Ile czasu ma urzędnik na odpowiedź na pismo lub skargę obywatela?
Jaki jest termin udzielenia przez urzędnika państwowego odpowiedzi na zapytanie lub skargę złożoną przez obywatela na dziennik podawczy lub przesłane listem poleconym? Czy urzędnik taki ma obowiązek odpowiedzi na zapytanie mailowe obywatela? Jakie dane i czy jakiekolwiek dane osobiste lub adresowe pytającego muszą być zawarte?
Kwestię skarg na działalność organów administracji publicznej regulują przepisy działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego (zwany dalej: K.p.a.) określające postępowanie w sprawie petycji, skarg i wniosków.
Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw (art. 227 K.p.a.). Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca (art. 237 § 1 K.p.a.). O sposobie załatwienia skargi zawiadamia się skarżącego.
Organizację przyjmowania i rozpatrywania skarg reguluje szczegółowo rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Zgodnie z tym rozporządzeniem, skargi mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej a także ustnie do protokołu (§ 5). Co istotne, skargi niezawierające imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu zamieszkania (siedziby) wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania (§ 8 ust. 1 ww. Rozporządzenia).
Obowiązek odpowiedzi organów na zapytania obywatela wynika natomiast bezpośrednio z art. 9 K.p.a., który stanowi, że organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek. Zasada informowania stosowana jest przy tym nie tylko w ramach postępowań unormowanych przez kodeks postępowania administracyjnego, ale również ze względów praktycznych poza samym postępowaniem na organach ciąży obowiązek informowania zgodnie z prawem (wyrok NSA OZ w Katowicach z dn. 28.08.1996 r. sygn. akt: SA/Ka 1500/95).
Zatem organ ma obowiązek odpowiedzi na zapytanie dotyczące praw i obowiązków obywateli nie tylko odnośnie spraw będących już przedmiotem postępowania przed organem administracji, ale również w relacjach między organami administracji a obywatelami w zakresie nieunormowanym przez K.p.a.
Zarówno zapytania, jak i skargi mogą być, oprócz tradycyjnych sposobów - takich jak złożenie na dziennik podawczy lub przesłanie listem poleconym - wnoszone przy pomocy poczty elektronicznej oraz za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej. Obowiązek stworzenia tychże technicznych możliwości wnoszenia pism za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej nałożony został na organy administracji publicznej ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Wymóg podania podstawowych danych obowiązuje także w przypadku zapytań. Bez względu na sposób ich wniesienia - czy to tradycyjny czy elektroniczny - zastosowanie będą miały przepisy ogólne K.p.a. wprowadzające przesłanki, jakie musi spełniać każde pismo kierowane do organu administracji publicznej. Zasadą jest zatem - jeżeli nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możliwości ustalenia tego adresu - pozostawienie pisma bez rozpoznania (art. 64 § 1 K.p.a.).
Podsumowując, zarówno zapytanie, jak i skarga mogą być złożone za pomocą poczty elektronicznej, a dla ich skutecznego wniesienia niezbędne jest podanie podstawowych danych indywidualizujących obywatela. Tak złożone pisma organ ma obowiązek rozpoznać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
Patrycja Rybińska
aplikantka radcowska, Kancelaria Filipek & Kamiński sp.k.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dn. 14.06.1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071.
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 8.01.2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków - Dz.U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46.
- Ustawa z dn. 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne - Dz.U. z 2005 r. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.
