Czy rzeczywiście warto kontrolować pracę urzędników?

Pobierz: program PIT 2015

Zarówno intencjonalna bezczynność urzędników, jak i po prostu ich brak kompetencji, nie powinny być tolerowane - dlatego każdą dyskusyjną postawę urzędnika należy kwestionować, a w skrajnych wypadkach warto nawet skierować sprawę na drogę sądową. Jeśli urzędnik zwleka z rozpatrzeniem naszej sprawy warto pamiętać zarówno o naszych prawach jak i o jego obowiązkach. Kluczowe jest przewidziane przez ustawodawcę "rozpatrywanie spraw bez zbędnej zwłoki" (art. 35 kodeksu postępowania administracyjnego) oraz obligatoryjne rzetelne wyjaśnienie dlaczego dana sprawa nie będzie wyjaśniona w terminie.

Jeśli organowi nie uda się zakończyć postępowania w przewidzianym przez ustawę terminie musi poinformować o tym stronę. Nie wystarczy jedynie zawiadomienie o zaistnieniu konieczności przedłużenia postępowania. Urzędnik musi bowiem rzetelnie wyjaśnić, co było przyczyną opóźnienia ustosunkowania się do wniosku inwestora. Tylko przyczyna niezależna od urzędników może uzasadniać i usprawiedliwiać opóźnienie i zwłokę w terminowym załatwianiu spraw. Za takie zwyczajowo uznaje się zarówno działania sił przyrody, jak i działania lub zaniechania innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy - wyjaśnia Bartosz Antos z portalu grunttozysk.

Zawsze należy sprawdzić, czy wymówka podana przez urzędnika ma rzeczywiste podłoże prawne. Organy mogą tłumaczyć opóźnienie w rozstrzygnięciu sprawy jako konsekwencje okoliczności od niego niezależnych - jednak te muszą rzeczywiście uzasadniać zwłokę. Przykładowo, jeśli organ uzasadnia swój "poślizg" zbyt dużą liczbą napływających do niego wniosków - nie jest to, w świetle prawa, odpowiednia przyczyna, która usprawiedliwiałaby opóźnienie postępowania.

Podobnie jest z zasłanianiem się kwestią finansową - przykładowo brak pieniędzy na pokrycie kosztów postępowania administracyjnego nie może być przez organ przedstawiony jako rzeczywista przeszkoda, która uniemożliwia rozstrzygnięcie sprawy w przewidzianym przez ustawę terminie. W przypadku, gdy sytuacja wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, rozstrzygnięcie, co do zasady, powinno zostać wydane w ciągu miesiąca. Natomiast w sprawach bardziej skomplikowanych okres oczekiwania na wydania decyzji nie może przekroczyć dwóch miesięcy od daty wszczęcia postępowania. Jeśli chodzi o postępowanie o charakterze odwoławczym załatwienie sprawy powinno nastąpić w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Z przepisu art. 35 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego wynika, że terminy załatwienia spraw określają czas efektywny, jakim dysponuje organ administracji publicznej załatwiający sprawę na jej rozpatrzenie i podjęcie decyzji. Do terminów tych nie zalicza się: terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności; okresów zawieszenia postępowania; okresów opóźnień powstałych z przyczyn powstałych z winy strony; okresów opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu. Okresy opóźnień powstałych z przyczyn niezależnych od organu, których nie wlicza się do terminów załatwiania spraw, to opóźnienia inne niż powstałe z winy strony, spowodowane działaniem czynników, na które organ nie miał wpływu - wspomniane już wcześniej działania sił przyrody, jak i działania lub zaniechania innych organów, które są istotne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Bardzo często najbardziej skutecznym sposobem ochrony przed opieszałym działaniem urzędników jest bieżące monitorowanie, na jakim etapie znajduje się obecnie nasze postępowanie. Z reguły dokładne pilnowanie urzędników pozwoli na szybką interwencję, jeśli zajdzie taka potrzeba, co może prowadzić do uniknięcia przykładowo, niekiedy bardzo czasochłonnego, postępowania sądowego.

Jeśli mamy do czynienia z opieszałym urzędnikiem warto przede wszystkim pamiętać o uprawnianiach, jakie przysługują nam jako stronie w postępowaniu administracyjnym. Prawo do uzyskania wyczerpujących informacji zarówno o ogólnym przebiegu, jak i informacji szczegółowych dotyczących przykładowo czynności podjętych w celu jego finalizacji postępowania, przysługują stronie na każdym jego etapie - przypomina Bartosz Antos.

Należy również pamiętać o możliwościach jakie daje inwestorom art. 37 kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z jego brzmieniem jeśli urzędnik nie załatwi sprawy w terminie lub prowadzi postępowanie w sposób przewlekły (najczęściej by opóźnić wydanie decyzji lub też po prostu pozoruje czynności administracyjnych) stronie przysługuje możliwość wniesienia zażalenia do organu wyższego stopnia. Ten organ z kolei powinien wyjaśnić przyczyny zwłoki, wraz z wskazaniem osób za nią bezpośrednio odpowiedzialnych oraz wyznaczyć dodatkowy termin na załatwienie sprawy.

Co więcej inwestor, zgodnie z prawem o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, może złożyć skargę na bezczynność organu lub też na przewlekły charakter prowadzonego przez niego postępowania. Jeśli organ administracyjny nie podjął żadnych kroków by wyjaśnić naszą sprawę i nie przesłał nawet pisma informującego o przedłużeniu terminu postępowania, jest to sygnał do złożenia skargi o bezczynności organu. Z kolei o przewlekłym charakterze postępowania decyduje brak rzetelnego umotywowania przedłużenia prowadzonego postępowania ze strony organu. Jeśli sąd administracyjny przychyli się do skargi złożonej przez inwestora wyznaczy organowi dodatkowy termin na sfinalizowanie sprawy - zazwyczaj jest to okres 15 lub 30 dni.

Co prawda skierowanie sprawy na wokandę może wcale nie doprowadzić do przyśpieszenia postępowania, a wręcz spowodować efekt odwrotny. Sąd wymagać będzie bowiem przekazania akt sprawy, a nie ma co oczekiwać, że w trakcie oczekiwania na wyznaczenie terminu rozprawy lub procesu organ podejmie stosowne kroki, by sprawę zakończyć. W efekcie możemy oczekiwać kolejnych opóźnień. Co więcej organ administracyjny ma prawo złożyć skargę kasacyjną do Naczelnego Sądu Administracyjnego od wydanego przez wojewódzki sąd administracyjny orzeczenia, co także zazwyczaj prowadzi do opóźnienia sprawy.

Z drugiej jednak strony to właśnie skierowanie skargi do sądu administracyjnego może przyczynić się do uzyskania przez inwestora odszkodowania, jeśli w wyniku prowadzenia przewlekłego postępowania lub bezczynności organu poniósł on jakąś szkodę. Odszkodowania można również domagać się przed sądem cywilnym. Jest to dużo bardziej opłacalna (pod względem czasu) opcja, ponieważ takie postępowanie toczy się niezależnie od postępowania administracyjnego, a więc nie prowadzić do wydłużenia terminu potrzebnego na załatwienie sprawy.