze nie zaczęły.

- Zmienia się kultura pracy oraz organizacja zatrudnienia. Coraz więcej pracodawców oczekuje od pracowników efektywności pracy, a nie spędzania określonej liczby godzin w firmie. Pracownicy natomiast oczekują od pracodawców możliwości uelastycznienia czasu pracy i możliwości pogodzenia swoich prywatnych obowiązków z pracą. Okres epidemii ukazał, że praca zdalna daje korzyści obu stronom stosunku pracy, dlatego też warto wprowadzić przepisy dotyczące pracy zdalnej do Kodeksu pracy.

Kto odpowiada za wypadek pracownika w godzinach wykonywania pracy, ale jeśli praca jest wykonywana w domu? Czy jest to wypadek przy pracy?

- Aby dane zdarzenie mogło być zakwalifikowane jako wypadek przy pracy, musi łącznie spełniać cztery przesłanki. Powinno to być zdarzenie: nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące określoną szkodę na osobie - uraz albo śmierć - i pozostające w związku z pracą. O ile, w kontekście pracy zdalnej, pierwsze trzy punkty nie powinny budzić wątpliwości, to wydaje się, że największy problem może powodować ustalenie, czy wypadek pozostaje w związku z wykonywaną pracą zdalną.

- W trakcie pracy w biurze, gdy pracownik idzie coś zjeść, czy zrobić kawę, potknięcie się jest traktowane jako wypadek przy pracy. W przypadku natomiast pracy w domu do takich wypadków nie będzie zaliczać się potknięcie się na schodach w trakcie wynoszenia przez pracownika śmieci, czy potknięcie się na chodniku podczas spaceru z psem, nawet jeśli zdarzenie miało miejsce w godzinach pracy.

Jakie warunki  do pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca (np. sprzęt, internet), a co jest po stronie pracownika? Czy tu wciąż są luki w przepisach?

- Dla ochrony informacji pracodawcy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa czy ochrony danych osobowych, najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy jest przekazania pracownikom służbowych narzędzi pracy. Jeżeli pracodawca przy wdrożeniu pracy zdalnej może zaoszczędzić np. na organizacji biura, to jednak nie powinien oszczędzać na narzędziach pracy. Wdrożenie odpowiednich regulaminów, zabezpieczeń organizacyjno-technicznych oraz wydanie służbowego sprzętu i narzędzi, pozytywnie wpłynie na bezpieczeństwo informacji przetwarzanych w ramach przedsiębiorstwa pracodawcy. 

- Co do zasady, pracodawca nie może zobowiązać wykonania pracy zdalnej poprzez nakazanie wykonywania obowiązków z użyciem prywatnego komputera bez zgody pracownika. W przypadku, gdy pracodawca nie jest w stanie zapewnić pracownikowi niezbędnego sprzętu i narzędzi, powinien zawrzeć z pracownikiem porozumienie w zakresie wykorzystania prywatnych narzędzi, regulujące zasady użycia sprzętu prywatnego, sposób zapewnienia bezpieczeństwa danych, czy możliwość korzystania z oprogramowania pracodawcy.

Co jeśli pracodawca skierował pracowników do pracy w domu, ale pracownik nie ma odpowiednich warunków lokalowych? Czy pracownik musi wykonywać pracę w domu czy może odmówić - co wtedy? Jakie są tu możliwości prawne?

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma możliwości lokalowe do jej wykonywania. Pracodawca powinien zatem zweryfikować, czy te wymagania są spełnione. Może na przykład odebrać od pracownika oświadczenie o posiadaniu wystarczających możliwości lokalowych. Jednak jeżeli pracownik zgłosi brak możliwości świadczenia pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca powinien wyznaczyć pracownikowi inne miejsce wykonywania pracy zdalnej.

Kamila Kozera, radca prawny w Kancelarii Prawnej ANSWER Wojciechowski i Partnerz. LexDigital Specjalistka z zakresu prawa pracy, prawa cywilnego i prawa gospodarczego.