Jak zawrzeć umowę na zastępstwo

Wpisz tytuł

Umowę na zastępstwo należy sporządzić precyzyjnie. Można skorzystać ze wzoru umowy na czas określony dostosowanego do wymagań umowy na zastępstwo. Umowę należy zatytułować: "umowa o pracę na zastępstwo", "umowa o pracę w zastępstwie" itd.

Wskaż zastępowanego

Z treści umowy musi wynikać, że strony zawarły umowę na zastępstwo. W tym celu należy w niej wskazać:
- imię i nazwisko zastępowanego pracownika, np. pracownik zobowiązuje się do zastępowania w pracy Jacka Nowaka, umowa na czas urlopu wychowawczego Marii Malinowskiej, albo
- stanowisko lub funkcję zastępowanego w taki sposób, aby na podstawie tego opisu można było ustalić o kogo chodzi, np. pracownik zobowiązuje się do zastępstwa na stanowisku starszy specjalista ds. marketingu.

Określ końcowy termin

W umowie należy ustalić termin zakończenia umowy. W tym celu można:
- podać dokładną datę, do której ma trwać umowa, np. ostatni dzień urlopu macierzyńskiego zastępowanej pracownicy,
- odwołać się do przyczyny zawarcia umowy na zastępstwo, np. na czas urlopu wychowawczego Olgi Kowalskiej,
- posłużyć się ogólnym sformułowaniem np. na czas zastępstwa Jana Nowaka, na czas usprawiedliwionej nieobecności Jana Nowaka. Ostatni sposób jest najkorzystniejszy dla pracodawcy. Dzięki takiemu zapisowi umowa o pracę na zastępstwo rozwiąże się, nawet gdy zastępowany pracownik wróci wcześniej do pracy (np. wcześniejszy powrót z urlopu macierzyńskiego, odwołanie z urlopu wychowawczego). Ponadto gdy usprawiedliwiona nieobecność pracownika przedłuży się (np. pracownica zdecyduje się na skorzystanie z urlopu wychowawczego po macierzyńskim), pracodawca nie będzie musiał zawierać kolejnej umowy lub jej przedłużać. Niekiedy umowę zawiera się "do czasu powrotu zastępowanego do pracy". Jednak ten sposób określenia czasu trwania umowy może powodować wątpliwości co do rozwiązania umowy na zastępstwo, gdy zastępowany nie wróci do pracy, np. w razie śmierci czy rozwiązania umowy.

Ustal wynagrodzenie

W umowie o pracę na zastępstwo należy również ustalić: wynagrodzenie, czas i miejsce pracy. Nie muszą być one takie same jak w przypadku zastępowanego pracownika. Powinny być jednak podobne, ponieważ zastępca jest angażowany za określonego pracownika na jego stanowisko.

Wynagrodzenie zastępcy nie musi być takie same jak pensja zastępowanego. Jednak ustalając jego wysokość należy pamiętać o zasadach prawa pracy. Wynagrodzenie powinno zatem odpowiadać rodzajowi pracy (art. 78 par. 1 k.p.). Jeżeli u pracodawcy obowiązują zakładowe przepisy płacowe (regulamin wynagradzania, układ zbiorowy pracy) - pensja nie może być niższa od najniższego wynagrodzenia przypisanego do stanowiska, które ma zająć zastępca. Natomiast gdy zastępowanemu pracownikowi przysługiwały dodatkowe uprawnienia, np. laptop, samochód służbowy, zastępca automatycznie nie uzyskuje prawa do korzystania z nich. Pracodawca może jednak przyznać dodatkowe uprawnienia zastępcy, wpisując je do umowy o pracę na zastępstwo.

Przestrzegaj zakazu

Zastępca jest pełnoprawnym pracownikiem. Ma więc takie same prawa i obowiązki jak pozostali pracownicy. Zgodnie z art. 113 i 183a par. 1 k.p. niedopuszczalna jest dyskryminacja ze względu na zatrudnienie na czas określony. Pracodawca powinien stosować zasadę równego traktowania wobec zastępcy, m.in. ustalając warunki zatrudniania i wynagradzania, awansowania i dostępu do szkoleń (wyjątkowo dopuszczalne są preferencje ze względu na staż pracy - art. 183b par. 2 pkt 4 k.p.).

Wprowadź zmiany

Do umowy o pracę na zastępstwo można wprowadzać zmiany zgodnie z ogólnymi zasadami dokonywania zmian w umowach o pracę, np. wynagrodzenie można zmienić za pomocą porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Natomiast zmiana stanowiska czy rodzaju pracy zastępcy może powodować konieczność zmiany rodzaju umowy (jeżeli nowe stanowisko nie będzie wiązać się z zastępowaniem). W takim przypadku można zastosować jedynie porozumienie zmieniające. Zmiana rodzaju umowy jest bowiem dopuszczalna tylko na mocy porozumienia zmieniającego.

Sposoby rozwiązania umowy na zastępstwo

Umowa o pracę na zastępstwo:
- rozwiązuje się w ustalonym terminie nawet w przypadku ciąży zastępującej pracownicy; umowa nie ulega przedłużeniu do czasu porodu,
- wygaśnie w sytuacjach wskazanych w przepisach (np. śmierć pracownika),
- może być rozwiązana na ogólnych zasadach na mocy porozumienia stron oraz bez wypowiedzenia,
- może zostać wypowiedziana (wyjąwszy przypadki ochrony szczególnej) z zastosowaniem 3-dniowego okresu wypowiedzenia; pracodawca nie musi uzasadniać wypowiedzenia oraz konsultować go z zakładową organizacją związkową; umowę na zastępstwo można wypowiedzieć niezależnie od okresu, na jaki została zawarta i bez konieczności wprowadzania do umowy o pracę klauzuli o możliwości wypowiedzenia.

Ewa Drzewiecka