Ostatnie dni na wykorzystanie zaległego urlopu

Zgodnie z przepisami prawa pracy, każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego to prawa nie może się zrzec. Nie oznacza to jednak, że prawo to nie jest nieograniczone w czasie, ponieważ to prowadziłoby do całkowitej dezorganizacji pracy w zakładzie pracy. Dlatego też ustawodawca wprowadził pewne limity czasowe udzielenia urlopu.

Podstawową zasadą jest udzielanie urlopu pracownikowi w tym roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo (czyli do dnia 31 grudnia danego roku). Z uwagi na różne okoliczności takie jak chociażby choroba pracownika, czy też potrzeby pracodawcy, takie jak zwiększone zapotrzebowanie na oferowane przez niego produkty lub usługi, zasada ta nie jest w pełni respektowana. To zaś w efekcie skutkuje powstaniem urlopu zaległego, który należy wykorzystać najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Jest to najpóźniejszy termin wykorzystania zaległego urlopu. Nie oznacza to jednak, że 30 września licznik dni wolnych ma zostać wyzerowany i pracownik traci prawo do zaległego urlopu. Udzielenie urlopu do dnia 30 września należy rozumieć w ten sposób, że najpóźniej tego właśnie dnia pracownik powinien rozpocząć wykorzystywanie zaległej części urlopu.

W wyjątkowych sytuacjach (takich jak czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe lub na przeszkolenie wojskowe, pozostawanie na urlopie macierzyńskim) pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu zaległego w terminie późniejszym.

Wskazana data graniczna jest o tyle istotna, że niewywiązanie się z obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi podstawę odpowiedzialności pracodawcy, w tym odpowiedzialności z tytułu wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Pojawia się zatem pytanie, co w przypadku, gdy pracownik nie będzie chciał skorzystać w tym czasie z urlopu pomimo udzielenia go w tym terminie?

Z jednej strony należy pamiętać, że urlopu udziela się w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Natomiast z drugiej strony ostateczna decyzja w sprawie terminu urlopu należy do pracodawcy. Ustawodawca poszedł o krok dalej i na podstawie przepisów covidowych, w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 przyznał pracodawcy uprawnienie do udzielenia pracownikowi zaległego urlopu w wymiarze do 30 dni w terminie przez siebie wskazanym, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów. Tym samym w przypadku odmowy skorzystania z udzielonego urlopu wypoczynkowego pracodawca może nie dopuścić pracownika do wykonywania pracy, a nawet w szczególnych sytuacjach rozwiązać z nim umowę o pracę.

Wielokrotnie spotykamy się również z pytaniem, czy w przypadku, gdy pracownik nie wykorzysta urlopu do dnia 30 września, to on przepadnie?

Prawo do urlopu wypoczynkowego zarówno tego bieżącego, jak i zaległego jest niezbywalne. Pracownik nie może się go zrzec. Należy jednak pamiętać, że nie tylko w interesie pracodawcy, ale i pracownika jest wykorzystanie urlopu we właściwym terminie. Regeneracja sił pracownika ma duży wpływ na jakość świadczonej przez niego pracy, a to ma często związek z osiąganiem celów i wypłatą premii.

Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie o udzielenie urlopu, przedawniają się z upływem 3 lat. Tym samym urlop wypoczynkowy może pracownikowi przepaść, ale dopiero po upływie terminu przedawnienia.

Wobec czego zaległy urlop pracownika za 2020 rok przepadnie pracownikowi nie 1 października 2021 r., lecz dopiero 1 października 2024 r.

To może ekwiwalent pieniężny?

Wykorzystanie urlopu w naturze jest zasadą, zaś wypłata ekwiwalentu pieniężnego za urlop jest wyjątkiem od tej zasady. Do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy najczęściej dochodzi, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, a następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę. Co należy podkreślić, nie jest możliwe dokonanie zmiany urlopu w naturze na ekwiwalent pieniężny na mocy porozumienia stron, czy też na mocy jednostronnej decyzji pracodawcy lub pracownika. Tym samym w przypadku niewykorzystania zaległego urlopu do dnia 30 września nie przeistacza się on automatycznie w roszczenie o ekwiwalent za urlop ani nie przepada z dniem 1 października 2021 r.

Adwokat Joanna Namojlik z Kancelarii DGTL Kibil Piecuch i Wspólnicy