Ujęcie w księgach kosztów reklamy

Ewidencja księgowa kosztów reklamy

Przedsiębiorcy prowadząc działalność gospodarczą ponoszą wiele kosztów. Wśród nich są koszty reklamy, dzięki której potencjalni nabywcy mogą m.in. zapoznać się z ofertą jednostki. Do reklamowania swoich towarów, produktów czy usług, firmy używają np.: ulotek, billboardów, ogłoszeń w prasie, radiu, telewizji czy w internecie. Ponadto mogą przekazywać swoim klientom, w ramach reklamy, próbki towarów i własnych produktów. Również odzież pracowników zawierająca logo przedsiębiorstwa, noszona np. podczas targów, jest reklamą samej jednostki.

W księgach rachunkowych koszty reklamy ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki na koncie 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy). Jednostki, które prowadzą ewidencję kosztów na kontach zespołu 5, koszty reklamy mogą księgować na koncie 52 "Koszty sprzedaży". Jeśli nie wyodrębniają w swoim planie kont kosztów sprzedaży, to koszty reklamy mogą ewidencjonować na koncie 55 "Koszty zarządu". Ważne jest, aby sposób ewidencji tych kosztów jednostka opisała w zasadach (polityce) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Ewidencja księgowa kosztów reklamy, która miała miejsce w danym roku, w jednostce księgującej koszty na kontach zespołu 4 i 5, może przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Ewidencja taka może dotyczyć m.in. wydatków na reklamę w mediach, usług opracowania, wydruku i kolportażu ulotek reklamowych, jeśli dotyczą one jednego okresu sprawozdawczego.

Ujęcie kosztów reklamy w okresie sprawozdawczym

W myśl ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy). Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zawierające elementy określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Ponadto księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, czyli w taki sposób, aby dokonane w nich zapisy odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Zasadniczo koszty reklamy powinny być zaliczane do kosztów okresu, w którym reklama miała miejsce. Jeśli zatem wydatki na reklamę są ponoszone w 2018 r. i w tym samym roku ma miejsce kampania reklamowa, to koszty reklamy będą kosztami 2018 r., nawet wówczas gdy kampania ta będzie dotyczyła towarów, usług, czy produktów, które dopiero będą sprzedawane lub produkowane w 2019 r. Należy jednak pamiętać, że w określonych sytuacjach koszty reklamy mogą podlegać aktywowaniu poprzez rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Koszty reklamy rozliczane w czasie

Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Koszty reklamy poniesione w bieżącym roku, które dotyczą roku następnego, rozlicza się zatem w czasie dokonując czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 3 ustawy).

Ważne, aby pamiętać, że jeśli koszty reklamy stanowią istotną wartość, to rozlicza się je w czasie co miesiąc. W sytuacji gdy są nieistotne z punktu widzenia rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego, to można zastosować uproszczenie na podstawie art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości i rozliczać je w czasie w częściach przypadających na dany rok. Wówczas w momencie poniesienia odnosi się do kosztów kwotę dotyczącą bieżącego roku obrotowego, natomiast koszt dotyczący roku następnego - jednorazowo w styczniu następnego roku. Trzeba podkreślić, że jedynie w wyjątkowej sytuacji, przy małej istotności kosztu, za dopuszczalne można także uznać uproszczenie polegające na jednorazowym odpisaniu w koszty całego wydatku.

Ewidencja księgowa kosztów reklamy rozliczanych w czasie, w jednostce ujmującej koszty na kontach zespołu 4 i 5, może przebiegać zapisami:

a) odniesienie w ciężar kosztów rodzajowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

b) odniesienie w koszty części dotyczącej danego roku

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

c) aktywowanie kosztów dotyczących przyszłych okresów

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów",

d) rozliczenie kosztów w okresie, którego dotyczą

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".

Przykładem kosztu rozliczanego w czasie, dotyczącego reklamy, może być wydatek na udział jednostki w targach i/lub wynajem stoiska podczas targów, które odbędą się w późniejszym terminie - w przyszłym okresie sprawozdawczym. Jednostka może również rozliczyć koszty reklamy poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów w przypadku zakupu usługi reklamy w internecie np. na 24 miesiące.

Próbki towarów i produktów własnych

Jednostki mogą przekazywać potencjalnym kontrahentom, w ramach reklamy, próbki towarów lub własnych produktów. Dzięki temu kontrahenci są w stanie przetestować towary i produkty oraz łatwiej zdecydować o ich ewentualnym zakupie.

W księgach rachunkowych ewidencja przekazania klientom próbek towarów z własnego magazynu na cele reklamy, w jednostkach ewidencjonujących koszty na kontach zespołu 4 i 5, może przebiegać zapisem:

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 33 "Towary"

oraz równolegle

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Natomiast przekazanie na cele reklamy własnych produktów, w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5 oraz sporządzającej porównawczy rachunek zysków i strat można ująć wyłącznie na kontach zespołu 5 zapisem:

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty".

Księgując wartość produktów gotowych przekazanych kontrahentom równocześnie na kontach zespołu 4 należy zastosować konta obrotów wewnętrznych. Ewidencja taka odbywa się zapisem:

a) obciążenie kosztów rodzajowych

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty - koszty reklamy),

- Ma konto 79-0 "Obroty wewnętrzne",

b) wyksięgowanie produktów

- Wn konto 79-1 "Koszty obrotów wewnętrznych",

- Ma konto 60 "Produkty gotowe i półprodukty",

c) przeniesienie kosztu na konto zespołu 5

- Wn konto 52 "Koszty sprzedaży" lub konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Warto pamiętać! » Kosztów reklamy ponoszonych przez deweloperów nie zalicza się do kosztu wytworzenia realizowanego przedsięwzięcia deweloperskiego. Koszty te stanowią koszty sprzedaży i obciążają wynik finansowy deweloperów w okresie ich poniesienia. Na mocy bowiem pkt 7.14 Krajowego Standardu Rachunkowości nr 8 "Działalność deweloperska" (Dz. Urz. Min. Fin. z 2014 r. poz. 5), nie zalicza się do kosztów wytworzenia przedsięwzięcia deweloperskiego kosztów informacji, promocji, marketingu, reklamy i sprzedaży (w tym prowizji pośredników i sprzedawców) przedmiotów przedsięwzięcia deweloperskiego. Są to koszty sprzedaży. Podobnie, w przypadku deweloperów powołanych do realizacji jednego przedsięwzięcia deweloperskiego (spółki celowe) - kosztami prowadzenia działalności gospodarczej obciążającymi koszty i wynik finansowy okresu ich poniesienia są między innymi koszty informacji, promocji, marketingu, reklamy i sprzedaży, w tym prowizje sprzedawców i pośredników (pkt 7.15 KSR nr 8). » Tablica reklamowa może stanowić odrębny środek trwały, jeżeli będzie spełniać warunki określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Jeśli zatem tablica reklamowa spełnia te warunki, to wydatki na jej nabycie mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych przewidzianych dla środków trwałych. » Próbki i prezenty o małej wartości nie podlegają VAT, jeżeli przekazanie ich następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika. Przewiduje to art. 7 ust. 3 ustawy o VAT (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 ze zm.). Przez próbkę rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika: 1) ma na celu promocję tego towaru oraz 2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru. Tak wynika z art. 7 ust. 7 ustawy o VAT.

Przykład Założenia Jednostka zleciła opracowanie i wytworzenie ulotek reklamowych prezentujących asortyment firmy. Wartość brutto faktury dokumentującej zakup usługi i ulotek wyniosła 984 zł (w tym VAT 184 zł).   Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Dekretacja Opis operacji Kwota Konto Wn Ma 1. Faktura dokumentująca opracowanie i wytworzenie ulotek reklamowych:    a) wartość brutto 984 zł 30 21    b) VAT naliczony podlegający odliczeniu  184 zł 22-2 30    c) wartość netto 800 zł 40 30 oraz równolegle 800 zł 55 49 Księgowania

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.)

autor: Eliza Baszyńska
Gazeta Podatkowa nr 55 (1512) z dnia 2018-07-09

GOFIN podpowiada

Reklama